Les 10 Parochiearchieven: Nieuwe parochiearchieven

Te bespreken zaken over het opzetten van nieuw archief bij parochies.
• Wanneer leg je een nieuw archief aan? Kan in beginsel altijd, maar je bent ertoe verplicht bij totstandkoming van een kerkbestuur in personele unie). Begin steeds met ingang van een nieuw kalenderjaar. Enige pragmatiek is gewenst wanneer op korte termijn nieuwe parochies aan een bestaand cluster worden toegevoegd. In ieder geval dan de archieven van de parochies die aan iets worden toegevoegd afsluiten. Iedere parochie heeft een eigen uniek nummer.
• Hoe doe je dat: dossiers afsluiten en nieuwe dossiers aanleggen. Bij lopende zaken, kijk je naar moment van ontvangen van bisschoppelijke goedkeuring voor de uitvoering.
Bij die parochie breng je een zaak onder die over het samenvoegmoment heen loopt.
• Hoe ga je fysiek met de stukken om: dossiermappen (binnen- en buitenmappen) in een ladenkast. Kan eventueel ook met ordners en tabbladen. Per rubriek een map en mappen plaats je in volgorde van archiefcode. Zie voorbeeld registratuurplan met toelichting.
• Inhoud van dossiers/ordners houd je bij in een "dossierinventaris" : per dossier/ordner de beschrijving op de tabbladen weergeven, met beginjaar. Voorbeelden van een dossierinventaris zijn te verkrijgen bij het bisdomarchief.
• Dossiers die hun actualiteitswaarde verliezen, hevel je op den duur over naar het semi-statisch archief. Hiervoor maak je een aparte inventaris. Je kunt volstaan met kopiëren van beschrijvingen naar een apart bestand. Je vermeldt nu ook de einddatum van het dossier en van de afzonderlijke zaken. De dossiers berg je op volgnummer (dus niet op archiefcode) op in archiefdozen.

Enkele adviezen:
• Als de vrijwillger als deskundige geaccepteerd wordt door het kerkbestuur, is er een grotere kans dat het aangeboden archiefschema wordt gevolgd. Het bisdom zal de parochiebesturen ook verzoeken om het archiefschema te volgen. Het is niet gemakkelijk om kerkbesturen te overtuigen van het nut van het archiefschema. Het volgen van het archiefschema spaart in de toekomst veel werk uit. Archieven kunnen nagenoeg zonder nabewerking worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats. • Maak het kerkbestuur duidelijk dat goed archiefbeheer belangrijk is voor bewijs.
• Het kerkbestuur moet zich bewust zijn dat over afspraken stukken moeten worden opgemaakt. Bijvoorbeeld: verslagen, contracten.
• Maak goede afspraken met de archiefvormers (kerkbestuursleden) en zorg datje regelmatig de stukken krijgt, minstens 1 x per jaar. Zorg ervoor dat je de secretariaatsstukken ontvangt, niet de kopieën van kerkmeesters die stukken ter kennisgeving hebben ontvangen.
• Noteer als je een dossier uitleent aan een kerkmeester en let erop dat het dossier terugkomt. Verstrek indien mogelijk een kopie van de stukken en waarmerk dit op de een of andere manier als kopie.
• Bewaar het jonge archief niet op zolders of in kelders. Dit archief het liefst bewaren in kantoor- of huiskameromstandigheden.
• Print e-mails die inhoudelijk van belang zijn, uit op papier en voeg ze toe aan het papieren dossier. Voor bestanden die je niet kunt/wilt uitprinten en die voor bewaring in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld digitale foto's: maak regelmatig meerdere veiligheidskopieën en zorg ervoor dat je deze kopieën op verschillende plaatsen bewaart. Maak liefst gebruik van externe harde schijven. Noteer wat erop staat (inhoudsopgave van mappenstructuur en bestanden). Nadere instructies over hoe om gaan met digitale gegevens zijn in de maak.
• Zorg ervoor dat je van de secretaris/voorzitter ook een archiefexemplaar ontvangt van brieven die worden verzonden. Het komt nog wel eens voor dat men hier niet aan denkt of dat men werkt met de digitale versie van de verzonden stukken. Nog altijd pleiten we ervoor om het papieren archief leidend te laten zijn.
• Zorg ervoor dat je de bijlagen die met de agenda naar de kerkbestuursleden worde gestuurd t.b.v. de vergaderingen niet archiveert achter de agenda, maar op onderwerp en zaak. Doe je dit niet, dan heb je nooit een compleet dossier.
• Let op wanneer kerkmeesters aftreden. Hebben ze nog originele stukken in hun bezit?
• Let op wanneer een pastorie wordt verkocht/ontruimd: is er nog archief?
• Let op wanneer een pastoor vertrekt. Blijft alle archief van de parochie achter in de pastorie?

Tot slot:
• De Bisschop is zorgdrager van de archieven
• De parochies zijn beheerder.