Alweer iets meer (archiefwaardig) digitaal

In het gemeentehuis van Peel en Maas wordt stevig opgeruimd. In het nieuwe Huis van de Gemeente is straks "nagenoeg" geen plaats meer voor kasten. Medewerkers zullen bijna uitsluitend digitaal hun informatie kunnen maken, ophalen en verwerken.
Er wordt afscheid genomen van documenten en dossiers die zijn opgemaakt in het papieren tijdperk.
Vanaf het ontstaan van de gemeente Peel en Maas is het (nieuwe) archief in principe nog alleen digitaal. Het kost alle medewerkers veel tijd om na te gaan of documenten van Peel en Maas op de juiste manier en in de juiste versie in ons digitale archief zijn opgeslagen.
Bovendien zijn er boeken, handleidingen en andere materialen die niet in het archief kunnen. Hoe gaan we daar mee om?
Om de medewerkers te helpen bij het opruimen hebben de archivaris, een medewerkster van communicatie en de projectleider digitaal werken een werkwijze bedacht die de medewerkers helpt bij het nemen van opruim- en scanbeslissingen. In de vorm van een banner is deze werkwijze op diverse verzamelplekken in het gebouw bekendgemaakt. Opgelost zou je denken.

Toch bezorgen de scanopdrachten die voortkomen uit deze opruimactie de informatiemedewerkers nogal wat hoofdbrekens. Een simpele scanopdracht blijkt, ondanks goede voorbereiding, bijna niet voor te komen. De werkzaamheden willen we graag duurzaam uitvoeren.
We willen voorkomen dat we meerdere malen dezelfde informatie digitaal maken.
De kosten en moeite die met het scannen en registreren, van oudere informatie gemoeid zijn, moeten lonen. Dat betekent kiezen tussen wel of niet registreren in het archiefsysteem. Met andere woorden wel of niet duurzaam opslaan van de (reproductie) scans.
Het (nieuwe) archief dat de gemeente Peel en Maas vormt is digitaal. Peel en Maas-stukken moeten dus geregistreerd en digitaal zijn.
De levering van de scans aan onze collega's hoort binnen een korte overzichtelijke periode te gebeuren. Er moet tenslotte worden gewerkt met deze informatie.
De informatiemedewerkers van Peel en Maas ontwikkelen een werkwijze die moet helpen bij het scanklaar maken van de analoge documenten. Ook deze materie is niet eenvoudig en wordt steeds weer aangepast. Ondanks deze beschrijvingen twijfelen en overleggen de informatiemedewerkers nog regelmatig met elkaar omdat de materie nu eenmaal niet eenvoudig is.

Bent u benieuwd naar onze werkwijzen of heeft u tips voor ons? Geef hieronder uw commentaar.

Rondleidingen in het archief

Onze gemeente heeft de afgelopen 4 weken het genoegen gehad om 83 basisschoolleerlingen en inwoners van Peel en Maas rond te leiden. Uiteraard heeft ons archief hier ook aan meegedaan.
Wij hadden het genoegen om de bezoekers in te wijden in onze archieven. De meeste aandacht ging vooral uit naar familie- en persoonsgegevens en hoe er omgegaan wordt met de archieven van de voormalige gemeenten.
Er waren jonge bezoekers die zelfs terug wilden komen om onderzoek te doen naar hun voorouders. Ook de plaatselijke heemkundeverengingen werden betrokken in het verhaal.
Door hedendaagse handelingen te vergelijken met die in vroegere tijd gaat de oude administratie voor de bezoeker leven.
Ook onze medewerkers en vrijwilligers genieten van de spontane uitingen van bezoekers tijdens deze rondleidingen.
Mocht u naar aanleiding van dit bericht ook een bezoek willen brengen aan ons archief, haast u dan, want binnenkort wordt ons gemeentehuis ingrijpend verbouwd en kunnen er waarschijnlijk een jaar lang geen rondleidingen in het archief meer gegeven worden.

Informatiehuishouding in 2023

Op 2 oktober bezocht ik het seminar van Geert-Jan van Bussel “de informatiemaatschappij 2023”.
http://www.digitalarchiving.nl/conferentie/
De te verwachten ontwikkelingen op het gebied van informatievoorzieningen nemen een aantal van mijn zorgen weg.

Ik geloof zelf niet in steeds maar grotere organisaties.
De mensen raken de weg kwijt. Werknemers voelen zich niet meer betrokken bij hun werk.

Een aantal van de sprekers schetste dat de informatiehuishoudingen weer gefocust zijn op beheersbaar zijn en overzichtelijk zijn.
Het uitbesteden van nu wordt vervolgd door een tegenbeweging van informatie (voorzieningen) in eigen huis houden.

Informatie wordt een steeds belangrijker productiemiddel.
De cloud wordt steeds meer als opslagplaats gebruikt. Of dat allemaal veilig kan?
Oppervlakkige informatie wordt minder dominant in het dagelijks leven en maakt straks plaats voor “slow”informatie uit gecontroleerde of dieper op de materie ingaande bronnen.

Zelf krijg daar een gevoel van opluchting bij. Maar of de werkelijkheid zo wordt?

Conserveren en restaureren

Onze archiefdienst geeft bijna continu opdrachten om documenten en andere archiefbescheiden te restaureren.
Vrijwilligers lopen de collecties na om ze opnieuw te verpakken en corrigeren de kleine oneffenheden zelf. Verder zorgen zij dat de analoge inventarissen ook via ons digitale zoeksysteem toegankelijk worden.

Sommige documenten kunnen niet wachten totdat ze "aan de beurt zijn". Zouden we ze laten liggen dan zijn ze tegen die tijd dat ze behandeld worden onherstelbaar beschadigd of zelfs vergaan.

De wapens van de gemeenten Meijel en Helden kregen zo een voorkeursbehandeling en het wapen van Peel en Maas wordt op die manier preventief behandeld.

Het gemeentearchief Venlo heeft deze voortreffelijke dienst aan de onze gemeente geleverd.
Na ons kunnen nog velen van deze officiële documenten genieten.

Onlangs hadden we een bevolkingsregister van de voormalige gemeente Meijel nodig. Dit register is heel veel geraadpleegd voor stamboomonderzoek. Daardoor heeft het zoveel geleden dat het dringend moest worden gerestaureerd.

Onze plaatselijke restaurateur Frans Koch heeft het boek geweldig mooi gerestaureerd.
Door deze restauratie is het mogelijk om het boek te digitaliseren en te zijner tijd op internet beschikbaar te stellen.
Zonder restauratie is dit niet mogelijk.

Gemeente Venlo en Frans Koch hartelijk dank voor de geleverde diensten.

Mocht u de gerestaureerde zaken willen bekijken, dan kan dat na 1 september, want dan is alles weer in huis.

Samenwerking met bibliotheek Panningen

De gemeente Peel en Maas verbouwt in 2014 en 2015 het gemeentehuis.
In het nieuwe Huis van de Gemeente worden niet alleen ambtenaren van de gemeente, maar ook andere dienstverleners gehuisvest.
Zo zal de bibliotheek van Panningen ook gebruik gaan maken van de publieksruimten van het Huis van de Gemeente.
Deze uitdaging laten de medewerkers van het archief niet zomaar aan zich voorbij gaan.
Begin 2013 werd al contact gezocht met de bibliotheekorganisatie om samenwerking voor elkaar te krijgen.

De archiefdienst wil en gaat gebruik maken van veel dezelfde faciliteiten als de bibliotheek.
We onderzoeken of het mogelijk is om gemakkelijke diensten voor elkaar te verrichten, zodat het voor de bezoeker van het Huis van de Gemeente niet uitmaakt of hij of zij een medewerker van de bilbiotheek of een medewerker van de gemeente aanspreekt.

Ingewikkelde diensten worden natuurlijk door de specialisten van de betreffende organisatie opgepakt.

De komende tijd tot aan de ingebruikneming van het verbouwde Huis van de Gemeente zal er veelvuldig contact zijn tussen de medewerkers van het archief, het klantencontactcentrum en de bilbiotheek medewerkers.

In de afgelopen tijd bezochten we al elkaars werkplekken en voorbeelden van samenwerking. Veel indruk maakte de De Nieuwe Kolk in Assen. In Assen werken de bilbiotheek, het theater en het museum met elkaar samen onder één dak. Ook is er nauwe samenwerking met het Drents Archief.

We (bibliotheek en gemeente) zijn ons er van bewust dat het organiseren van de samenwerking een flinke klus is.

Rondleiding 8 april Dok1

10 enthousiaste mannen en vrouwen uit Helden bezochten het archief afgelopen maandag. Ze waren hier op uitnodiging van wethouder Marlou Absil.  Na een korte uitleg over de  ïnformatiehuishouding en archief van Gemeente Peel en Maas doken we de kelder in. Daar kwamen de vragen los. Vol verwondering stonden ze te kijken naar hoeveelheid en gevarieerde collecties. Veel interesse was er ook voor onze dienstverlening wat betreft stamboomonderzoek. Na ze uitgelegd te hebben wat voor mogelijkheden onze website biedt kwamen er al meteen verzoekjes om een bepaalde oma op te zoeken.

De tijd was tekort, maar ze gingen voldaan met Marlou mee voor een verdere rondleiding door het gebouw.

Mijn eerste rondleiding vond ik erg leuk om te doen.

Fien van den Biggelaar

Akten van de burgerlijke stand

In 2012 zijn alle akten van de burgerlijke stand van Peel en Maas, Helden, Kessel, Maasbree, Meijel over de periode 1797 t/m 2012 gescand en geïndexeerd door de fa. Microformat in Lisse.

Dit project is tot stand gekomen door nauwe samenwerking tussen de medewerkers van I en A (archief en ICT), medewerkers van het Klant Contact Centtrum (KCC) , cluster burgerzaken en de inkoopmedewerker.

De index en de akten van de burgerlijke stand zijn deze maand in digitale vorm ontvangen. De levering bestaat uit twee delen. Een openbaar deel voor gebruik door publiek en een vertrouwelijk deel bestemd voor gebruik door de medewerkers van burgerzaken.

De scheiding tussen deze twee delen is bij wet vastgesteld. Geboorteakten mogen pas na 100 jaar voor publiek beschikbaar komen. Voor huwelijksakten en overlijdensakten geldt respectievelijk een termijn van 75 jaar en 50 jaar na de datum opmaak. Voor het verstrijken van deze termijnen wordt de inhoud van de akten en de bijbehorende index als privacy gevoelige informatie beschouwd.

Het privacy deel is bestemd voor burgerzaken. De medewerkers van burgerzaken zullen de komende tijd hun werkprocessen aanpassen aan het digitaal ophalen van de akten en het verstrekken van uittreksels en afschriften van de akten.

De index van alle akten is afgestemd op bruikbaarheid voor de website Wiewaswie. Met behulp van deze website kunnen onderzoekers in heel Nederland genealogisch onderzoek doen.

Burgerzaken zal bij nieuwe akten deze index steeds bijwerken, zodat de akten, na het verstrijken van de vertrouwelijkheidtermijn, zonder nabewerking gebruikt kunnen worden door het publiek.

Het openbare deel van deze akten wordt binnenkort overgedragen aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht (RHCL). Het RHCL zorgt voor plaatsing van de indexen en de akten op de website Wiewaswie.

Zodra de openbare akten beschikbaar zijn via de website Wiewaswie en burgerzaken de werkprocessen heeft aangepast zullen wij een nieuw bericht maken dat ook in alle huis aan huis bladen zal verschijnen.

Medewerkers archief en burgerzaken

Voorbeeld akte  1880 uit Kessel en 1825 uit Meijel

Op woensdag 10 april is groep 8 van Basisschool De Pas op bezoek geweest in het gemeentehuis. Het archief en de inzageruimte werden ook bezocht.
Waarom wordt er zoveel in het archief bewaard en wanneer gooi je iets weg? De vergelijking kassabonnetje, afspraak in je agenda en dagboek maakte het iets duidelijker.

In de persoonkaarten (de voormalige bevolkingsregistratie)  werd gezocht naar de gegevens van vaders en moeders van de leerlingen.
Er werd een zeer oude documenten met lakzegel bekeken. Hoe werd er gewaarborgd dat het document zonder vervalsingen bij de geadresseerde kwam. Een band aan het zegel die om het document werd gebonden mocht niet doorgeknipt zijn. Het lakzegel bewees wie het stuk verzond en ondertekend had. Hoe controleren we dat nu met e-mail, SMS en MSN?
Een verhaal van een door een wolf verslonden kind trok de aandacht. Meester Marcel zal het verhaal in de klas behandelen.

Archiefbezoeker Gerard Venner vertelde in het kort hoe hij zijn archiefonderzoek uitvoert.

Het bezoek was eigenlijk te kort. De medewerkers wilden graag nog meer laten zien, maar de ingeruimde tijd liet dat helaas niet toe.

Volgend jaar op de middelbare school kunnen de leerlingen als ze dat willen voor hun werkstukken voor maatschappijleer, aardrijkskunde en geschiedenis zeker terecht in het archief voor meer en andere informatie. Veel informatie kunnen ze ook al vinden op de website van de archiefdienst.

Zie voor het verslag van groep 8 http://www.bsdepas.nl

Ook dit jaar was groep 8 heel aandachtig tijdens het bezoek. Dat was voor de medewerkers van het archief heel prettig. Tot ziens Groep 8 van Basisschool De Pas!

Oude Bouw- en Milieuvergunningen Maasbree en Baarlo.

Nog voor de overgang van de gemeente Maasbree naar de gemeente Peel en Maas waren mevrouw Nel Mulders-Thijssen en de heren Lei Vaessen en Herman Stevens als vrijwilliger in het archief actief.

Afgelopen jaren hebben deze vrijwilligers de collectie bouw- en milieuvergunningen van Maasbree en Baarlo onderhanden genomen.
De vergunningen waren namelijk beschreven op kadasternummer zoals dat ten tijde van de verstrekking gold. Intussen wordt dat kadasternummer niet meer gebruikt en is het bij de huidige ambtenaren niet meer bekend.

Door onderzoek in de kadastrale leggers en het ter plaatse bestuderen van de situatie hebben de vrijwilligers de vergunningen voorzien van het huidige adres en huisnummer.

Dankzij dat werk zijn historische bouw- en milieuvergunning van Maasbree en Baarlo nu gemakkelijk te vinden en in te zien. De collectie zal in het voorjaar beschikbaar komen voor de administratie van de gemeente Peel en Maas en voor historisch onderzoek door archiefbezoekers.

De vrijwilligers beleefden veel plezier aan het onderzoekswerk. Bovendien worden het werk en uiteraard de vrijwilligers zeer gewaardeerd door de medewerkers van het gemeentearchief.

Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.

Voor deze mensen geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.

Eerste resultaten parochiearchieven

Vandaag was het zover.
Met twee vrijwilligers van de parochies had ik een afspraak om de laatste handelingen aan de aan hun toevertrouwde archieven uit te voeren.

Kessel-Eik
Ton Hendricks heeft het afgelopen jaar menig uur in de pastorie doorgebracht om het archief van Eik te ordenen. Het parochiearchief van Kessel-Eik krijgt nu op het gemeentehuis een laatste behandeling van Ton. Een paar tips van Mart Bohnen (archivaris van het bisdom) doen wonderen.
Nog een paar ochtenden werk en dit archief is klaar voor gebruik.
Het inventariseren van zo'n archief is voor een amateur historicus een hele kluif. Het is vechten tegen je natuur. Je wilt toch alles weten van de inhoud van het archief nietwaar? Maar het resultaat mag er straks zijn!

Grashoek
In Grashoek is het afgelopen jaar in stilte veel werk vericht. Vrijwilliger Henk Steeghs heeft het archief goed onderhanden genomen. De wijze lessen van Jacques van Rensch (archivaris bij het RHCL) zijn zeer goed opgepakt. Het resultaat is een professionele inventaris en een mooi verpakt archief. Gefeliciteerd Henk. Grashoek kan, net zoals ik, trots op je zijn.