vrijdag 18 november 2011

Les 1 parochiearchieven

Inhoudsbeschrijving van Mart Bohnen

Beslissen
Bij het inventariseren van een archief is een zekere beslisvaardigheid nodig
Wat is het verschil tussen archief en documentatie
Soms zijn er twijfelgevallen.
Niet alles wat archief is hoeft ten eeuwige dage bewaard te blijven. Er is een overzicht gestuurd wat hoe lang moet worden bewaard.
Losse stukken in registers moet je apart beschrijven. Je hoeft niet alles wat een parochie van het bisdom ontvangt te bewaren

Inventariseren
Wat is inventariseren en wat moet je daarbij in de gaten houden: het zo objectief mogelijk beschrijven van archiefstukken (niet overschrijven) naar inhoud, uiterlijke vorm en redactionele vorm. De beschrijvingen worden vervolgens gerangschikt in een bepaalde volgorde.

Indeling parochiearchief
Hoe kun je een parochiearchief indelen? Er zijn 2 varianten:
1. archief van de parochie of
2. een apart archief van de pastoor en een apart archief van het kerkbestuur.
De huisregels van de archiefdienst die het archief in bewaring neemt zijn leidend.

De oude orde
Archiefstukken mag je niet naar believen door elkaar husselen maar je moet acht slaan op de oude orde. Is het een brief met bijlagen, dan moet je daar ook rekening mee houden. Niet alle soorten van oude orde hoeven te worden gehandhaafd. Als iemand alles chronologisch heeft gelegd, dan is dit een oude orde die eigenlijk is ontstaan uit gebrek aan orde.


Er is een lijst toegestuurd van stukken die je zoal in een parochiearchief kunt tegenkomen.

les 2 parochiearchieven

Over de inhoud van les 1 komt nog een aparte tekst die de heer Mart Bohnen zal aanleveren.

De deelnemers vertellen eerst wat ze globaal aantroffen in de hun toevertrouwde archieven.

Beschrijven van de archiefeenheden
In de les wordt behandeld hoe de archiefbescheiden beschreven moeten worden.

Hoe kan men aan de slag?
De bescheiden krijgen een nummer. De redactionele vorm, het ontwikkelstadium en de looptijd worden genoteerd.

De redactionel vorm kan zijn: notulen, een brievenboek, een register.

Het ontwikkelstadium kan bestaan uit 1. klad, 2. concept, 3. brief (minuut in vaktermen), 4. expeditie (volledig getekende brief) 5. het terug ontvangen exemplaar voorzien van handtekening en stempel goedgekeurd.
Het aantreffen van de expeditie van een brief moet vraagtekens oproepen over de afhandeling van de zaak.

De looptijd kan bestaan uit datum of jaar. soms zelf z.d. (zonder datum) en ca. "jaar".

Formele organisatie van de kerkelijke administratie
De administratie van kerkbesturen van wordt geregeld in handleidingen.
Men trof in de stukken een handleiding van het bisdom Roermond aan van 1901.
Het decreet van 30 december 1809 van Keizer Napoleon over de inrichting van kerkbesturen in Limburg en Zeeuws Vlaanderen wordt uitgelegd.
In die tijd waren kerkbesturen semi openbare instellingen en heetten de Kerkfabriek. In de Kerkfabriek zaten van rechtswege ook de burgemeester of een wethouder en natuurlijk de pastoor.
Het decreet is afgeschaft in 1876.

vrijdag 4 november 2011

Eerste les archiveren parochiebescheiden

De eerste les was 3 november in gebouw van het bisdom aan de Swalmerstraat in Roermond.

Vanuit diverse parochies kwamen cursisten om naar de wijze woorden van de Jacques van Rensch te luisteren.
Uit de gemeente Peel en Maas nemen maar liefst 9 personen deel aan de cursus.

Nadat de archivaris van het bisdom, de heer Mart Bohnen, ons welkom heette werden we gewezen op allelei organisatorische kwesties en op de geheimhoudingsverklaring die de vrijwilligers ondertekenden.

De cursisten discussieerden actief mee over o.a. de volgende zaken:
Wat is de betekenis van het woord archiefbescheiden? Wat kom je tegen in de parochies? Wat hoort wel of niet in het archief thuis? Wat mag je opnemen in de inventaris en wat hoort er beslist niet in? Mag je ook stukken weggooien?
Welke zaken zijn vertrouwelijk en welke zaken mogen openbaar worden?

Vervolgens kwam er uitleg en een levendige discussie over de manier van inventariseren.

De cursisten gingen met de opdracht naar huis om de bestanddelen van de te bewerken archieven al eens globaal te onderzoeken.

De deelnemers van Peel en Maas verheugen zich op les 2 van de cursus.