Rondleiding 8 april Dok1

10 enthousiaste mannen en vrouwen uit Helden bezochten het archief afgelopen maandag. Ze waren hier op uitnodiging van wethouder Marlou Absil.  Na een korte uitleg over de  ïnformatiehuishouding en archief van Gemeente Peel en Maas doken we de kelder in. Daar kwamen de vragen los. Vol verwondering stonden ze te kijken naar hoeveelheid en gevarieerde collecties. Veel interesse was er ook voor onze dienstverlening wat betreft stamboomonderzoek. Na ze uitgelegd te hebben wat voor mogelijkheden onze website biedt kwamen er al meteen verzoekjes om een bepaalde oma op te zoeken.

De tijd was tekort, maar ze gingen voldaan met Marlou mee voor een verdere rondleiding door het gebouw.

Mijn eerste rondleiding vond ik erg leuk om te doen.

Fien van den Biggelaar

Akten van de burgerlijke stand

In 2012 zijn alle akten van de burgerlijke stand van Peel en Maas, Helden, Kessel, Maasbree, Meijel over de periode 1797 t/m 2012 gescand en geïndexeerd door de fa. Microformat in Lisse.

Dit project is tot stand gekomen door nauwe samenwerking tussen de medewerkers van I en A (archief en ICT), medewerkers van het Klant Contact Centtrum (KCC) , cluster burgerzaken en de inkoopmedewerker.

De index en de akten van de burgerlijke stand zijn deze maand in digitale vorm ontvangen. De levering bestaat uit twee delen. Een openbaar deel voor gebruik door publiek en een vertrouwelijk deel bestemd voor gebruik door de medewerkers van burgerzaken.

De scheiding tussen deze twee delen is bij wet vastgesteld. Geboorteakten mogen pas na 100 jaar voor publiek beschikbaar komen. Voor huwelijksakten en overlijdensakten geldt respectievelijk een termijn van 75 jaar en 50 jaar na de datum opmaak. Voor het verstrijken van deze termijnen wordt de inhoud van de akten en de bijbehorende index als privacy gevoelige informatie beschouwd.

Het privacy deel is bestemd voor burgerzaken. De medewerkers van burgerzaken zullen de komende tijd hun werkprocessen aanpassen aan het digitaal ophalen van de akten en het verstrekken van uittreksels en afschriften van de akten.

De index van alle akten is afgestemd op bruikbaarheid voor de website Wiewaswie. Met behulp van deze website kunnen onderzoekers in heel Nederland genealogisch onderzoek doen.

Burgerzaken zal bij nieuwe akten deze index steeds bijwerken, zodat de akten, na het verstrijken van de vertrouwelijkheidtermijn, zonder nabewerking gebruikt kunnen worden door het publiek.

Het openbare deel van deze akten wordt binnenkort overgedragen aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht (RHCL). Het RHCL zorgt voor plaatsing van de indexen en de akten op de website Wiewaswie.

Zodra de openbare akten beschikbaar zijn via de website Wiewaswie en burgerzaken de werkprocessen heeft aangepast zullen wij een nieuw bericht maken dat ook in alle huis aan huis bladen zal verschijnen.

Medewerkers archief en burgerzaken

Voorbeeld akte  1880 uit Kessel en 1825 uit Meijel

Op woensdag 10 april is groep 8 van Basisschool De Pas op bezoek geweest in het gemeentehuis. Het archief en de inzageruimte werden ook bezocht.
Waarom wordt er zoveel in het archief bewaard en wanneer gooi je iets weg? De vergelijking kassabonnetje, afspraak in je agenda en dagboek maakte het iets duidelijker.

In de persoonkaarten (de voormalige bevolkingsregistratie)  werd gezocht naar de gegevens van vaders en moeders van de leerlingen.
Er werd een zeer oude documenten met lakzegel bekeken. Hoe werd er gewaarborgd dat het document zonder vervalsingen bij de geadresseerde kwam. Een band aan het zegel die om het document werd gebonden mocht niet doorgeknipt zijn. Het lakzegel bewees wie het stuk verzond en ondertekend had. Hoe controleren we dat nu met e-mail, SMS en MSN?
Een verhaal van een door een wolf verslonden kind trok de aandacht. Meester Marcel zal het verhaal in de klas behandelen.

Archiefbezoeker Gerard Venner vertelde in het kort hoe hij zijn archiefonderzoek uitvoert.

Het bezoek was eigenlijk te kort. De medewerkers wilden graag nog meer laten zien, maar de ingeruimde tijd liet dat helaas niet toe.

Volgend jaar op de middelbare school kunnen de leerlingen als ze dat willen voor hun werkstukken voor maatschappijleer, aardrijkskunde en geschiedenis zeker terecht in het archief voor meer en andere informatie. Veel informatie kunnen ze ook al vinden op de website van de archiefdienst.

Zie voor het verslag van groep 8 http://www.bsdepas.nl

Ook dit jaar was groep 8 heel aandachtig tijdens het bezoek. Dat was voor de medewerkers van het archief heel prettig. Tot ziens Groep 8 van Basisschool De Pas!

Oude Bouw- en Milieuvergunningen Maasbree en Baarlo.

Nog voor de overgang van de gemeente Maasbree naar de gemeente Peel en Maas waren mevrouw Nel Mulders-Thijssen en de heren Lei Vaessen en Herman Stevens als vrijwilliger in het archief actief.

Afgelopen jaren hebben deze vrijwilligers de collectie bouw- en milieuvergunningen van Maasbree en Baarlo onderhanden genomen.
De vergunningen waren namelijk beschreven op kadasternummer zoals dat ten tijde van de verstrekking gold. Intussen wordt dat kadasternummer niet meer gebruikt en is het bij de huidige ambtenaren niet meer bekend.

Door onderzoek in de kadastrale leggers en het ter plaatse bestuderen van de situatie hebben de vrijwilligers de vergunningen voorzien van het huidige adres en huisnummer.

Dankzij dat werk zijn historische bouw- en milieuvergunning van Maasbree en Baarlo nu gemakkelijk te vinden en in te zien. De collectie zal in het voorjaar beschikbaar komen voor de administratie van de gemeente Peel en Maas en voor historisch onderzoek door archiefbezoekers.

De vrijwilligers beleefden veel plezier aan het onderzoekswerk. Bovendien worden het werk en uiteraard de vrijwilligers zeer gewaardeerd door de medewerkers van het gemeentearchief.

Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.

Voor deze mensen geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.

Eerste resultaten parochiearchieven

Vandaag was het zover.
Met twee vrijwilligers van de parochies had ik een afspraak om de laatste handelingen aan de aan hun toevertrouwde archieven uit te voeren.

Kessel-Eik
Ton Hendricks heeft het afgelopen jaar menig uur in de pastorie doorgebracht om het archief van Eik te ordenen. Het parochiearchief van Kessel-Eik krijgt nu op het gemeentehuis een laatste behandeling van Ton. Een paar tips van Mart Bohnen (archivaris van het bisdom) doen wonderen.
Nog een paar ochtenden werk en dit archief is klaar voor gebruik.
Het inventariseren van zo'n archief is voor een amateur historicus een hele kluif. Het is vechten tegen je natuur. Je wilt toch alles weten van de inhoud van het archief nietwaar? Maar het resultaat mag er straks zijn!

Grashoek
In Grashoek is het afgelopen jaar in stilte veel werk vericht. Vrijwilliger Henk Steeghs heeft het archief goed onderhanden genomen. De wijze lessen van Jacques van Rensch (archivaris bij het RHCL) zijn zeer goed opgepakt. Het resultaat is een professionele inventaris en een mooi verpakt archief. Gefeliciteerd Henk. Grashoek kan, net zoals ik, trots op je zijn.

Les 10 Parochiearchieven: Nieuwe parochiearchieven

Te bespreken zaken over het opzetten van nieuw archief bij parochies.
• Wanneer leg je een nieuw archief aan? Kan in beginsel altijd, maar je bent ertoe verplicht bij totstandkoming van een kerkbestuur in personele unie). Begin steeds met ingang van een nieuw kalenderjaar. Enige pragmatiek is gewenst wanneer op korte termijn nieuwe parochies aan een bestaand cluster worden toegevoegd. In ieder geval dan de archieven van de parochies die aan iets worden toegevoegd afsluiten. Iedere parochie heeft een eigen uniek nummer.
• Hoe doe je dat: dossiers afsluiten en nieuwe dossiers aanleggen. Bij lopende zaken, kijk je naar moment van ontvangen van bisschoppelijke goedkeuring voor de uitvoering.
Bij die parochie breng je een zaak onder die over het samenvoegmoment heen loopt.
• Hoe ga je fysiek met de stukken om: dossiermappen (binnen- en buitenmappen) in een ladenkast. Kan eventueel ook met ordners en tabbladen. Per rubriek een map en mappen plaats je in volgorde van archiefcode. Zie voorbeeld registratuurplan met toelichting.
• Inhoud van dossiers/ordners houd je bij in een "dossierinventaris" : per dossier/ordner de beschrijving op de tabbladen weergeven, met beginjaar. Voorbeelden van een dossierinventaris zijn te verkrijgen bij het bisdomarchief.
• Dossiers die hun actualiteitswaarde verliezen, hevel je op den duur over naar het semi-statisch archief. Hiervoor maak je een aparte inventaris. Je kunt volstaan met kopiëren van beschrijvingen naar een apart bestand. Je vermeldt nu ook de einddatum van het dossier en van de afzonderlijke zaken. De dossiers berg je op volgnummer (dus niet op archiefcode) op in archiefdozen.

Enkele adviezen:
• Als de vrijwillger als deskundige geaccepteerd wordt door het kerkbestuur, is er een grotere kans dat het aangeboden archiefschema wordt gevolgd. Het bisdom zal de parochiebesturen ook verzoeken om het archiefschema te volgen. Het is niet gemakkelijk om kerkbesturen te overtuigen van het nut van het archiefschema. Het volgen van het archiefschema spaart in de toekomst veel werk uit. Archieven kunnen nagenoeg zonder nabewerking worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats. • Maak het kerkbestuur duidelijk dat goed archiefbeheer belangrijk is voor bewijs.
• Het kerkbestuur moet zich bewust zijn dat over afspraken stukken moeten worden opgemaakt. Bijvoorbeeld: verslagen, contracten.
• Maak goede afspraken met de archiefvormers (kerkbestuursleden) en zorg datje regelmatig de stukken krijgt, minstens 1 x per jaar. Zorg ervoor dat je de secretariaatsstukken ontvangt, niet de kopieën van kerkmeesters die stukken ter kennisgeving hebben ontvangen.
• Noteer als je een dossier uitleent aan een kerkmeester en let erop dat het dossier terugkomt. Verstrek indien mogelijk een kopie van de stukken en waarmerk dit op de een of andere manier als kopie.
• Bewaar het jonge archief niet op zolders of in kelders. Dit archief het liefst bewaren in kantoor- of huiskameromstandigheden.
• Print e-mails die inhoudelijk van belang zijn, uit op papier en voeg ze toe aan het papieren dossier. Voor bestanden die je niet kunt/wilt uitprinten en die voor bewaring in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld digitale foto's: maak regelmatig meerdere veiligheidskopieën en zorg ervoor dat je deze kopieën op verschillende plaatsen bewaart. Maak liefst gebruik van externe harde schijven. Noteer wat erop staat (inhoudsopgave van mappenstructuur en bestanden). Nadere instructies over hoe om gaan met digitale gegevens zijn in de maak.
• Zorg ervoor dat je van de secretaris/voorzitter ook een archiefexemplaar ontvangt van brieven die worden verzonden. Het komt nog wel eens voor dat men hier niet aan denkt of dat men werkt met de digitale versie van de verzonden stukken. Nog altijd pleiten we ervoor om het papieren archief leidend te laten zijn.
• Zorg ervoor dat je de bijlagen die met de agenda naar de kerkbestuursleden worde gestuurd t.b.v. de vergaderingen niet archiveert achter de agenda, maar op onderwerp en zaak. Doe je dit niet, dan heb je nooit een compleet dossier.
• Let op wanneer kerkmeesters aftreden. Hebben ze nog originele stukken in hun bezit?
• Let op wanneer een pastorie wordt verkocht/ontruimd: is er nog archief?
• Let op wanneer een pastoor vertrekt. Blijft alle archief van de parochie achter in de pastorie?

Tot slot:
• De Bisschop is zorgdrager van de archieven
• De parochies zijn beheerder.

Bezoek basisschool Den Doelhof

Verslagen van de bezoeken van groep 8 van basisschool Den doelhof uit Meijel aan het gemeentehuis van Peel en Maas in november 2012


Op woensdag 7 november gingen we naar het gemeentehuis van Peel en Maas. We zijn naar het archief en de computerruimte geweest. We hebben ook een rondleiding door het gemeentehuis gehad. We zijn in de kamer van de burgermeester geweest en Nandi mocht de ketting om. Daarna kwam Raf Janssen omdat we de vergadering van de gemeenteraad na gingen doen. Er waren drie groepen. Elke groep had een eigen voorstel van wat ze zouden doen met tienduizend euro in Meijel. Mike was de burgermeester en hij mocht de oude ketting om. Het voorstel dat de Dorpsstraat moest worden opgeknapt had gewonnen.

Groetjes Niels Palmen

Op woensdag 14 november zijn we met de klas naar het gemeentenhuis geweest.

We zijn daar in 2 groepen gedeeld. Een groep is naar het archief geweest waar alle docementen over de mensen in de gemeente Peel en maas staan.
De andere groep ging naar de computer ruimte. Er stonden heel veel computers zonder scherm. Iedere computer was dubbel gemaakt, want als er een kapot ging kon de andere het overnemen. Er waren ook heel veel elektrokabels. Als je er een uit trok dan viel die computer uit.
We zijn ook naar de kamer van de burgemeester geweest. Daar lieten ze de amsketen zien. We hebben ook nog in de raadszaal gedebatteerd. Ze hadden drie stellingen: de dorpstraat opknappen, veiligheid bij de kerk verbeteren en het voetbal opknappen. De stelling veiligheid bij de kerk verbeteren won. We kregen ook een rondleiding door het oude en het nieuwe gemeentenhuis. Iedereen vond het een leuke en interessante dag!

Dany en Rick

Op woensdag 21 november zijn wij met onze klas naar het gemeentehuis geweest. Er was een mooie dag uitgekozen want onze meester was jarig ! Hiep hiep hoera ! Nadat we met auto's naar Panningen waren gereden mochten we plaatsnemen in de raadszaal. Daarna ging het ene groepje naar de archiefkluis en het andere groepje naar de computerruimte. In de archiefkluis konden we kaarten van familieleden zoeken in de miljoenen papieren. Dat was erg leuk. Het andere groepje ging naar de computerruimte. Daarin liepen meer dan 400 (!) kabels. Dat zag er erg indrukwekkend uit. Daarna werd er gewisseld. Nadat alles was gedaan kregen we als hele groep samen een rondleiding door het hele gebouw. We hadden het geluk dat de burgemeester aanwezig was, we konden dus met haar op de foto! Kevin mocht, omdat hij nog nooit in het gemeentehuis was geweest, net doen alsof hij een rijbewijs op ging halen. Toen was het pauze. We kregen ranja en een koekje. Later liepen we terug naar de raadszaal. Daar gingen we debatteren. Dat was volgens veel kinderen het leukste. Toen we gingen, kregen we zaadjes voor bloemen en een keycord. Het was een leuke dag.