vrijdag 14 december 2012
Les 10 Parochiearchieven: Nieuwe parochiearchieven
Te bespreken zaken over het opzetten van nieuw archief bij parochies.
• Wanneer leg je een nieuw archief aan? Kan in beginsel altijd, maar je bent ertoe verplicht bij totstandkoming van een kerkbestuur in personele unie). Begin steeds met ingang van een nieuw kalenderjaar. Enige pragmatiek is gewenst wanneer op korte termijn nieuwe parochies aan een bestaand cluster worden toegevoegd. In ieder geval dan de archieven van de parochies die aan iets worden toegevoegd afsluiten. Iedere parochie heeft een eigen uniek nummer.
• Hoe doe je dat: dossiers afsluiten en nieuwe dossiers aanleggen. Bij lopende zaken, kijk je naar moment van ontvangen van bisschoppelijke goedkeuring voor de uitvoering.
Bij die parochie breng je een zaak onder die over het samenvoegmoment heen loopt.
• Hoe ga je fysiek met de stukken om: dossiermappen (binnen- en buitenmappen) in een ladenkast. Kan eventueel ook met ordners en tabbladen. Per rubriek een map en mappen plaats je in volgorde van archiefcode. Zie voorbeeld registratuurplan met toelichting.
• Inhoud van dossiers/ordners houd je bij in een "dossierinventaris" : per dossier/ordner de beschrijving op de tabbladen weergeven, met beginjaar. Voorbeelden van een dossierinventaris zijn te verkrijgen bij het bisdomarchief.
• Dossiers die hun actualiteitswaarde verliezen, hevel je op den duur over naar het semi-statisch archief. Hiervoor maak je een aparte inventaris. Je kunt volstaan met kopiëren van beschrijvingen naar een apart bestand. Je vermeldt nu ook de einddatum van het dossier en van de afzonderlijke zaken. De dossiers berg je op volgnummer (dus niet op archiefcode) op in archiefdozen.
Enkele adviezen:
• Als de vrijwillger als deskundige geaccepteerd wordt door het kerkbestuur, is er een grotere kans dat het aangeboden archiefschema wordt gevolgd. Het bisdom zal de parochiebesturen ook verzoeken om het archiefschema te volgen. Het is niet gemakkelijk om kerkbesturen te overtuigen van het nut van het archiefschema. Het volgen van het archiefschema spaart in de toekomst veel werk uit. Archieven kunnen nagenoeg zonder nabewerking worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats. • Maak het kerkbestuur duidelijk dat goed archiefbeheer belangrijk is voor bewijs.
• Het kerkbestuur moet zich bewust zijn dat over afspraken stukken moeten worden opgemaakt. Bijvoorbeeld: verslagen, contracten.
• Maak goede afspraken met de archiefvormers (kerkbestuursleden) en zorg datje regelmatig de stukken krijgt, minstens 1 x per jaar. Zorg ervoor dat je de secretariaatsstukken ontvangt, niet de kopieën van kerkmeesters die stukken ter kennisgeving hebben ontvangen.
• Noteer als je een dossier uitleent aan een kerkmeester en let erop dat het dossier terugkomt. Verstrek indien mogelijk een kopie van de stukken en waarmerk dit op de een of andere manier als kopie.
• Bewaar het jonge archief niet op zolders of in kelders. Dit archief het liefst bewaren in kantoor- of huiskameromstandigheden.
• Print e-mails die inhoudelijk van belang zijn, uit op papier en voeg ze toe aan het papieren dossier. Voor bestanden die je niet kunt/wilt uitprinten en die voor bewaring in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld digitale foto's: maak regelmatig meerdere veiligheidskopieën en zorg ervoor dat je deze kopieën op verschillende plaatsen bewaart. Maak liefst gebruik van externe harde schijven. Noteer wat erop staat (inhoudsopgave van mappenstructuur en bestanden). Nadere instructies over hoe om gaan met digitale gegevens zijn in de maak.
• Zorg ervoor dat je van de secretaris/voorzitter ook een archiefexemplaar ontvangt van brieven die worden verzonden. Het komt nog wel eens voor dat men hier niet aan denkt of dat men werkt met de digitale versie van de verzonden stukken. Nog altijd pleiten we ervoor om het papieren archief leidend te laten zijn.
• Zorg ervoor dat je de bijlagen die met de agenda naar de kerkbestuursleden worde gestuurd t.b.v. de vergaderingen niet archiveert achter de agenda, maar op onderwerp en zaak. Doe je dit niet, dan heb je nooit een compleet dossier.
• Let op wanneer kerkmeesters aftreden. Hebben ze nog originele stukken in hun bezit?
• Let op wanneer een pastorie wordt verkocht/ontruimd: is er nog archief?
• Let op wanneer een pastoor vertrekt. Blijft alle archief van de parochie achter in de pastorie?
Tot slot:
• De Bisschop is zorgdrager van de archieven
• De parochies zijn beheerder.
Bezoek basisschool Den Doelhof
Verslagen van de bezoeken van groep 8 van basisschool Den doelhof uit Meijel aan het gemeentehuis van Peel en Maas in november 2012
Op woensdag 7 november gingen we naar het gemeentehuis van Peel en Maas. We zijn naar het archief en de computerruimte geweest. We hebben ook een rondleiding door het gemeentehuis gehad. We zijn in de kamer van de burgermeester geweest en Nandi mocht de ketting om. Daarna kwam Raf Janssen omdat we de vergadering van de gemeenteraad na gingen doen. Er waren drie groepen. Elke groep had een eigen voorstel van wat ze zouden doen met tienduizend euro in Meijel. Mike was de burgermeester en hij mocht de oude ketting om. Het voorstel dat de Dorpsstraat moest worden opgeknapt had gewonnen.
Groetjes Niels Palmen
Op woensdag 14 november zijn we met de klas naar het gemeentenhuis geweest.
We zijn daar in 2 groepen gedeeld. Een groep is naar het archief geweest waar alle docementen over de mensen in de gemeente Peel en maas staan.
De andere groep ging naar de computer ruimte. Er stonden heel veel computers zonder scherm. Iedere computer was dubbel gemaakt, want als er een kapot ging kon de andere het overnemen. Er waren ook heel veel elektrokabels. Als je er een uit trok dan viel die computer uit.
We zijn ook naar de kamer van de burgemeester geweest. Daar lieten ze de amsketen zien. We hebben ook nog in de raadszaal gedebatteerd. Ze hadden drie stellingen: de dorpstraat opknappen, veiligheid bij de kerk verbeteren en het voetbal opknappen. De stelling veiligheid bij de kerk verbeteren won. We kregen ook een rondleiding door het oude en het nieuwe gemeentenhuis. Iedereen vond het een leuke en interessante dag!
Dany en Rick
Op woensdag 21 november zijn wij met onze klas naar het gemeentehuis geweest. Er was een mooie dag uitgekozen want onze meester was jarig ! Hiep hiep hoera ! Nadat we met auto's naar Panningen waren gereden mochten we plaatsnemen in de raadszaal. Daarna ging het ene groepje naar de archiefkluis en het andere groepje naar de computerruimte. In de archiefkluis konden we kaarten van familieleden zoeken in de miljoenen papieren. Dat was erg leuk. Het andere groepje ging naar de computerruimte. Daarin liepen meer dan 400 (!) kabels. Dat zag er erg indrukwekkend uit. Daarna werd er gewisseld. Nadat alles was gedaan kregen we als hele groep samen een rondleiding door het hele gebouw. We hadden het geluk dat de burgemeester aanwezig was, we konden dus met haar op de foto! Kevin mocht, omdat hij nog nooit in het gemeentehuis was geweest, net doen alsof hij een rijbewijs op ging halen. Toen was het pauze. We kregen ranja en een koekje. Later liepen we terug naar de raadszaal. Daar gingen we debatteren. Dat was volgens veel kinderen het leukste. Toen we gingen, kregen we zaadjes voor bloemen en een keycord. Het was een leuke dag.
Op woensdag 7 november gingen we naar het gemeentehuis van Peel en Maas. We zijn naar het archief en de computerruimte geweest. We hebben ook een rondleiding door het gemeentehuis gehad. We zijn in de kamer van de burgermeester geweest en Nandi mocht de ketting om. Daarna kwam Raf Janssen omdat we de vergadering van de gemeenteraad na gingen doen. Er waren drie groepen. Elke groep had een eigen voorstel van wat ze zouden doen met tienduizend euro in Meijel. Mike was de burgermeester en hij mocht de oude ketting om. Het voorstel dat de Dorpsstraat moest worden opgeknapt had gewonnen.
Groetjes Niels Palmen
Op woensdag 14 november zijn we met de klas naar het gemeentenhuis geweest.
We zijn daar in 2 groepen gedeeld. Een groep is naar het archief geweest waar alle docementen over de mensen in de gemeente Peel en maas staan.
De andere groep ging naar de computer ruimte. Er stonden heel veel computers zonder scherm. Iedere computer was dubbel gemaakt, want als er een kapot ging kon de andere het overnemen. Er waren ook heel veel elektrokabels. Als je er een uit trok dan viel die computer uit.
We zijn ook naar de kamer van de burgemeester geweest. Daar lieten ze de amsketen zien. We hebben ook nog in de raadszaal gedebatteerd. Ze hadden drie stellingen: de dorpstraat opknappen, veiligheid bij de kerk verbeteren en het voetbal opknappen. De stelling veiligheid bij de kerk verbeteren won. We kregen ook een rondleiding door het oude en het nieuwe gemeentenhuis. Iedereen vond het een leuke en interessante dag!
Dany en Rick
Op woensdag 21 november zijn wij met onze klas naar het gemeentehuis geweest. Er was een mooie dag uitgekozen want onze meester was jarig ! Hiep hiep hoera ! Nadat we met auto's naar Panningen waren gereden mochten we plaatsnemen in de raadszaal. Daarna ging het ene groepje naar de archiefkluis en het andere groepje naar de computerruimte. In de archiefkluis konden we kaarten van familieleden zoeken in de miljoenen papieren. Dat was erg leuk. Het andere groepje ging naar de computerruimte. Daarin liepen meer dan 400 (!) kabels. Dat zag er erg indrukwekkend uit. Daarna werd er gewisseld. Nadat alles was gedaan kregen we als hele groep samen een rondleiding door het hele gebouw. We hadden het geluk dat de burgemeester aanwezig was, we konden dus met haar op de foto! Kevin mocht, omdat hij nog nooit in het gemeentehuis was geweest, net doen alsof hij een rijbewijs op ging halen. Toen was het pauze. We kregen ranja en een koekje. Later liepen we terug naar de raadszaal. Daar gingen we debatteren. Dat was volgens veel kinderen het leukste. Toen we gingen, kregen we zaadjes voor bloemen en een keycord. Het was een leuke dag.
woensdag 17 oktober 2012
les 9 parochiearchieven
Les 9 van de archiefcursus stond geheel in het teken van het bespreken van de tot dusver ingeleverde werkstukken. Aan het tweede onderdeel dat die avond op de agenda stond - het opzetten van een nieuw archief voor één of meerdere parochies - zijn we niet meer toegekomen. Dit onderwerp komt alsnog op een later tijdstip aan bod.
Wat opvalt bij de werkstukken, is dat de basisprincipes van het ordenen en beschrijven nog enige aandacht behoeven. Vaak bestaat de neiging om ieder archiefstuk apart te beschrijven, terwijl het juist de bedoeling is - en de kunst - om zoveel mogelijk archiefstukken onder te brengen in een "Stukken betreffende"-beschrijving.
Een archiefinventaris is immers een hulpmiddel en treedt niet in de plaats van het archief zelf. Het is ook geen geschiedenisboek of analyse waarin men zoveel mogelijk inhoudelijke informatie over de archiefstukken opneemt. Het is aan de onderzoekers om nader kennis te nemen van de inhoud van de archiefstukken.
Ook om andere redenen is het van belang om de omvang van de werkstukken en de daaraan te besteden tijd binnen de perken te houden. De bedoeling is immers dat de cursisten na afronding van het huidige project - indien mogelijk - ook worden ingezet bij het toegankelijk maken van de resterende parochiearchieven binnen hun werkterrein of regio.
Vervolgens is nog eens de aandacht gevestigd op de techniek van het beschrijven.
Een goede archiefbeschrijving bevat de volgende elementen:
a. redactionele vorm
De vorm waarin een stuk of een aantal stukken is opgesteld: brief, akte, rapport, testament, verslag enz. (zie ook: Lexicon van Nederlandse archieftermen waar jullie een fotokopie van hebben) maar ook Stukken betreffende
b. inhoud
Zo beknopt mogelijk weergeven. In ieder geval wel de handeling (werkwoord) en het onderwerp noemen.
c. ontwikkelingsstadium
Indien van toepassing, wordt vermeld: minuut, klad, concept, afschrift/kopie. Dit wordt telkens aan het einde van de beschrijving vermeld, achter de datering.
d. datering
Beginjaar en eindjaar bij reeksen, eventueel met de toevoeging "met hiaten". Bij losse stukken noteert men het beginjaar, de maand en de dag of alleen het jaartal (verschilt per archiefdienst).
e. uiterlijke vorm
De uiterlijke vorm wordt achter de datering vermeld: 1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, 1 pak, 1 deel, 1 katern enz.
Het advies luidt om bij het maken van de beschrijvingen ook de voorbeeldinventarissen en het overzicht van soorten archiefstukken in parochiearchieven te gebruiken die bij aanvang van de cursus zijn aangereikt.
Andere zaken die naar aanleiding van de werkstukken zijn besproken, zijn:
1. Onderscheid tussen Stukken van algemene aard en Stukken betreffende afzonderlijke
onderwerpen
Tot de stukken van algemene aard behoren de archiefbescheiden die gegevens bevatten over meerdere onderwerpen. Enkele voorbeelden: notulen van vergaderingen, parochiekronieken, series van herderlijke brieven en circulaires van de kerkelijke overheid, brievenboeken, series van ingekomen en minuten van uitgaande brieven.
2. Traceren van afzonderlijke archiefvormers bij een parochie
Het kan voorkomen dat men in een parochiearchief bescheiden aantreft die geen deel uitmaken van het archief van de parochie maar onderdeel vormen van een ander, afzonderlijk archief. Er kan dus sprake zijn van meerdere archiefvormers in een parochie. Zo kunnen bijvoorbeeld broederschappen, zangkoren, armbesturen, schoolbesturen of patronaatscommissies hun eigen archieven hebben gevormd.
Wanneer broederschappen, zangkoren, commissies en comités hun eigen notulen, financiële administratie en/of secretariaat hebben, lijkt het erop dat men te maken heeft met afzonderlijke archiefvormers en dient men dit archief als een afzonderlijke eenheid te beschouwen. Meestal treft men over broederschappen echter alleen ledenlijsten aan en/of stukken over de oprichting of het verlenen van aflaten. In die gevallen neemt men de stukken op in het archief van de parochie.
Bij armbesturen en schoolbesturen is het wat moeilijk om te bepalen of er sprake is van een afzonderlijk archief, aangezien een kerkbestuur tevens armbestuur en/of schoolbestuur kan zijn. Ga na of de leden van het kerkbestuur tevens leden van het arm- of schoolbestuur zijn. Is dit het geval, dan is er geen sprake van aparte archieven. Gaat het echter om verschillende bestuursleden (ook al is de pastoor tevens voorzitter van het armbestuur en/of schoolbestuur), dan maakt men een onderscheid in een archief van de parochie en een (apart) archief van het armbestuur en eventueel een (apart) archief van het schoolbestuur.
3. Indeling van het archiefschema
Hoe meer men het archiefschema uitsplitst, hoe moeilijker het wordt om de stukken onder te verdelen.
Maak het archiefschema derhalve niet te gedetailleerd. De mate van detaillering wordt ook sterk bepaald door het aantal beschrijvingen en de omvang van het archief.
4. Tijdsbesteding
Het is belangrijk om met enige regelmaat en ongestoord aan een archief te kunnen werken, liefst twee dagdelen per week.
5. Beslissingen over bewaren of vernietigen van archiefbescheiden
Houd in principe zoveel mogelijk de richtlijn aan die bij aanvang van de cursus is verstrekt: het overzicht van te bewaren en vernieten stukken in parochiearchieven.
Bij een parochiearchief waarvan weinig bewaard is gebleven, is het verdedigbaar om ten aanzien van de vernietiging wat meer terughoudendheid te betrachten.
Het gaat bij de selectie niet alleen om stukken die van belang zijn voor de historie. Er kunnen ook stukken voor bewaring in aanmerking komen vanwege administratieve of juridische redenen. Dit geldt bijvoorbeeld voor stukken over bodemonderzoek en de sanering van olietanks en voor bijlagen van de rekening die betrekking hebben op de betaling van grafrechten wanneer een begraafplaatsadministratie of andere boekhoudkundige bescheiden die dit aantonen ontbreken.
Ook met betrekking tot de periodieke opgave van gegevens aan bedrijfsverenigingen, fiscus of pensioenfondsen over personeel in dienst van de parochie, kan het voorkomen dat men hiervan toch bepaalde gegevens bewaart. Dit doet men bijvoorbeeld wanneer dit de enige gegevens zijn waaruit blijkt dat een bepaald persoon gedurende een bepaalde periode in een bepaalde functie (bijvoorbeeld als dirigent, organist, koster) in dienst is geweest bij de parochie. Bewaar in die gevallen dan alleen iets over het begin- en eindjaar van het betreffende dienstverband.
Mart Bohnen
17 oktober 2012
Wat opvalt bij de werkstukken, is dat de basisprincipes van het ordenen en beschrijven nog enige aandacht behoeven. Vaak bestaat de neiging om ieder archiefstuk apart te beschrijven, terwijl het juist de bedoeling is - en de kunst - om zoveel mogelijk archiefstukken onder te brengen in een "Stukken betreffende"-beschrijving.
Een archiefinventaris is immers een hulpmiddel en treedt niet in de plaats van het archief zelf. Het is ook geen geschiedenisboek of analyse waarin men zoveel mogelijk inhoudelijke informatie over de archiefstukken opneemt. Het is aan de onderzoekers om nader kennis te nemen van de inhoud van de archiefstukken.
Ook om andere redenen is het van belang om de omvang van de werkstukken en de daaraan te besteden tijd binnen de perken te houden. De bedoeling is immers dat de cursisten na afronding van het huidige project - indien mogelijk - ook worden ingezet bij het toegankelijk maken van de resterende parochiearchieven binnen hun werkterrein of regio.
Vervolgens is nog eens de aandacht gevestigd op de techniek van het beschrijven.
Een goede archiefbeschrijving bevat de volgende elementen:
a. redactionele vorm
De vorm waarin een stuk of een aantal stukken is opgesteld: brief, akte, rapport, testament, verslag enz. (zie ook: Lexicon van Nederlandse archieftermen waar jullie een fotokopie van hebben) maar ook Stukken betreffende
b. inhoud
Zo beknopt mogelijk weergeven. In ieder geval wel de handeling (werkwoord) en het onderwerp noemen.
c. ontwikkelingsstadium
Indien van toepassing, wordt vermeld: minuut, klad, concept, afschrift/kopie. Dit wordt telkens aan het einde van de beschrijving vermeld, achter de datering.
d. datering
Beginjaar en eindjaar bij reeksen, eventueel met de toevoeging "met hiaten". Bij losse stukken noteert men het beginjaar, de maand en de dag of alleen het jaartal (verschilt per archiefdienst).
e. uiterlijke vorm
De uiterlijke vorm wordt achter de datering vermeld: 1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, 1 pak, 1 deel, 1 katern enz.
Het advies luidt om bij het maken van de beschrijvingen ook de voorbeeldinventarissen en het overzicht van soorten archiefstukken in parochiearchieven te gebruiken die bij aanvang van de cursus zijn aangereikt.
Andere zaken die naar aanleiding van de werkstukken zijn besproken, zijn:
1. Onderscheid tussen Stukken van algemene aard en Stukken betreffende afzonderlijke
onderwerpen
Tot de stukken van algemene aard behoren de archiefbescheiden die gegevens bevatten over meerdere onderwerpen. Enkele voorbeelden: notulen van vergaderingen, parochiekronieken, series van herderlijke brieven en circulaires van de kerkelijke overheid, brievenboeken, series van ingekomen en minuten van uitgaande brieven.
2. Traceren van afzonderlijke archiefvormers bij een parochie
Het kan voorkomen dat men in een parochiearchief bescheiden aantreft die geen deel uitmaken van het archief van de parochie maar onderdeel vormen van een ander, afzonderlijk archief. Er kan dus sprake zijn van meerdere archiefvormers in een parochie. Zo kunnen bijvoorbeeld broederschappen, zangkoren, armbesturen, schoolbesturen of patronaatscommissies hun eigen archieven hebben gevormd.
Wanneer broederschappen, zangkoren, commissies en comités hun eigen notulen, financiële administratie en/of secretariaat hebben, lijkt het erop dat men te maken heeft met afzonderlijke archiefvormers en dient men dit archief als een afzonderlijke eenheid te beschouwen. Meestal treft men over broederschappen echter alleen ledenlijsten aan en/of stukken over de oprichting of het verlenen van aflaten. In die gevallen neemt men de stukken op in het archief van de parochie.
Bij armbesturen en schoolbesturen is het wat moeilijk om te bepalen of er sprake is van een afzonderlijk archief, aangezien een kerkbestuur tevens armbestuur en/of schoolbestuur kan zijn. Ga na of de leden van het kerkbestuur tevens leden van het arm- of schoolbestuur zijn. Is dit het geval, dan is er geen sprake van aparte archieven. Gaat het echter om verschillende bestuursleden (ook al is de pastoor tevens voorzitter van het armbestuur en/of schoolbestuur), dan maakt men een onderscheid in een archief van de parochie en een (apart) archief van het armbestuur en eventueel een (apart) archief van het schoolbestuur.
3. Indeling van het archiefschema
Hoe meer men het archiefschema uitsplitst, hoe moeilijker het wordt om de stukken onder te verdelen.
Maak het archiefschema derhalve niet te gedetailleerd. De mate van detaillering wordt ook sterk bepaald door het aantal beschrijvingen en de omvang van het archief.
4. Tijdsbesteding
Het is belangrijk om met enige regelmaat en ongestoord aan een archief te kunnen werken, liefst twee dagdelen per week.
5. Beslissingen over bewaren of vernietigen van archiefbescheiden
Houd in principe zoveel mogelijk de richtlijn aan die bij aanvang van de cursus is verstrekt: het overzicht van te bewaren en vernieten stukken in parochiearchieven.
Bij een parochiearchief waarvan weinig bewaard is gebleven, is het verdedigbaar om ten aanzien van de vernietiging wat meer terughoudendheid te betrachten.
Het gaat bij de selectie niet alleen om stukken die van belang zijn voor de historie. Er kunnen ook stukken voor bewaring in aanmerking komen vanwege administratieve of juridische redenen. Dit geldt bijvoorbeeld voor stukken over bodemonderzoek en de sanering van olietanks en voor bijlagen van de rekening die betrekking hebben op de betaling van grafrechten wanneer een begraafplaatsadministratie of andere boekhoudkundige bescheiden die dit aantonen ontbreken.
Ook met betrekking tot de periodieke opgave van gegevens aan bedrijfsverenigingen, fiscus of pensioenfondsen over personeel in dienst van de parochie, kan het voorkomen dat men hiervan toch bepaalde gegevens bewaart. Dit doet men bijvoorbeeld wanneer dit de enige gegevens zijn waaruit blijkt dat een bepaald persoon gedurende een bepaalde periode in een bepaalde functie (bijvoorbeeld als dirigent, organist, koster) in dienst is geweest bij de parochie. Bewaar in die gevallen dan alleen iets over het begin- en eindjaar van het betreffende dienstverband.
Mart Bohnen
17 oktober 2012
vrijdag 6 april 2012
Bezoek groep 8 van Basisschool De Pas
Op woensdag 4 april is groep 8 van Basisschool De Pas op bezoek geweest in het gemeentehuis. Het archief en de inzageruimte werden ook bezocht.
Waarom wordt er zoveel in het archief bewaard en wanneer gooi je iets weg? De vergelijking kassabonnetje, afspraak in je agenda en dagboek maakte het iets duidelijker.
Er werd een zeer oude documenten met lakzegel bekeken. Hoe werd er gewaarborgd dat het document zonder vervalsingen bij de geadresseerde kwam. Een band aan het zegel die om het document werd gebonden mocht niet doorgeknipt zijn. Het lakzegel bewees wie het stuk verzond en ondertekend had. Hoe controleren we dat nu met e-mail, SMS en MSN?
Een verhaal van een door een wolf verslonden kind trok de aandacht. Het zal nog eens worden doorgestuurd naar de school om in alle rust te lezen.
Het bezoek was eigenlijk te kort. De medewerkers wilden graag nog meer laten zien, maar de ingeruimde tijd liet dat helaas niet toe.
Volgend jaar op de middelbare school kunnen de leerlingen als ze dat willen voor hun werkstukken voor maatschappijleer, aardrijkskunde en geschiedenis zeker terecht in het archief voor meer en andere informatie. Veel informatie kunnen ze ook al vinden op de website van de archiefdienst.
Zie voor het verslag van groep 8 http://www.bsdepas.nl
Groep 8 was heel aandachtig tijdens het bezoek. Dat was voor de medewerkers van het archief heel prettig. Tot ziens Groep 8 van Basisschool De Pas!
Waarom wordt er zoveel in het archief bewaard en wanneer gooi je iets weg? De vergelijking kassabonnetje, afspraak in je agenda en dagboek maakte het iets duidelijker.
Er werd een zeer oude documenten met lakzegel bekeken. Hoe werd er gewaarborgd dat het document zonder vervalsingen bij de geadresseerde kwam. Een band aan het zegel die om het document werd gebonden mocht niet doorgeknipt zijn. Het lakzegel bewees wie het stuk verzond en ondertekend had. Hoe controleren we dat nu met e-mail, SMS en MSN?
Een verhaal van een door een wolf verslonden kind trok de aandacht. Het zal nog eens worden doorgestuurd naar de school om in alle rust te lezen.
Het bezoek was eigenlijk te kort. De medewerkers wilden graag nog meer laten zien, maar de ingeruimde tijd liet dat helaas niet toe.
Volgend jaar op de middelbare school kunnen de leerlingen als ze dat willen voor hun werkstukken voor maatschappijleer, aardrijkskunde en geschiedenis zeker terecht in het archief voor meer en andere informatie. Veel informatie kunnen ze ook al vinden op de website van de archiefdienst.
Zie voor het verslag van groep 8 http://www.bsdepas.nl
Groep 8 was heel aandachtig tijdens het bezoek. Dat was voor de medewerkers van het archief heel prettig. Tot ziens Groep 8 van Basisschool De Pas!
dinsdag 6 maart 2012
Les 8 parochiearchieven. Beschrijvingen
In deze les worden de ingeleverde beschrijvingen besproken.
• De volgorde van werken is als volgt: Eerst ordenen en dan beschrijven.
• De inventaris van het dekenaat Weert en het overzicht van soorten stukken die je in parochiearchieven kunt aantreffen, bevatten in het algemeen goede voorbeelden van beschrijvingen.
• Het begin en einde van de archieven aangeven. Een cesuur is soms nodig om de omvang te beperken.
• Bijlagen met indexen is alleen zinvol voor bijzondere zaken. Geen index maken voor reguliere zaken.
• Inventaris niet te gedetailleerd maken.
Er wordt een rondgang langs de archieven gemaakt. Aan het einde van de cursus zou iedere cursist (een blok van) een archief beschreven moeten hebben.
Beschrijvingen:
• In het algemeen zijn beschrijving al snel te gedetailleerd.
• De functie van een document moet in de beschrijving worden genoemd. Functies zijn Beschikking, goedkeuring, vergunning. “Brief aan of van” is niet goed.
• “Registers” zijn afschriften of ingangen beter is protocollen of minuten van akten.
• Een beschrijving begint met de redactionele vorm, dan de datum en als laatste het ontwikkelingstadium van de te beschrijven documenten.
• Een beschrijving zoveel mogelijk in de Nederlandse taal maken.
• Verschillende schulden voor één specifiek doel mogen bij elkaar gebundeld en beschreven worden. De beschrijving begint dan met “stukken betreffende”.
• Fasen in een dossier kunnen apart beschreven worden.
Wat bewaren:
• Handleidingen worden alleen bewaard als ze nodig zijn om bepaalde stukken de kunnen lezen of begrijpen.
• Documenten die juridische en / of zakelijke consequenties hebben worden meestal bewaard en beschreven.
• Niet gerealiseerde zaken kunnen meestal weg. Niet gerealiseerde grote zaken worden wel bewaard in verband met hun impact op de parochie.
• De stukken van het dekenaat hoeven niet in de parochiearchieven te worden bewaard, tenzij blijkt dat deze stukken er niet meer zijn. Dan worden deze stukken wel bij de parochiearchieven bewaard.
• Het dekenaatarchief wordt niet met deze stukken gereconstrueerd.
• Er worden alleen stukken aan de archiefvormer teruggegeven als deze onterecht in het archief verblijven.
• Stukken die weg mogen worden op een lijst vermeld en bewaard totdat hierover in de volgende lessen instructies komen.
Bundelen:
• Bundelen van homogene zaken is goed.
• Een band is een deel bestaande uit een aantal in boekvorm genaaide of gebonden bescheiden, die afzonderlijk zijn ontstaan.
• Een dossier is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak.
Het is een complex van handelingen met een begin en een eind.
Het komt voor dat één dossier over meerdere mappen is verdeeld.
In de praktijk zijn er drie soorten dossiers ontstaan:
Stukken betreffende één zaak in één map.
Verschillende zaken in één map (het betreft zaken van hetzelfde type)
Allemaal verschillende onderwerpen in één map. Bindend is de persoon of het object.
• “Schrift”wordt niet gebruikt. Wel katern of deel.
• Stukken worden alleen met een hechtmechaniek gebundeld als er al gaatjes inzitten.
De stukken inzien:
• De geïnventariseerde archiefstukken zijn meestal 50 jaar na hun ontstaan openbaar.
• Stukken over personen worden na 75 jaar of zelfs pas na 100 jaar openbaar.
• Op verzoek kan eerder toegang worden verleend.
• De archiefvormers hebben natuurlijk altijd toegang tot hun archief.
Diverse:
Bineren is 2 keer per dag een mis lezen.
Volgende bijeenkomst is 29 maart. 15 maart is er geen les.
• De volgorde van werken is als volgt: Eerst ordenen en dan beschrijven.
• De inventaris van het dekenaat Weert en het overzicht van soorten stukken die je in parochiearchieven kunt aantreffen, bevatten in het algemeen goede voorbeelden van beschrijvingen.
• Het begin en einde van de archieven aangeven. Een cesuur is soms nodig om de omvang te beperken.
• Bijlagen met indexen is alleen zinvol voor bijzondere zaken. Geen index maken voor reguliere zaken.
• Inventaris niet te gedetailleerd maken.
Er wordt een rondgang langs de archieven gemaakt. Aan het einde van de cursus zou iedere cursist (een blok van) een archief beschreven moeten hebben.
Beschrijvingen:
• In het algemeen zijn beschrijving al snel te gedetailleerd.
• De functie van een document moet in de beschrijving worden genoemd. Functies zijn Beschikking, goedkeuring, vergunning. “Brief aan of van” is niet goed.
• “Registers” zijn afschriften of ingangen beter is protocollen of minuten van akten.
• Een beschrijving begint met de redactionele vorm, dan de datum en als laatste het ontwikkelingstadium van de te beschrijven documenten.
• Een beschrijving zoveel mogelijk in de Nederlandse taal maken.
• Verschillende schulden voor één specifiek doel mogen bij elkaar gebundeld en beschreven worden. De beschrijving begint dan met “stukken betreffende”.
• Fasen in een dossier kunnen apart beschreven worden.
Wat bewaren:
• Handleidingen worden alleen bewaard als ze nodig zijn om bepaalde stukken de kunnen lezen of begrijpen.
• Documenten die juridische en / of zakelijke consequenties hebben worden meestal bewaard en beschreven.
• Niet gerealiseerde zaken kunnen meestal weg. Niet gerealiseerde grote zaken worden wel bewaard in verband met hun impact op de parochie.
• De stukken van het dekenaat hoeven niet in de parochiearchieven te worden bewaard, tenzij blijkt dat deze stukken er niet meer zijn. Dan worden deze stukken wel bij de parochiearchieven bewaard.
• Het dekenaatarchief wordt niet met deze stukken gereconstrueerd.
• Er worden alleen stukken aan de archiefvormer teruggegeven als deze onterecht in het archief verblijven.
• Stukken die weg mogen worden op een lijst vermeld en bewaard totdat hierover in de volgende lessen instructies komen.
Bundelen:
• Bundelen van homogene zaken is goed.
• Een band is een deel bestaande uit een aantal in boekvorm genaaide of gebonden bescheiden, die afzonderlijk zijn ontstaan.
• Een dossier is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak.
Het is een complex van handelingen met een begin en een eind.
Het komt voor dat één dossier over meerdere mappen is verdeeld.
In de praktijk zijn er drie soorten dossiers ontstaan:
Stukken betreffende één zaak in één map.
Verschillende zaken in één map (het betreft zaken van hetzelfde type)
Allemaal verschillende onderwerpen in één map. Bindend is de persoon of het object.
• “Schrift”wordt niet gebruikt. Wel katern of deel.
• Stukken worden alleen met een hechtmechaniek gebundeld als er al gaatjes inzitten.
De stukken inzien:
• De geïnventariseerde archiefstukken zijn meestal 50 jaar na hun ontstaan openbaar.
• Stukken over personen worden na 75 jaar of zelfs pas na 100 jaar openbaar.
• Op verzoek kan eerder toegang worden verleend.
• De archiefvormers hebben natuurlijk altijd toegang tot hun archief.
Diverse:
Bineren is 2 keer per dag een mis lezen.
Volgende bijeenkomst is 29 maart. 15 maart is er geen les.
dinsdag 7 februari 2012
Les 7 Parochiearchieven
Boekhouding van de parochie
Rechtsopvolger van een parochie blijft verantwoordelijk voor de archiefstukken en de archiefvorming van die voormalige parochie.
Vanaf de 19e eeuw werd er een begroting gemaakt.
Boekjaar
Het boekjaar was eerst over een vol kalenderjaar, maar vanaf omstreeks 1900- jaren zestig liep het van 1 april t/m 31 maart. (gebroken boekjaar). Bij scholen was dat vroeger ook zo. Na de financiële gelijkschakeling van openbaar en bijzonder onderwijs in 1920 werden in Limburg veel openbare scholen omgezet in katholieke scholen.
Systemen
Voor de 19e eeuw werden de vaste inkomsten per object met een beschrijving per jaar van de werkelijke boekingen systematisch vastgelegd in een manuaal (renteregister of inkomstenboek).
In het kasboek dat later kwam, werden boekingen in chronologische volgorde vastgelegd. Het bijbehorende grootboek gaf een systematisch overzicht van inkomsten en uitgaven in rubrieken.
Het tabellarisch kasboek is een combinatie van kasboek en grootboek. Zie het voorbeeld.
Datum ..Kas/bank/giro ..Onderhoud.gebouw ..Misbenodigdheden ..Verzekering
Februari 2 ......100 ...............100
Februari 3 ......100 ...................................100
Februari 4 .......50 ...................................................50
Februari 5 ......100 ...............100
.....................350 ...............200 .............100 ........50
Verder zijner nog financiële dagboeken ofwel journaals.
De oudere financiële administratie moet in zijn geheel worden bewaard. Voor de selectie en vernietiging van stukken vanaf de jaren zestig) verwijzen naar het overzicht van te bewaren en te vernietigen stukken dat we ze aan het begin van de cursus hebben aangereikt.
Tijdpad
Voor 1800 gebruikte men in de financiële administratie vooral manualen en jaarrekeningen met eventueel bijlagen. Vanaf de Franse tijd werd ieder jaar een begroting en rekening opgemaakt, die beide een zelfde model volgen. Vanaf de 20e eeuw werd het financiële systeem verfijnd met de introductie van kasboeken en hulpkasboeken.
Verantwoordelijkheid
Voor 1800 waren de ontvangers aansprakelijk. Ze moesten borg staan en de rekening werd afgehoord.
De begroting en rekening hadden dezelfde opmaak en behoefden de goedkeuring van het bisdom.
Balans
In de balans kun je sturen met de waarde van bezittingen, door gebruik te maken van afschrijvingen. (vermindering van de waarde van bezittingen).
Rekening
Bewijsstukken bij de rekening zijn 1. Balans, 2.“algemene staat” en 3. Facturen en andere bijlagen.
Bankafschrift bijlagen mogen op termijn weg.
Facturen van grote en bijzondere zaken worden bewaard.
Mandaten
Mandaten zijn formulieren behorend bij de facturen waaruit blijkt dat de penningmeester de betaling mag doen.
Gecombineerde brieven/facturen horen bij de correspondentie.
Feitjes
De kerkbaljuw, in de volksmond meestal suisse genoemd, is een ordebewaker in een kerk. Het is een kerkelijk ambt dat ontstaan is op het einde van de 19e eeuw. De naam suisse duidt erop dat de kerkbaljuw werd vergeleken met de pauselijke Zwitserse garde. Tot de taken van de suisse behoorde het ophalen van de priester in de sacristie, om hem - na de mis - weer voor te gaan naar de sacristie. Tijdens de consecratie salueerde de suisse, staande vooraan in het middenpad van de kerk.
Dit ambt werd veelal doorgegeven van vader op zoon en het werd als een eer beschouwd het te mogen vervullen.
Sinds de Tweede Beeldenstorm verdween het ambt in tal van parochies, maar hier en daar kan men nog een suisse tegenkomen
Ceremoniemeester De term komt oorspronkelijk uit de rooms-katholieke Kerk. De ceremoniemeester organiseert en repeteert de rituelen van elke mis.
Huiswerk
• Voorbeelden beschrijven bestanddelen staan in de inventaris van de parochie Weert, regels voor het voorlopig beschrijven van archiefbestanddelen en in het Lexicon.
• Beschrijving aanvullen met ontwikkelingsstadium.
Stukken betreffende (handeling plus zelfstandig naamwoord) (concept / minuut)
• Vorm en materiële toestand gaat over:
1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, deel, register, protocol.
• Aantal en interne orde van het archiefbestanddeel hoeft niet te worden beschreven.
• Probeer Latijnse benamingen te vermijden en kies Nederlandse woorden. Gebruik: protocol van doopakten, huwelijksakten. Uitzondering is Liber memoriale (parochiekroniek)
• Af en toe is het zinvol een specificatie te geven of te verwijzen naar een bijlage die achter in de inventaris staat. Bijvoorbeeld: Notulen met bijlagen. Of NB. Zie bijlage of (specificatie).
• Bij parochiekroniek kan aparte bijlage zinvol zijn.
• Verwijzingen maken bij parochievreemde stukken.
• Bij grote archieven een logische scheiding aanbrengen. Advies: Ergens rond de Franse tijd. Zwaartepunt om te bepalen bij welk deelarchief lopende zaken horen is de besluitvorming.
• Dekenaatstukken in aparte deelcollectie bewaren. Het is meestal geen apart archief. Aparte archiefvormer is er alleen als er aparte dekenale besturen en –financiën zijn.
Volgende les: 1 maart
Rechtsopvolger van een parochie blijft verantwoordelijk voor de archiefstukken en de archiefvorming van die voormalige parochie.
Vanaf de 19e eeuw werd er een begroting gemaakt.
Boekjaar
Het boekjaar was eerst over een vol kalenderjaar, maar vanaf omstreeks 1900- jaren zestig liep het van 1 april t/m 31 maart. (gebroken boekjaar). Bij scholen was dat vroeger ook zo. Na de financiële gelijkschakeling van openbaar en bijzonder onderwijs in 1920 werden in Limburg veel openbare scholen omgezet in katholieke scholen.
Systemen
Voor de 19e eeuw werden de vaste inkomsten per object met een beschrijving per jaar van de werkelijke boekingen systematisch vastgelegd in een manuaal (renteregister of inkomstenboek).
In het kasboek dat later kwam, werden boekingen in chronologische volgorde vastgelegd. Het bijbehorende grootboek gaf een systematisch overzicht van inkomsten en uitgaven in rubrieken.
Het tabellarisch kasboek is een combinatie van kasboek en grootboek. Zie het voorbeeld.
Datum ..Kas/bank/giro ..Onderhoud.gebouw ..Misbenodigdheden ..Verzekering
Februari 2 ......100 ...............100
Februari 3 ......100 ...................................100
Februari 4 .......50 ...................................................50
Februari 5 ......100 ...............100
.....................350 ...............200 .............100 ........50
Verder zijner nog financiële dagboeken ofwel journaals.
De oudere financiële administratie moet in zijn geheel worden bewaard. Voor de selectie en vernietiging van stukken vanaf de jaren zestig) verwijzen naar het overzicht van te bewaren en te vernietigen stukken dat we ze aan het begin van de cursus hebben aangereikt.
Tijdpad
Voor 1800 gebruikte men in de financiële administratie vooral manualen en jaarrekeningen met eventueel bijlagen. Vanaf de Franse tijd werd ieder jaar een begroting en rekening opgemaakt, die beide een zelfde model volgen. Vanaf de 20e eeuw werd het financiële systeem verfijnd met de introductie van kasboeken en hulpkasboeken.
Verantwoordelijkheid
Voor 1800 waren de ontvangers aansprakelijk. Ze moesten borg staan en de rekening werd afgehoord.
De begroting en rekening hadden dezelfde opmaak en behoefden de goedkeuring van het bisdom.
Balans
In de balans kun je sturen met de waarde van bezittingen, door gebruik te maken van afschrijvingen. (vermindering van de waarde van bezittingen).
Rekening
Bewijsstukken bij de rekening zijn 1. Balans, 2.“algemene staat” en 3. Facturen en andere bijlagen.
Bankafschrift bijlagen mogen op termijn weg.
Facturen van grote en bijzondere zaken worden bewaard.
Mandaten
Mandaten zijn formulieren behorend bij de facturen waaruit blijkt dat de penningmeester de betaling mag doen.
Gecombineerde brieven/facturen horen bij de correspondentie.
Feitjes
De kerkbaljuw, in de volksmond meestal suisse genoemd, is een ordebewaker in een kerk. Het is een kerkelijk ambt dat ontstaan is op het einde van de 19e eeuw. De naam suisse duidt erop dat de kerkbaljuw werd vergeleken met de pauselijke Zwitserse garde. Tot de taken van de suisse behoorde het ophalen van de priester in de sacristie, om hem - na de mis - weer voor te gaan naar de sacristie. Tijdens de consecratie salueerde de suisse, staande vooraan in het middenpad van de kerk.
Dit ambt werd veelal doorgegeven van vader op zoon en het werd als een eer beschouwd het te mogen vervullen.
Sinds de Tweede Beeldenstorm verdween het ambt in tal van parochies, maar hier en daar kan men nog een suisse tegenkomen
Ceremoniemeester De term komt oorspronkelijk uit de rooms-katholieke Kerk. De ceremoniemeester organiseert en repeteert de rituelen van elke mis.
Huiswerk
• Voorbeelden beschrijven bestanddelen staan in de inventaris van de parochie Weert, regels voor het voorlopig beschrijven van archiefbestanddelen en in het Lexicon.
• Beschrijving aanvullen met ontwikkelingsstadium.
Stukken betreffende (handeling plus zelfstandig naamwoord) (concept / minuut)
• Vorm en materiële toestand gaat over:
1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, deel, register, protocol.
• Aantal en interne orde van het archiefbestanddeel hoeft niet te worden beschreven.
• Probeer Latijnse benamingen te vermijden en kies Nederlandse woorden. Gebruik: protocol van doopakten, huwelijksakten. Uitzondering is Liber memoriale (parochiekroniek)
• Af en toe is het zinvol een specificatie te geven of te verwijzen naar een bijlage die achter in de inventaris staat. Bijvoorbeeld: Notulen met bijlagen. Of NB. Zie bijlage of (specificatie).
• Bij parochiekroniek kan aparte bijlage zinvol zijn.
• Verwijzingen maken bij parochievreemde stukken.
• Bij grote archieven een logische scheiding aanbrengen. Advies: Ergens rond de Franse tijd. Zwaartepunt om te bepalen bij welk deelarchief lopende zaken horen is de besluitvorming.
• Dekenaatstukken in aparte deelcollectie bewaren. Het is meestal geen apart archief. Aparte archiefvormer is er alleen als er aparte dekenale besturen en –financiën zijn.
Volgende les: 1 maart
zaterdag 4 februari 2012
Vrijwilligers aan de slag in het archief van Peel en Maas. Deel 2
Bouwvergunningen uit BaarloI
n de voormalige gemeente Maasbree waren drie vrijwilligers actief met het vindbaar maken van de bouwvergunningen van Maasbree. Dankzij dat werk zijn historische bouwvergunningen van Maasbree gemakkelijk te vinden en in te zien.
De vergunningen waren namelijk beschreven op kadasternummer zoals dat ten tijde van de verstrekking gold. Intussen wordt dat kadasternummer niet meer gebruikt en is bij de huidige ambtenaren niet meer bekend.
Door onderzoek in de kadastrale leggers en het ter plaatse bestuderen van de situatie hebben de vrijwilligers de vergunningen voorzien van het huidige adres en huisnummer. De vergunningen zijn nu weer bruikbaar voor de administratie en historisch onderzoek.
De vrijwilligers beleven veel plezier aan het onderzoekswerk.
Vlak voor Nieuwjaar hebben deze vrijwilligers de collectie bouwvergunningen van Baarlo onderhanden genomen. Ook deze collectie zal in het voorjaar beschikbaar komen voor de administratie van de gemeente Peel en Maas en voor historisch onderzoek door archiefbezoekers.
Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.
Voor deze mensen geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
donderdag 26 januari 2012
Bezoek van groep 8 basisschool Den Doelhof uit Meijel
In januari werd de gemeente en ook het gemeentearchief vereerd met een bezoek van leerlingen van basisschool Den Doelhof uit Meijel.
Archief
Drie groepen 8 van deze school maakten kennis met het archief.
De functie van het archief werd uitgelegd. Gezamenlijk werd een stamboomonderzoekje uitgevoerd.
Meijel
Het dorp Meijel en de informatie daarover op de archiefdienstwebsite werd onder de aandacht gebracht. Ook werd taal, de verandering van taal en het Meijels dialect behandeld.
Citaten
Hieronder enkele citaten van deze leerlingen
citaten van groep 8 : "We gingen naar het archief er waren tonnen aan papier en je kon het met één hendel verplaatsen.
We gingen toen Gijs z’n oma en opa opzoeken met een oud paspoort. Daarna gingen we naar de bovenste verdieping."
"We kregen een kijkje in het archief en in de computerruimte. In het archief kregen we het wapen van Peel en Maas te zien en van de oude gemeente Meijel."
Vrijwilligers aan de slag in het archief van Peel en Maas.
Al enkele jaren is vrijwilligster mevrouw Paula Nunumete uit Baarlo actief in de oudste archiefcollectie van de voormalige gemeente Helden.
Het oudste archief van Helden, uit de periode 1588-1939, geniet veel belangstelling van archiefonderzoekers. De collectie heeft heel veel geleden van het gebruik door de jaren heen.
Mevrouw Nunumete noteert beschadigde documenten en biedt die ter restauratie aan. Omslagen en dozen worden vervangen en de verpakking gebeurd volgens nieuwe inzichten.
De heer Reinhold Louvet begon in 2006 met deze grote klus. Door zijn eerder opgedane werkervaring kan de heer Louvet, vrijwilligers waaronder mevrouw Nunumete prima begeleiden bij het vrijwilligerswerk.
De archiefcollectie was voorheen alleen in een papieren inventaris te raadplegen. Nu zijn de bestanddelen van het archief beschreven in een archiefprogramma, waardoor ze veel sneller en gemakkelijker vindbaar zijn. De papieren inventaris wordt verbeterd zodat deze beter leesbaar vanuit internet geraadpleegd kan worden.
Deze klus is zeer omvangrijk. We hopen dat door deze werkzaamheden in de toekomst nog veel archiefbezoekers van de inhoud van dit archief kunnen genieten. Met andere woorden: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.
In ieder geval voor Paula en Reinhold geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
dinsdag 24 januari 2012
Les 6 Parochiearchieven
Wat treffen de vrijwilligers aan in de parochiearchieven en wat moeten ze er mee doen?
• Documenten van andere parochies moeten in de regel worden toegevoegd aan het archief van die parochies (terug naar die parochies). Dit gebeurt in overleg met Mart Bohnen.
• Offertes van niet gegunde zaken kunnen weg. Het verslag van een gunning wordt bewaard.
• Niet doorgegane nieuwbouwplannen worden bewaard.
• Zaken moet je op hoofdlijnen kunnen reconstrueren.
• Stukken over het feitelijk beheer van gebouwen zijn heel verschillend. Zo ook hun bewaartermijn. Dit komt terug in de vervolglessen.
• Verzekeringsstukken zoals polissen en rekeningen kunnen weg nadat het contract beëindigd is, tenzij uit de polis blijkt dat de inventaris flink is veranderd. Bijbehorende inventarislijsten worden in ieder geval bewaard.
• Nieuwjaarsrede met statistiek. Uit de rede blijkt dat de informatie van de statistiek is gebruikt.
Deze stukken kunnen moeten uit elkaar, maar krijgen wel een verwijzing naar elkaar.
• Een fundatie- of stokregister kan ook afschriften over andere zaken dan alleen afschriften over misfundaties bevatten.
• Grote archieven kunnen worden gesplitst in tijdperken.
• Archiefstukken liggen verspreid in de pastorie. Huiszoeking is soms nodig!
• Soms hebben de pastoor of leden van het kerkbestuur bezwaar tegen het inventariseren van het parochiearchief. Het bisdom maakt afspraken met het kerkbestuur wanneer en hoe de toegang tot de archiefstukken en de zoektocht naar archiefstukken geregeld wordt.
• Ook kerkmeesters kunnen thuis archiefstukken hebben.
• Een interessante kroniek van de pastoor uit Baarlo over het oude en nieuwe licht omstreeks 1860.
• Stukken in het Latijn of Frans in oudere archieven. Het bisdom kan helpen bij het ontdekken van de inhoud.
• Het kan zijn dat diverse stukken uit een alfabetisch geordende klapper afzonderlijk dienen te worden beschreven. Zo ook de stukken in enveloppen waar van alles in zit.
• In de parochie Kessel-Eik was tot 1946 alleen een kapel. Daarna werd het een rectoraat en vanaf 1974 een parochie. Deze driedeling is in het archief terug te zien.
• De boekhouding vult soms de ontbrekende jaarstukken aan.
• Dodenlijst is een goedkopere misintentie.
• Soms is bij stichting vastgelegd dat de pastoor / priester een bezoek aan het graf moet brengen en een gebed zal uitspreken.
• Katafalk is een lege versierde doodskist die de echte vervangt tijdens rouwplechtigheid.
Huiswerk:
De cursisten maken voor de volgende keer een overzicht van de stukken die ze zijn tegengekomen. Ze sturen het overzicht naar Jacques van Rensch en Mart Bohnen.
Beschrijvingswerkzaamheden.
• Archiefbestanddelen beschrijven in de redactionele vorm, de wijze van bundelen ( = de uiterlijke vorm: 1 omslag, 1 deel, 1 pak enz.) vermelden en de datum.
• Als het kan stukken bundelen ( = samenvoegen tot een "Stukken betreffende" -beschrijving met vermelding van de actor en de handeling) .
• Aan oude plaatsingslijsten mag best gesleuteld worden. Stukken betreffende de aankoop van een huis is een betere en gemakkelijkere beschrijving dan het specifiek beschrijven van een aankoopakte.
Deze les gaat over de zakelijke kant van de parochie.
Geld, onroerend goed, beleggingen.
Bezittingen zijn opgedeeld in fondsen / stichtingen / fundaties (les 5).
Franse tijd.
• Omstreeks 1796-1798 werden goederen van de parochie in beslag genomen door de Republiek. De goederen die nodig zijn voor de zielzorg kreeg de parochie terug van de Domeinen. In de regio Sittard en Noord-Limburg is veel bewaard gebleven. In Zuid-Limburg is dat minder.
• Na concordaat van 1801, de vrede van Napoleon met de paus, werden de goederen teruggegeven. Eindeloze procedures over eigendommen staan beschreven in ingewikkelde belangrijke stukken van de parochies Helden / Susteren / Baarlo.
• Bij Koninklijk Besluit van 1817 konden de kerkbesturen een lijst indienen met aanspraken. Als de lijst wordt goedgekeurd dan werd het bezit hersteld. De lijsten waren de basis voor de bezittingen van de parochies in de 19e eeuw.
Hypotheek
Hypotheken hadden een looptijd van 30 jaar. Rente werd berekend in geld of graan. Als de schuld nog niet was afgelost kwam er na 30 jaar een nieuwe titel. Deze aktes in blokken beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk).
Geldbeleggingen
De parochie ontving grondrentes. De documenten bestaan uit: 1. Akte; 2. uittreksel uit het kadaster; 3. Borderel; 4. Verzekeringspolis (vanaf 20e eeuw)
Een borderel is een is een staat die een uittreksel uit een financieel document bevat, of in dit geval, uittreksel dat de akte in het hypotheekregister is ingeschreven.
Als de akte is teruggeven (schuld is afgelost), dan blijft alleen de borderel over. Rente kan ook worden afgekocht door betaling van een basiskapitaal.
Op de hypotheekakte staat “In naam der Koningin”. Dit is een executoriale titel. Dat wil zeggen: Zonder tussenkomst van de rechter kan de vordering onmiddellijk worden verhaald.
Geldbeleggingen bundelen en als bundel beschrijven.
Verhuur en verpachting
Grond werd vaak in één handeling verpacht aan alle pachters.
Ook boven de pachtcontracten staat “In naam der Koningin”. In dit geval is verhaal op de pachter mogelijk door, zonder tussenkomst, beslag te leggen op andere goederen van de pachter.
Verhuur en verpachting bundelen en als bundel beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk beschrijven).
• Documenten van andere parochies moeten in de regel worden toegevoegd aan het archief van die parochies (terug naar die parochies). Dit gebeurt in overleg met Mart Bohnen.
• Offertes van niet gegunde zaken kunnen weg. Het verslag van een gunning wordt bewaard.
• Niet doorgegane nieuwbouwplannen worden bewaard.
• Zaken moet je op hoofdlijnen kunnen reconstrueren.
• Stukken over het feitelijk beheer van gebouwen zijn heel verschillend. Zo ook hun bewaartermijn. Dit komt terug in de vervolglessen.
• Verzekeringsstukken zoals polissen en rekeningen kunnen weg nadat het contract beëindigd is, tenzij uit de polis blijkt dat de inventaris flink is veranderd. Bijbehorende inventarislijsten worden in ieder geval bewaard.
• Nieuwjaarsrede met statistiek. Uit de rede blijkt dat de informatie van de statistiek is gebruikt.
Deze stukken kunnen moeten uit elkaar, maar krijgen wel een verwijzing naar elkaar.
• Een fundatie- of stokregister kan ook afschriften over andere zaken dan alleen afschriften over misfundaties bevatten.
• Grote archieven kunnen worden gesplitst in tijdperken.
• Archiefstukken liggen verspreid in de pastorie. Huiszoeking is soms nodig!
• Soms hebben de pastoor of leden van het kerkbestuur bezwaar tegen het inventariseren van het parochiearchief. Het bisdom maakt afspraken met het kerkbestuur wanneer en hoe de toegang tot de archiefstukken en de zoektocht naar archiefstukken geregeld wordt.
• Ook kerkmeesters kunnen thuis archiefstukken hebben.
• Een interessante kroniek van de pastoor uit Baarlo over het oude en nieuwe licht omstreeks 1860.
• Stukken in het Latijn of Frans in oudere archieven. Het bisdom kan helpen bij het ontdekken van de inhoud.
• Het kan zijn dat diverse stukken uit een alfabetisch geordende klapper afzonderlijk dienen te worden beschreven. Zo ook de stukken in enveloppen waar van alles in zit.
• In de parochie Kessel-Eik was tot 1946 alleen een kapel. Daarna werd het een rectoraat en vanaf 1974 een parochie. Deze driedeling is in het archief terug te zien.
• De boekhouding vult soms de ontbrekende jaarstukken aan.
• Dodenlijst is een goedkopere misintentie.
• Soms is bij stichting vastgelegd dat de pastoor / priester een bezoek aan het graf moet brengen en een gebed zal uitspreken.
• Katafalk is een lege versierde doodskist die de echte vervangt tijdens rouwplechtigheid.
Huiswerk:
De cursisten maken voor de volgende keer een overzicht van de stukken die ze zijn tegengekomen. Ze sturen het overzicht naar Jacques van Rensch en Mart Bohnen.
Beschrijvingswerkzaamheden.
• Archiefbestanddelen beschrijven in de redactionele vorm, de wijze van bundelen ( = de uiterlijke vorm: 1 omslag, 1 deel, 1 pak enz.) vermelden en de datum.
• Als het kan stukken bundelen ( = samenvoegen tot een "Stukken betreffende" -beschrijving met vermelding van de actor en de handeling) .
• Aan oude plaatsingslijsten mag best gesleuteld worden. Stukken betreffende de aankoop van een huis is een betere en gemakkelijkere beschrijving dan het specifiek beschrijven van een aankoopakte.
Deze les gaat over de zakelijke kant van de parochie.
Geld, onroerend goed, beleggingen.
Bezittingen zijn opgedeeld in fondsen / stichtingen / fundaties (les 5).
Franse tijd.
• Omstreeks 1796-1798 werden goederen van de parochie in beslag genomen door de Republiek. De goederen die nodig zijn voor de zielzorg kreeg de parochie terug van de Domeinen. In de regio Sittard en Noord-Limburg is veel bewaard gebleven. In Zuid-Limburg is dat minder.
• Na concordaat van 1801, de vrede van Napoleon met de paus, werden de goederen teruggegeven. Eindeloze procedures over eigendommen staan beschreven in ingewikkelde belangrijke stukken van de parochies Helden / Susteren / Baarlo.
• Bij Koninklijk Besluit van 1817 konden de kerkbesturen een lijst indienen met aanspraken. Als de lijst wordt goedgekeurd dan werd het bezit hersteld. De lijsten waren de basis voor de bezittingen van de parochies in de 19e eeuw.
Hypotheek
Hypotheken hadden een looptijd van 30 jaar. Rente werd berekend in geld of graan. Als de schuld nog niet was afgelost kwam er na 30 jaar een nieuwe titel. Deze aktes in blokken beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk).
Geldbeleggingen
De parochie ontving grondrentes. De documenten bestaan uit: 1. Akte; 2. uittreksel uit het kadaster; 3. Borderel; 4. Verzekeringspolis (vanaf 20e eeuw)
Een borderel is een is een staat die een uittreksel uit een financieel document bevat, of in dit geval, uittreksel dat de akte in het hypotheekregister is ingeschreven.
Als de akte is teruggeven (schuld is afgelost), dan blijft alleen de borderel over. Rente kan ook worden afgekocht door betaling van een basiskapitaal.
Op de hypotheekakte staat “In naam der Koningin”. Dit is een executoriale titel. Dat wil zeggen: Zonder tussenkomst van de rechter kan de vordering onmiddellijk worden verhaald.
Geldbeleggingen bundelen en als bundel beschrijven.
Verhuur en verpachting
Grond werd vaak in één handeling verpacht aan alle pachters.
Ook boven de pachtcontracten staat “In naam der Koningin”. In dit geval is verhaal op de pachter mogelijk door, zonder tussenkomst, beslag te leggen op andere goederen van de pachter.
Verhuur en verpachting bundelen en als bundel beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk beschrijven).
donderdag 12 januari 2012
Les 5 Parochiearchieven
In deze les wordt de zakelijke kant van de administratie behandeld.
Wederom verzorgde archivaris Jacques van Rensch een zeer interessante les.
Stichting:
Een stichting
-is een rechtspersoon. Andere rechtspersonen zijn vereniging en vennootschap (NV en BV);
-heeft een doelstelling, die vermeld is in de statuten, en bestuurders;
-heeft een vermogen (geld of onroerend goed).
Stichtingen van de parochie omstreeks 1800, hun bestuur en de doelstelling:
-de(kerk)fabriek of fabrice: is een rechtspersoon met bestuurders (kerkmeesters) die een vermogen beheert;
-de pastorie: de pastoor hebeert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de pastoor;
-kapelanie: de kapelaan beheert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de kapelaan;
-kosterie;-benefities;-altaren;-officie.
Kijk in de kerkvisitaties.
Anniversarium:
Anniversarium of jaargetijden zijn jaardiensten voor een overledene. Ze waren vaak eeuwigdurend en in de kalender vastgelegd.
Missen werden gelezen uit opbrengsten van belegd geld of verpachte grond.
Decreet 1809:
In 1809 wordt door Napoleon Bonaparte een keizerlijk decreet uitgevaardigd dat de kerkfabrieken verplicht de kerkgebouwen te onderhouden. De Kerfabrieken behoorden tot de staat. Stichtingen met zielzorg mochten onder de parochie blijven.
Tot ver in de 19e eeuw zijn waren er processen over ontdekte goederen die terug moesten naar de kerk. Bewijslast lag bij de kerk. In 1917 kwam er een definitieve lijst met bezittingen.
De diverse stichtingen werden beheerd door de kerkmeesters en de pastoor. Dit is terug te zien in de boekhouding van de parochie.
Overheidsbemoeienis tot ongeveer 1875::
Het aanvaarden van stichtingen van jaargetijden was onderworpen aan toestemming/machtiging van de Staat en van kerkelijke zijde.
Tot 1871 was er een apart Ministerie van Eredienst. Het Ministerie van Eredienst is een voormalig Nederlands ministerie tussen 1806 en 1871 dat gericht was op religieuze zaken. Tussen 1815 en 1871 was het ministerie gesplitst in een Ministerie van Zaken van de Hervormde en andere Erediensten, behalve die der Rooms-Katholieke en een Ministerie van Zaken der Rooms-Katholieke Eredienst.
Het Provinciaal jaarverslag bevatte jaargetijden die goedgekeurd zijn.
Na 1875 trekt de overheid zich terug.
20e eeuw:
In de 20e eeuw komen er nog meer vormen van vermogensgroei en -beheer. Via testament en schenking kreeg de parochie ook inkomsten. Er was een toename van eenvoudige stichtingen voor missen.
Het archiveren van jaargetijden:
Stukken per stichting horen bij elkaar.
Niet doorgegane jaargetijden worden ook bewaard, omdat die bijna nooit aangetroffen worden.
In de inventaris worden bij de zakelijke kant de jaargertijden apart genoemd.
Ze blijven in de stokregisters. Losse stukken die worden aangetroffen worden uiteraard afzonderlijk gearchiveerd en beschreven.
Administratie van de stichtingen:
Stichtingen verplichten de kerk ergens toe.
De administratie werd bijgehoudenn in stokregisters (legger waar vaste goederen en inkomsten in staan).
Het ordenen van stichtingen (losse stukken) is chronologisch. Ze worden in blokken van 10 jaar, met per stichting een strookje beschreven.
Voor de vroegere periode zijn stokregisters een belangrijk hulpmiddelom door elkaar geraakte stichtingspapieren weer op volgorde te brengen. In de boekhouding van de penningmeester zie je de stichtingen terug.
Agenda's en kalenders
In de agenda's/kalenders van de parochie komen stichtingen voor missen ook terug. Indien de registratie van de te lezen missen op een andere manier ook wordt overgeleverd (parochieblad), kunnen de agenda's en kalenders na 7 jaar worden vernietigd.
Reductie:
Het teloorgaan van bezit en inflatie wordt opgevangen door reductie. bijvoorbeeld reductie van hoogmis naar gewone mis.
Reductiepapieren hebben betrekking op langlopende financiële verplichtingen.
Fusie van parochies:
Indien parochies fuseren blijft de rechtspersoon bestaan. Omdat legaten (tastament) specifiek aan een parochie zijn gegeven, kunnen ze niet naar de nieuwe parochie. In de boekhouding moet dit terug te zien zijn. De bezittingen worden bij fusie behandeld als bij faillissement.
Boekjes:
Tijdens de les circuleerden de volgende boekjes.
-Van Aartsbisschop tot Zonnelied van Mathieu Spiertz 1998 (woordenlijst over de katholieke kerk).
-Handboekje der Rooms Katholieke Eredienst van het Ministerie van de Eredienst 1859.
Wederom verzorgde archivaris Jacques van Rensch een zeer interessante les.
Stichting:
Een stichting
-is een rechtspersoon. Andere rechtspersonen zijn vereniging en vennootschap (NV en BV);
-heeft een doelstelling, die vermeld is in de statuten, en bestuurders;
-heeft een vermogen (geld of onroerend goed).
Stichtingen van de parochie omstreeks 1800, hun bestuur en de doelstelling:
-de(kerk)fabriek of fabrice: is een rechtspersoon met bestuurders (kerkmeesters) die een vermogen beheert;
-de pastorie: de pastoor hebeert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de pastoor;
-kapelanie: de kapelaan beheert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de kapelaan;
-kosterie;-benefities;-altaren;-officie.
Kijk in de kerkvisitaties.
Anniversarium:
Anniversarium of jaargetijden zijn jaardiensten voor een overledene. Ze waren vaak eeuwigdurend en in de kalender vastgelegd.
Missen werden gelezen uit opbrengsten van belegd geld of verpachte grond.
Decreet 1809:
In 1809 wordt door Napoleon Bonaparte een keizerlijk decreet uitgevaardigd dat de kerkfabrieken verplicht de kerkgebouwen te onderhouden. De Kerfabrieken behoorden tot de staat. Stichtingen met zielzorg mochten onder de parochie blijven.
Tot ver in de 19e eeuw zijn waren er processen over ontdekte goederen die terug moesten naar de kerk. Bewijslast lag bij de kerk. In 1917 kwam er een definitieve lijst met bezittingen.
De diverse stichtingen werden beheerd door de kerkmeesters en de pastoor. Dit is terug te zien in de boekhouding van de parochie.
Overheidsbemoeienis tot ongeveer 1875::
Het aanvaarden van stichtingen van jaargetijden was onderworpen aan toestemming/machtiging van de Staat en van kerkelijke zijde.
Tot 1871 was er een apart Ministerie van Eredienst. Het Ministerie van Eredienst is een voormalig Nederlands ministerie tussen 1806 en 1871 dat gericht was op religieuze zaken. Tussen 1815 en 1871 was het ministerie gesplitst in een Ministerie van Zaken van de Hervormde en andere Erediensten, behalve die der Rooms-Katholieke en een Ministerie van Zaken der Rooms-Katholieke Eredienst.
Het Provinciaal jaarverslag bevatte jaargetijden die goedgekeurd zijn.
Na 1875 trekt de overheid zich terug.
20e eeuw:
In de 20e eeuw komen er nog meer vormen van vermogensgroei en -beheer. Via testament en schenking kreeg de parochie ook inkomsten. Er was een toename van eenvoudige stichtingen voor missen.
Het archiveren van jaargetijden:
Stukken per stichting horen bij elkaar.
Niet doorgegane jaargetijden worden ook bewaard, omdat die bijna nooit aangetroffen worden.
In de inventaris worden bij de zakelijke kant de jaargertijden apart genoemd.
Ze blijven in de stokregisters. Losse stukken die worden aangetroffen worden uiteraard afzonderlijk gearchiveerd en beschreven.
Administratie van de stichtingen:
Stichtingen verplichten de kerk ergens toe.
De administratie werd bijgehoudenn in stokregisters (legger waar vaste goederen en inkomsten in staan).
Het ordenen van stichtingen (losse stukken) is chronologisch. Ze worden in blokken van 10 jaar, met per stichting een strookje beschreven.
Voor de vroegere periode zijn stokregisters een belangrijk hulpmiddelom door elkaar geraakte stichtingspapieren weer op volgorde te brengen. In de boekhouding van de penningmeester zie je de stichtingen terug.
Agenda's en kalenders
In de agenda's/kalenders van de parochie komen stichtingen voor missen ook terug. Indien de registratie van de te lezen missen op een andere manier ook wordt overgeleverd (parochieblad), kunnen de agenda's en kalenders na 7 jaar worden vernietigd.
Reductie:
Het teloorgaan van bezit en inflatie wordt opgevangen door reductie. bijvoorbeeld reductie van hoogmis naar gewone mis.
Reductiepapieren hebben betrekking op langlopende financiële verplichtingen.
Fusie van parochies:
Indien parochies fuseren blijft de rechtspersoon bestaan. Omdat legaten (tastament) specifiek aan een parochie zijn gegeven, kunnen ze niet naar de nieuwe parochie. In de boekhouding moet dit terug te zien zijn. De bezittingen worden bij fusie behandeld als bij faillissement.
Boekjes:
Tijdens de les circuleerden de volgende boekjes.
-Van Aartsbisschop tot Zonnelied van Mathieu Spiertz 1998 (woordenlijst over de katholieke kerk).
-Handboekje der Rooms Katholieke Eredienst van het Ministerie van de Eredienst 1859.
Abonneren op:
Posts (Atom)
