E-depot studiedag voor DIVers en archiefmedewerkers

Donderdag 22 oktober organiseerden wij (Archiefsamenwerking Regio Venlo) weer een studiedag over het e-depot. Het gemeentearchief van Venlo stelde weer een lesruimte beschikbaar.

Er waren ruim 20 deelnemers van Noord- en Midden-Limburgse overheidsorganisaties.
Filip Boudrez  van het Felix archief Antwerpen, verzorgde voor ons een studiedag over SIP, AIP en DIP.

Op zeer toegankelijke wijze kwamen onder andere de volgende onderwerpen aan bod.

Wat is een SIP, AIP en DIP? Wat schrijft OAIS voor?  Wat toetst ISO-16363?  

Het aangeboden digitaal archiefstuk (SIP) kwam nadrukkelijk aan de orde.

Tijdens de praktische oefeningen ontwierpen we zelf een SIP. Dit maakte ons duidelijk dat het TMLO niet zalig makend is. We ontdekten ook dat de papieren wereld toch nog vaak als voorbeeld dient voor het ontwerp van een SIP.

Tijdens de evaluatie aan het einde van de dag hadden de cursisten een duidelijker beeld van de werkzaamheden die horen bij een e-depot.
Zij bedankten Filip voor de interessante lesdag.

Huis van de Gemeente Peel en Maas

Vorige week maandag betrok ook het gemeentarchief het Huis van de Gemeente.
Woensdag de officiële opening , donderdag een bijna gewone  werkdag, vrijdagavond collega’s en leveranciers met hun familie op bezoek. En tussen door allerlei workshops en speciale bijeenkomsten.
En een prachtige afsluiting op de zaterdag. Circa 4500 inwoners van onze gemeente zijn op bezoek geweest. Wat overheerste was waardering en tevredenheid.

Nu is het wennen aan het Huis. De dienstverlening er op aanpassen. Natuurlijk hebben we daar van te voren al over nagedacht en zaken geregeld. De praktijk is toch altijd weer anders.

Voor onze archiefbezoekers is het wennen. Een mooie omgeving, ruime tafels, maar wel wat meer rumoer.  De bilbiotheek is het domein waar u tijdens raadpleging van dossiers terecht kunt.
Moderne computers met veel mogelijkheden, touchsreens, wifi en zeer grote tafels en super goede verlichting om grote materialen te kunnen bekijken.
Meer indrukken krijgt u via deze link.

E-depot demonstratie en uitleg TMLO voor de zeven gemeenten in de Regio Venlo en andere geïnteresseerden

1 juni maakten de medewerkers documentaire informatievoorziening en informatiespecialisten uit de Regio Venlo kennis met de e-depot oplossing Ceelo.

Deze oplossing voor e-depot (digitale archiefbewaarplaats) draait alleen nog in de gemeente Putten.

Alleen een enkeling uit onze regio was tot nu toe in staat om in het noorden van ons land de voorlichting over Ceelo mee te maken. Bovendien wilden we nog meer in het systeem kunnen kijken dan in Putten mogelijk was.
Reden voor onze gemeente om de leverancier Circle Software Group B.V. te vragen om zelf een demonstratie in Peel en Maas te geven voor onze regio.

In Kerkeböske werd voor ongeveer 25 personen uit de doeken gedaan hoe Ceelo http://www.ceelo.nl/ is bedacht. Welke normen en standaarden zijn gebruikt en hoe het werkt.

In het tweede deel is uitgebreid stilgestaan bij het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden.
Dit TMLO beschrijft de te gebruiken meta data en helpt bij het overzetten van meta data behorend bij digitale documenten naar het e-depot.

De medewerkers documentaire informatievoorziening en informatiespecialisten uit de Regio Venlo waren verheugd over wat ze zagen en zullen daardoor met nog meer energie aan de 4 pilots e-depot werken dan voorheen.

 

E-depot studiedag voor informatie managers, archivarissen en informatie beleidsmedewerkers in Venlo

Een van de reactie na afloop:

“Op de eerste plaats wil ik jullie complementeren met de studiedag gisteren in Venlo. Het was perfect georganiseerd en ook inhoudelijk zeer de moeite waard!

Zelf heb ik er veel van opgestoken. Inhoudelijk kan ik niets bijdragen aan de werkgroepen die gisteren zijn geformeerd, maar vind het wel interessant om alles te blijven volgen. “

Ook wij organisatoren hielden een zeer goed gevoel over aan deze dag.

Wij danken het gemeentearchief van Venlo voor de gastvrijheid en de perfecte locatie.

Filip Boudrez verzorgde voor ons een studiedag om nut en noodzaak van een e-depot aan te tonen. En dat is gelukt.

Aan het einde van de dag besloten we om de volgende acties uit te gaan voeren:

1.  Kennis opdoen en delen met elkaar.
Platform hiervoor wordt Pleio. Trekker is een medewerkster van de gemeente Horst aan de Maas.  Peel en Maas vult het platform met informatie die binnen komt  over e-depots.

2. Het opstellen van een bewaarstrategie .

De gemeente Horst aan de Maas is hier al bewust en regelmatig in een werkgroep mee bezig. In ieder geval sluit Peel en Maas hier bij aan.

3. Architectuur, de positie e depot in het informatielandschap.  Trekker is de ICT medewerkers van de gemeente Venlo.  De gemeente Peel en Maas helpt mee.

4. Pilot e-depots:  aktes burgerlijke stand van de Gemeenten Venlo, Peel en Maas, Horst  verbrengen naar een e- depot. Trekker is de archiefmedewerker van de Gemeente Venlo. Waarschijnlijk gaat dit met onder professionele begeleiding gebeuren.

Natuurlijk kunnen andere geïnteresseerden uit Limburg aansluiten bij deze acties.

Bovengenoemde acties moeten garanderen dat er een vervolg komt.

We maken het vooral niet zwaar, maar houden het agile zodat we op korte termijn al resultaten kunnen laten zien.

Herman van Megen, Paul Vermeegeren en Toos Wilms

 

Digitale archiefbewaarplaats(en) voor Noord- en Midden Limburg

Om de digitale informatie ook op lange termijn te kunnen raadplegen  is het nodig om voorzieningen te treffen die o.a. de leesbaarheid, toegankelijkheid en de echtheid van digitale documenten waarborgen.

Binnen de Regio Venlo is er samenwerking op het gebied van kennis delen op het archiefgebied.

De noodzaak om  een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) te realiseren is 8 januari aan de secretarissen van de Regio Venlo, door enkele archivarissen en expert op dit gebied Filip Boudrez van het Felix archief in Antwerpen, duidelijk gemaakt. 

Filip wees daarbij op het hierboven genoemde argument en op de voordelen voor de procesapplicaties die gemeenten gebruiken. 

Doel van het project is dat gemeenten uiteindelijk bewust keuzes kunnen maken over een e-depot.

De secretarissen staan achter het project van de Regio Venlo archiefsamenwerking om kennis over e-depot naar onze regio te halen.

De secretarissen zullen de informatie managers, archivarissen en beleidsmedewerkers DIV  van hun eigen gemeente stimuleren om deel te nemen aan een dag arrangement  over het nut en de noodzaak van een e-depot, dat Filip voor hen verzorgt op 10 of 11 maart aanstaande.

Aan dit dag arrangement kunnen ook  de informatie managers, archivarissen en beleidsmedewerkers DIV  van de gemeenten uit Midden-Limburg deelnemen.

De volgende en laatste stap binnen dit project  is het binnen halen van specialistische kennis over de bouwstenen van  een e-depot.