In deze les worden de ingeleverde beschrijvingen besproken.
• De volgorde van werken is als volgt: Eerst ordenen en dan beschrijven.
• De inventaris van het dekenaat Weert en het overzicht van soorten stukken die je in parochiearchieven kunt aantreffen, bevatten in het algemeen goede voorbeelden van beschrijvingen.
• Het begin en einde van de archieven aangeven. Een cesuur is soms nodig om de omvang te beperken.
• Bijlagen met indexen is alleen zinvol voor bijzondere zaken. Geen index maken voor reguliere zaken.
• Inventaris niet te gedetailleerd maken.
Er wordt een rondgang langs de archieven gemaakt. Aan het einde van de cursus zou iedere cursist (een blok van) een archief beschreven moeten hebben.
Beschrijvingen:
• In het algemeen zijn beschrijving al snel te gedetailleerd.
• De functie van een document moet in de beschrijving worden genoemd. Functies zijn Beschikking, goedkeuring, vergunning. “Brief aan of van” is niet goed.
• “Registers” zijn afschriften of ingangen beter is protocollen of minuten van akten.
• Een beschrijving begint met de redactionele vorm, dan de datum en als laatste het ontwikkelingstadium van de te beschrijven documenten.
• Een beschrijving zoveel mogelijk in de Nederlandse taal maken.
• Verschillende schulden voor één specifiek doel mogen bij elkaar gebundeld en beschreven worden. De beschrijving begint dan met “stukken betreffende”.
• Fasen in een dossier kunnen apart beschreven worden.
Wat bewaren:
• Handleidingen worden alleen bewaard als ze nodig zijn om bepaalde stukken de kunnen lezen of begrijpen.
• Documenten die juridische en / of zakelijke consequenties hebben worden meestal bewaard en beschreven.
• Niet gerealiseerde zaken kunnen meestal weg. Niet gerealiseerde grote zaken worden wel bewaard in verband met hun impact op de parochie.
• De stukken van het dekenaat hoeven niet in de parochiearchieven te worden bewaard, tenzij blijkt dat deze stukken er niet meer zijn. Dan worden deze stukken wel bij de parochiearchieven bewaard.
• Het dekenaatarchief wordt niet met deze stukken gereconstrueerd.
• Er worden alleen stukken aan de archiefvormer teruggegeven als deze onterecht in het archief verblijven.
• Stukken die weg mogen worden op een lijst vermeld en bewaard totdat hierover in de volgende lessen instructies komen.
Bundelen:
• Bundelen van homogene zaken is goed.
• Een band is een deel bestaande uit een aantal in boekvorm genaaide of gebonden bescheiden, die afzonderlijk zijn ontstaan.
• Een dossier is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak.
Het is een complex van handelingen met een begin en een eind.
Het komt voor dat één dossier over meerdere mappen is verdeeld.
In de praktijk zijn er drie soorten dossiers ontstaan:
Stukken betreffende één zaak in één map.
Verschillende zaken in één map (het betreft zaken van hetzelfde type)
Allemaal verschillende onderwerpen in één map. Bindend is de persoon of het object.
• “Schrift”wordt niet gebruikt. Wel katern of deel.
• Stukken worden alleen met een hechtmechaniek gebundeld als er al gaatjes inzitten.
De stukken inzien:
• De geïnventariseerde archiefstukken zijn meestal 50 jaar na hun ontstaan openbaar.
• Stukken over personen worden na 75 jaar of zelfs pas na 100 jaar openbaar.
• Op verzoek kan eerder toegang worden verleend.
• De archiefvormers hebben natuurlijk altijd toegang tot hun archief.
Diverse:
Bineren is 2 keer per dag een mis lezen.
Volgende bijeenkomst is 29 maart. 15 maart is er geen les.
dinsdag 6 maart 2012
dinsdag 7 februari 2012
Les 7 Parochiearchieven
Boekhouding van de parochie
Rechtsopvolger van een parochie blijft verantwoordelijk voor de archiefstukken en de archiefvorming van die voormalige parochie.
Vanaf de 19e eeuw werd er een begroting gemaakt.
Boekjaar
Het boekjaar was eerst over een vol kalenderjaar, maar vanaf omstreeks 1900- jaren zestig liep het van 1 april t/m 31 maart. (gebroken boekjaar). Bij scholen was dat vroeger ook zo. Na de financiële gelijkschakeling van openbaar en bijzonder onderwijs in 1920 werden in Limburg veel openbare scholen omgezet in katholieke scholen.
Systemen
Voor de 19e eeuw werden de vaste inkomsten per object met een beschrijving per jaar van de werkelijke boekingen systematisch vastgelegd in een manuaal (renteregister of inkomstenboek).
In het kasboek dat later kwam, werden boekingen in chronologische volgorde vastgelegd. Het bijbehorende grootboek gaf een systematisch overzicht van inkomsten en uitgaven in rubrieken.
Het tabellarisch kasboek is een combinatie van kasboek en grootboek. Zie het voorbeeld.
Datum ..Kas/bank/giro ..Onderhoud.gebouw ..Misbenodigdheden ..Verzekering
Februari 2 ......100 ...............100
Februari 3 ......100 ...................................100
Februari 4 .......50 ...................................................50
Februari 5 ......100 ...............100
.....................350 ...............200 .............100 ........50
Verder zijner nog financiële dagboeken ofwel journaals.
De oudere financiële administratie moet in zijn geheel worden bewaard. Voor de selectie en vernietiging van stukken vanaf de jaren zestig) verwijzen naar het overzicht van te bewaren en te vernietigen stukken dat we ze aan het begin van de cursus hebben aangereikt.
Tijdpad
Voor 1800 gebruikte men in de financiële administratie vooral manualen en jaarrekeningen met eventueel bijlagen. Vanaf de Franse tijd werd ieder jaar een begroting en rekening opgemaakt, die beide een zelfde model volgen. Vanaf de 20e eeuw werd het financiële systeem verfijnd met de introductie van kasboeken en hulpkasboeken.
Verantwoordelijkheid
Voor 1800 waren de ontvangers aansprakelijk. Ze moesten borg staan en de rekening werd afgehoord.
De begroting en rekening hadden dezelfde opmaak en behoefden de goedkeuring van het bisdom.
Balans
In de balans kun je sturen met de waarde van bezittingen, door gebruik te maken van afschrijvingen. (vermindering van de waarde van bezittingen).
Rekening
Bewijsstukken bij de rekening zijn 1. Balans, 2.“algemene staat” en 3. Facturen en andere bijlagen.
Bankafschrift bijlagen mogen op termijn weg.
Facturen van grote en bijzondere zaken worden bewaard.
Mandaten
Mandaten zijn formulieren behorend bij de facturen waaruit blijkt dat de penningmeester de betaling mag doen.
Gecombineerde brieven/facturen horen bij de correspondentie.
Feitjes
De kerkbaljuw, in de volksmond meestal suisse genoemd, is een ordebewaker in een kerk. Het is een kerkelijk ambt dat ontstaan is op het einde van de 19e eeuw. De naam suisse duidt erop dat de kerkbaljuw werd vergeleken met de pauselijke Zwitserse garde. Tot de taken van de suisse behoorde het ophalen van de priester in de sacristie, om hem - na de mis - weer voor te gaan naar de sacristie. Tijdens de consecratie salueerde de suisse, staande vooraan in het middenpad van de kerk.
Dit ambt werd veelal doorgegeven van vader op zoon en het werd als een eer beschouwd het te mogen vervullen.
Sinds de Tweede Beeldenstorm verdween het ambt in tal van parochies, maar hier en daar kan men nog een suisse tegenkomen
Ceremoniemeester De term komt oorspronkelijk uit de rooms-katholieke Kerk. De ceremoniemeester organiseert en repeteert de rituelen van elke mis.
Huiswerk
• Voorbeelden beschrijven bestanddelen staan in de inventaris van de parochie Weert, regels voor het voorlopig beschrijven van archiefbestanddelen en in het Lexicon.
• Beschrijving aanvullen met ontwikkelingsstadium.
Stukken betreffende (handeling plus zelfstandig naamwoord) (concept / minuut)
• Vorm en materiële toestand gaat over:
1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, deel, register, protocol.
• Aantal en interne orde van het archiefbestanddeel hoeft niet te worden beschreven.
• Probeer Latijnse benamingen te vermijden en kies Nederlandse woorden. Gebruik: protocol van doopakten, huwelijksakten. Uitzondering is Liber memoriale (parochiekroniek)
• Af en toe is het zinvol een specificatie te geven of te verwijzen naar een bijlage die achter in de inventaris staat. Bijvoorbeeld: Notulen met bijlagen. Of NB. Zie bijlage of (specificatie).
• Bij parochiekroniek kan aparte bijlage zinvol zijn.
• Verwijzingen maken bij parochievreemde stukken.
• Bij grote archieven een logische scheiding aanbrengen. Advies: Ergens rond de Franse tijd. Zwaartepunt om te bepalen bij welk deelarchief lopende zaken horen is de besluitvorming.
• Dekenaatstukken in aparte deelcollectie bewaren. Het is meestal geen apart archief. Aparte archiefvormer is er alleen als er aparte dekenale besturen en –financiën zijn.
Volgende les: 1 maart
Rechtsopvolger van een parochie blijft verantwoordelijk voor de archiefstukken en de archiefvorming van die voormalige parochie.
Vanaf de 19e eeuw werd er een begroting gemaakt.
Boekjaar
Het boekjaar was eerst over een vol kalenderjaar, maar vanaf omstreeks 1900- jaren zestig liep het van 1 april t/m 31 maart. (gebroken boekjaar). Bij scholen was dat vroeger ook zo. Na de financiële gelijkschakeling van openbaar en bijzonder onderwijs in 1920 werden in Limburg veel openbare scholen omgezet in katholieke scholen.
Systemen
Voor de 19e eeuw werden de vaste inkomsten per object met een beschrijving per jaar van de werkelijke boekingen systematisch vastgelegd in een manuaal (renteregister of inkomstenboek).
In het kasboek dat later kwam, werden boekingen in chronologische volgorde vastgelegd. Het bijbehorende grootboek gaf een systematisch overzicht van inkomsten en uitgaven in rubrieken.
Het tabellarisch kasboek is een combinatie van kasboek en grootboek. Zie het voorbeeld.
Datum ..Kas/bank/giro ..Onderhoud.gebouw ..Misbenodigdheden ..Verzekering
Februari 2 ......100 ...............100
Februari 3 ......100 ...................................100
Februari 4 .......50 ...................................................50
Februari 5 ......100 ...............100
.....................350 ...............200 .............100 ........50
Verder zijner nog financiële dagboeken ofwel journaals.
De oudere financiële administratie moet in zijn geheel worden bewaard. Voor de selectie en vernietiging van stukken vanaf de jaren zestig) verwijzen naar het overzicht van te bewaren en te vernietigen stukken dat we ze aan het begin van de cursus hebben aangereikt.
Tijdpad
Voor 1800 gebruikte men in de financiële administratie vooral manualen en jaarrekeningen met eventueel bijlagen. Vanaf de Franse tijd werd ieder jaar een begroting en rekening opgemaakt, die beide een zelfde model volgen. Vanaf de 20e eeuw werd het financiële systeem verfijnd met de introductie van kasboeken en hulpkasboeken.
Verantwoordelijkheid
Voor 1800 waren de ontvangers aansprakelijk. Ze moesten borg staan en de rekening werd afgehoord.
De begroting en rekening hadden dezelfde opmaak en behoefden de goedkeuring van het bisdom.
Balans
In de balans kun je sturen met de waarde van bezittingen, door gebruik te maken van afschrijvingen. (vermindering van de waarde van bezittingen).
Rekening
Bewijsstukken bij de rekening zijn 1. Balans, 2.“algemene staat” en 3. Facturen en andere bijlagen.
Bankafschrift bijlagen mogen op termijn weg.
Facturen van grote en bijzondere zaken worden bewaard.
Mandaten
Mandaten zijn formulieren behorend bij de facturen waaruit blijkt dat de penningmeester de betaling mag doen.
Gecombineerde brieven/facturen horen bij de correspondentie.
Feitjes
De kerkbaljuw, in de volksmond meestal suisse genoemd, is een ordebewaker in een kerk. Het is een kerkelijk ambt dat ontstaan is op het einde van de 19e eeuw. De naam suisse duidt erop dat de kerkbaljuw werd vergeleken met de pauselijke Zwitserse garde. Tot de taken van de suisse behoorde het ophalen van de priester in de sacristie, om hem - na de mis - weer voor te gaan naar de sacristie. Tijdens de consecratie salueerde de suisse, staande vooraan in het middenpad van de kerk.
Dit ambt werd veelal doorgegeven van vader op zoon en het werd als een eer beschouwd het te mogen vervullen.
Sinds de Tweede Beeldenstorm verdween het ambt in tal van parochies, maar hier en daar kan men nog een suisse tegenkomen
Ceremoniemeester De term komt oorspronkelijk uit de rooms-katholieke Kerk. De ceremoniemeester organiseert en repeteert de rituelen van elke mis.
Huiswerk
• Voorbeelden beschrijven bestanddelen staan in de inventaris van de parochie Weert, regels voor het voorlopig beschrijven van archiefbestanddelen en in het Lexicon.
• Beschrijving aanvullen met ontwikkelingsstadium.
Stukken betreffende (handeling plus zelfstandig naamwoord) (concept / minuut)
• Vorm en materiële toestand gaat over:
1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, deel, register, protocol.
• Aantal en interne orde van het archiefbestanddeel hoeft niet te worden beschreven.
• Probeer Latijnse benamingen te vermijden en kies Nederlandse woorden. Gebruik: protocol van doopakten, huwelijksakten. Uitzondering is Liber memoriale (parochiekroniek)
• Af en toe is het zinvol een specificatie te geven of te verwijzen naar een bijlage die achter in de inventaris staat. Bijvoorbeeld: Notulen met bijlagen. Of NB. Zie bijlage of (specificatie).
• Bij parochiekroniek kan aparte bijlage zinvol zijn.
• Verwijzingen maken bij parochievreemde stukken.
• Bij grote archieven een logische scheiding aanbrengen. Advies: Ergens rond de Franse tijd. Zwaartepunt om te bepalen bij welk deelarchief lopende zaken horen is de besluitvorming.
• Dekenaatstukken in aparte deelcollectie bewaren. Het is meestal geen apart archief. Aparte archiefvormer is er alleen als er aparte dekenale besturen en –financiën zijn.
Volgende les: 1 maart
zaterdag 4 februari 2012
Vrijwilligers aan de slag in het archief van Peel en Maas. Deel 2
Bouwvergunningen uit BaarloI
n de voormalige gemeente Maasbree waren drie vrijwilligers actief met het vindbaar maken van de bouwvergunningen van Maasbree. Dankzij dat werk zijn historische bouwvergunningen van Maasbree gemakkelijk te vinden en in te zien.
De vergunningen waren namelijk beschreven op kadasternummer zoals dat ten tijde van de verstrekking gold. Intussen wordt dat kadasternummer niet meer gebruikt en is bij de huidige ambtenaren niet meer bekend.
Door onderzoek in de kadastrale leggers en het ter plaatse bestuderen van de situatie hebben de vrijwilligers de vergunningen voorzien van het huidige adres en huisnummer. De vergunningen zijn nu weer bruikbaar voor de administratie en historisch onderzoek.
De vrijwilligers beleven veel plezier aan het onderzoekswerk.
Vlak voor Nieuwjaar hebben deze vrijwilligers de collectie bouwvergunningen van Baarlo onderhanden genomen. Ook deze collectie zal in het voorjaar beschikbaar komen voor de administratie van de gemeente Peel en Maas en voor historisch onderzoek door archiefbezoekers.
Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.
Voor deze mensen geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
donderdag 26 januari 2012
Bezoek van groep 8 basisschool Den Doelhof uit Meijel
In januari werd de gemeente en ook het gemeentearchief vereerd met een bezoek van leerlingen van basisschool Den Doelhof uit Meijel.
Archief
Drie groepen 8 van deze school maakten kennis met het archief.
De functie van het archief werd uitgelegd. Gezamenlijk werd een stamboomonderzoekje uitgevoerd.
Meijel
Het dorp Meijel en de informatie daarover op de archiefdienstwebsite werd onder de aandacht gebracht. Ook werd taal, de verandering van taal en het Meijels dialect behandeld.
Citaten
Hieronder enkele citaten van deze leerlingen
citaten van groep 8 : "We gingen naar het archief er waren tonnen aan papier en je kon het met één hendel verplaatsen.
We gingen toen Gijs z’n oma en opa opzoeken met een oud paspoort. Daarna gingen we naar de bovenste verdieping."
"We kregen een kijkje in het archief en in de computerruimte. In het archief kregen we het wapen van Peel en Maas te zien en van de oude gemeente Meijel."
Vrijwilligers aan de slag in het archief van Peel en Maas.
Al enkele jaren is vrijwilligster mevrouw Paula Nunumete uit Baarlo actief in de oudste archiefcollectie van de voormalige gemeente Helden.
Het oudste archief van Helden, uit de periode 1588-1939, geniet veel belangstelling van archiefonderzoekers. De collectie heeft heel veel geleden van het gebruik door de jaren heen.
Mevrouw Nunumete noteert beschadigde documenten en biedt die ter restauratie aan. Omslagen en dozen worden vervangen en de verpakking gebeurd volgens nieuwe inzichten.
De heer Reinhold Louvet begon in 2006 met deze grote klus. Door zijn eerder opgedane werkervaring kan de heer Louvet, vrijwilligers waaronder mevrouw Nunumete prima begeleiden bij het vrijwilligerswerk.
De archiefcollectie was voorheen alleen in een papieren inventaris te raadplegen. Nu zijn de bestanddelen van het archief beschreven in een archiefprogramma, waardoor ze veel sneller en gemakkelijker vindbaar zijn. De papieren inventaris wordt verbeterd zodat deze beter leesbaar vanuit internet geraadpleegd kan worden.
Deze klus is zeer omvangrijk. We hopen dat door deze werkzaamheden in de toekomst nog veel archiefbezoekers van de inhoud van dit archief kunnen genieten. Met andere woorden: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
Wilt u meer weten over vrijwilligerswerk in het archief van Peel en Maas, informeer dan bij de gemeente en vraag naar Toos Wilms.
In ieder geval voor Paula en Reinhold geldt: Beleef het oude archief van Peel en Maas.
dinsdag 24 januari 2012
Les 6 Parochiearchieven
Wat treffen de vrijwilligers aan in de parochiearchieven en wat moeten ze er mee doen?
• Documenten van andere parochies moeten in de regel worden toegevoegd aan het archief van die parochies (terug naar die parochies). Dit gebeurt in overleg met Mart Bohnen.
• Offertes van niet gegunde zaken kunnen weg. Het verslag van een gunning wordt bewaard.
• Niet doorgegane nieuwbouwplannen worden bewaard.
• Zaken moet je op hoofdlijnen kunnen reconstrueren.
• Stukken over het feitelijk beheer van gebouwen zijn heel verschillend. Zo ook hun bewaartermijn. Dit komt terug in de vervolglessen.
• Verzekeringsstukken zoals polissen en rekeningen kunnen weg nadat het contract beëindigd is, tenzij uit de polis blijkt dat de inventaris flink is veranderd. Bijbehorende inventarislijsten worden in ieder geval bewaard.
• Nieuwjaarsrede met statistiek. Uit de rede blijkt dat de informatie van de statistiek is gebruikt.
Deze stukken kunnen moeten uit elkaar, maar krijgen wel een verwijzing naar elkaar.
• Een fundatie- of stokregister kan ook afschriften over andere zaken dan alleen afschriften over misfundaties bevatten.
• Grote archieven kunnen worden gesplitst in tijdperken.
• Archiefstukken liggen verspreid in de pastorie. Huiszoeking is soms nodig!
• Soms hebben de pastoor of leden van het kerkbestuur bezwaar tegen het inventariseren van het parochiearchief. Het bisdom maakt afspraken met het kerkbestuur wanneer en hoe de toegang tot de archiefstukken en de zoektocht naar archiefstukken geregeld wordt.
• Ook kerkmeesters kunnen thuis archiefstukken hebben.
• Een interessante kroniek van de pastoor uit Baarlo over het oude en nieuwe licht omstreeks 1860.
• Stukken in het Latijn of Frans in oudere archieven. Het bisdom kan helpen bij het ontdekken van de inhoud.
• Het kan zijn dat diverse stukken uit een alfabetisch geordende klapper afzonderlijk dienen te worden beschreven. Zo ook de stukken in enveloppen waar van alles in zit.
• In de parochie Kessel-Eik was tot 1946 alleen een kapel. Daarna werd het een rectoraat en vanaf 1974 een parochie. Deze driedeling is in het archief terug te zien.
• De boekhouding vult soms de ontbrekende jaarstukken aan.
• Dodenlijst is een goedkopere misintentie.
• Soms is bij stichting vastgelegd dat de pastoor / priester een bezoek aan het graf moet brengen en een gebed zal uitspreken.
• Katafalk is een lege versierde doodskist die de echte vervangt tijdens rouwplechtigheid.
Huiswerk:
De cursisten maken voor de volgende keer een overzicht van de stukken die ze zijn tegengekomen. Ze sturen het overzicht naar Jacques van Rensch en Mart Bohnen.
Beschrijvingswerkzaamheden.
• Archiefbestanddelen beschrijven in de redactionele vorm, de wijze van bundelen ( = de uiterlijke vorm: 1 omslag, 1 deel, 1 pak enz.) vermelden en de datum.
• Als het kan stukken bundelen ( = samenvoegen tot een "Stukken betreffende" -beschrijving met vermelding van de actor en de handeling) .
• Aan oude plaatsingslijsten mag best gesleuteld worden. Stukken betreffende de aankoop van een huis is een betere en gemakkelijkere beschrijving dan het specifiek beschrijven van een aankoopakte.
Deze les gaat over de zakelijke kant van de parochie.
Geld, onroerend goed, beleggingen.
Bezittingen zijn opgedeeld in fondsen / stichtingen / fundaties (les 5).
Franse tijd.
• Omstreeks 1796-1798 werden goederen van de parochie in beslag genomen door de Republiek. De goederen die nodig zijn voor de zielzorg kreeg de parochie terug van de Domeinen. In de regio Sittard en Noord-Limburg is veel bewaard gebleven. In Zuid-Limburg is dat minder.
• Na concordaat van 1801, de vrede van Napoleon met de paus, werden de goederen teruggegeven. Eindeloze procedures over eigendommen staan beschreven in ingewikkelde belangrijke stukken van de parochies Helden / Susteren / Baarlo.
• Bij Koninklijk Besluit van 1817 konden de kerkbesturen een lijst indienen met aanspraken. Als de lijst wordt goedgekeurd dan werd het bezit hersteld. De lijsten waren de basis voor de bezittingen van de parochies in de 19e eeuw.
Hypotheek
Hypotheken hadden een looptijd van 30 jaar. Rente werd berekend in geld of graan. Als de schuld nog niet was afgelost kwam er na 30 jaar een nieuwe titel. Deze aktes in blokken beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk).
Geldbeleggingen
De parochie ontving grondrentes. De documenten bestaan uit: 1. Akte; 2. uittreksel uit het kadaster; 3. Borderel; 4. Verzekeringspolis (vanaf 20e eeuw)
Een borderel is een is een staat die een uittreksel uit een financieel document bevat, of in dit geval, uittreksel dat de akte in het hypotheekregister is ingeschreven.
Als de akte is teruggeven (schuld is afgelost), dan blijft alleen de borderel over. Rente kan ook worden afgekocht door betaling van een basiskapitaal.
Op de hypotheekakte staat “In naam der Koningin”. Dit is een executoriale titel. Dat wil zeggen: Zonder tussenkomst van de rechter kan de vordering onmiddellijk worden verhaald.
Geldbeleggingen bundelen en als bundel beschrijven.
Verhuur en verpachting
Grond werd vaak in één handeling verpacht aan alle pachters.
Ook boven de pachtcontracten staat “In naam der Koningin”. In dit geval is verhaal op de pachter mogelijk door, zonder tussenkomst, beslag te leggen op andere goederen van de pachter.
Verhuur en verpachting bundelen en als bundel beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk beschrijven).
• Documenten van andere parochies moeten in de regel worden toegevoegd aan het archief van die parochies (terug naar die parochies). Dit gebeurt in overleg met Mart Bohnen.
• Offertes van niet gegunde zaken kunnen weg. Het verslag van een gunning wordt bewaard.
• Niet doorgegane nieuwbouwplannen worden bewaard.
• Zaken moet je op hoofdlijnen kunnen reconstrueren.
• Stukken over het feitelijk beheer van gebouwen zijn heel verschillend. Zo ook hun bewaartermijn. Dit komt terug in de vervolglessen.
• Verzekeringsstukken zoals polissen en rekeningen kunnen weg nadat het contract beëindigd is, tenzij uit de polis blijkt dat de inventaris flink is veranderd. Bijbehorende inventarislijsten worden in ieder geval bewaard.
• Nieuwjaarsrede met statistiek. Uit de rede blijkt dat de informatie van de statistiek is gebruikt.
Deze stukken kunnen moeten uit elkaar, maar krijgen wel een verwijzing naar elkaar.
• Een fundatie- of stokregister kan ook afschriften over andere zaken dan alleen afschriften over misfundaties bevatten.
• Grote archieven kunnen worden gesplitst in tijdperken.
• Archiefstukken liggen verspreid in de pastorie. Huiszoeking is soms nodig!
• Soms hebben de pastoor of leden van het kerkbestuur bezwaar tegen het inventariseren van het parochiearchief. Het bisdom maakt afspraken met het kerkbestuur wanneer en hoe de toegang tot de archiefstukken en de zoektocht naar archiefstukken geregeld wordt.
• Ook kerkmeesters kunnen thuis archiefstukken hebben.
• Een interessante kroniek van de pastoor uit Baarlo over het oude en nieuwe licht omstreeks 1860.
• Stukken in het Latijn of Frans in oudere archieven. Het bisdom kan helpen bij het ontdekken van de inhoud.
• Het kan zijn dat diverse stukken uit een alfabetisch geordende klapper afzonderlijk dienen te worden beschreven. Zo ook de stukken in enveloppen waar van alles in zit.
• In de parochie Kessel-Eik was tot 1946 alleen een kapel. Daarna werd het een rectoraat en vanaf 1974 een parochie. Deze driedeling is in het archief terug te zien.
• De boekhouding vult soms de ontbrekende jaarstukken aan.
• Dodenlijst is een goedkopere misintentie.
• Soms is bij stichting vastgelegd dat de pastoor / priester een bezoek aan het graf moet brengen en een gebed zal uitspreken.
• Katafalk is een lege versierde doodskist die de echte vervangt tijdens rouwplechtigheid.
Huiswerk:
De cursisten maken voor de volgende keer een overzicht van de stukken die ze zijn tegengekomen. Ze sturen het overzicht naar Jacques van Rensch en Mart Bohnen.
Beschrijvingswerkzaamheden.
• Archiefbestanddelen beschrijven in de redactionele vorm, de wijze van bundelen ( = de uiterlijke vorm: 1 omslag, 1 deel, 1 pak enz.) vermelden en de datum.
• Als het kan stukken bundelen ( = samenvoegen tot een "Stukken betreffende" -beschrijving met vermelding van de actor en de handeling) .
• Aan oude plaatsingslijsten mag best gesleuteld worden. Stukken betreffende de aankoop van een huis is een betere en gemakkelijkere beschrijving dan het specifiek beschrijven van een aankoopakte.
Deze les gaat over de zakelijke kant van de parochie.
Geld, onroerend goed, beleggingen.
Bezittingen zijn opgedeeld in fondsen / stichtingen / fundaties (les 5).
Franse tijd.
• Omstreeks 1796-1798 werden goederen van de parochie in beslag genomen door de Republiek. De goederen die nodig zijn voor de zielzorg kreeg de parochie terug van de Domeinen. In de regio Sittard en Noord-Limburg is veel bewaard gebleven. In Zuid-Limburg is dat minder.
• Na concordaat van 1801, de vrede van Napoleon met de paus, werden de goederen teruggegeven. Eindeloze procedures over eigendommen staan beschreven in ingewikkelde belangrijke stukken van de parochies Helden / Susteren / Baarlo.
• Bij Koninklijk Besluit van 1817 konden de kerkbesturen een lijst indienen met aanspraken. Als de lijst wordt goedgekeurd dan werd het bezit hersteld. De lijsten waren de basis voor de bezittingen van de parochies in de 19e eeuw.
Hypotheek
Hypotheken hadden een looptijd van 30 jaar. Rente werd berekend in geld of graan. Als de schuld nog niet was afgelost kwam er na 30 jaar een nieuwe titel. Deze aktes in blokken beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk).
Geldbeleggingen
De parochie ontving grondrentes. De documenten bestaan uit: 1. Akte; 2. uittreksel uit het kadaster; 3. Borderel; 4. Verzekeringspolis (vanaf 20e eeuw)
Een borderel is een is een staat die een uittreksel uit een financieel document bevat, of in dit geval, uittreksel dat de akte in het hypotheekregister is ingeschreven.
Als de akte is teruggeven (schuld is afgelost), dan blijft alleen de borderel over. Rente kan ook worden afgekocht door betaling van een basiskapitaal.
Op de hypotheekakte staat “In naam der Koningin”. Dit is een executoriale titel. Dat wil zeggen: Zonder tussenkomst van de rechter kan de vordering onmiddellijk worden verhaald.
Geldbeleggingen bundelen en als bundel beschrijven.
Verhuur en verpachting
Grond werd vaak in één handeling verpacht aan alle pachters.
Ook boven de pachtcontracten staat “In naam der Koningin”. In dit geval is verhaal op de pachter mogelijk door, zonder tussenkomst, beslag te leggen op andere goederen van de pachter.
Verhuur en verpachting bundelen en als bundel beschrijven (dus niet alle aktes afzonderlijk beschrijven).
donderdag 12 januari 2012
Les 5 Parochiearchieven
In deze les wordt de zakelijke kant van de administratie behandeld.
Wederom verzorgde archivaris Jacques van Rensch een zeer interessante les.
Stichting:
Een stichting
-is een rechtspersoon. Andere rechtspersonen zijn vereniging en vennootschap (NV en BV);
-heeft een doelstelling, die vermeld is in de statuten, en bestuurders;
-heeft een vermogen (geld of onroerend goed).
Stichtingen van de parochie omstreeks 1800, hun bestuur en de doelstelling:
-de(kerk)fabriek of fabrice: is een rechtspersoon met bestuurders (kerkmeesters) die een vermogen beheert;
-de pastorie: de pastoor hebeert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de pastoor;
-kapelanie: de kapelaan beheert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de kapelaan;
-kosterie;-benefities;-altaren;-officie.
Kijk in de kerkvisitaties.
Anniversarium:
Anniversarium of jaargetijden zijn jaardiensten voor een overledene. Ze waren vaak eeuwigdurend en in de kalender vastgelegd.
Missen werden gelezen uit opbrengsten van belegd geld of verpachte grond.
Decreet 1809:
In 1809 wordt door Napoleon Bonaparte een keizerlijk decreet uitgevaardigd dat de kerkfabrieken verplicht de kerkgebouwen te onderhouden. De Kerfabrieken behoorden tot de staat. Stichtingen met zielzorg mochten onder de parochie blijven.
Tot ver in de 19e eeuw zijn waren er processen over ontdekte goederen die terug moesten naar de kerk. Bewijslast lag bij de kerk. In 1917 kwam er een definitieve lijst met bezittingen.
De diverse stichtingen werden beheerd door de kerkmeesters en de pastoor. Dit is terug te zien in de boekhouding van de parochie.
Overheidsbemoeienis tot ongeveer 1875::
Het aanvaarden van stichtingen van jaargetijden was onderworpen aan toestemming/machtiging van de Staat en van kerkelijke zijde.
Tot 1871 was er een apart Ministerie van Eredienst. Het Ministerie van Eredienst is een voormalig Nederlands ministerie tussen 1806 en 1871 dat gericht was op religieuze zaken. Tussen 1815 en 1871 was het ministerie gesplitst in een Ministerie van Zaken van de Hervormde en andere Erediensten, behalve die der Rooms-Katholieke en een Ministerie van Zaken der Rooms-Katholieke Eredienst.
Het Provinciaal jaarverslag bevatte jaargetijden die goedgekeurd zijn.
Na 1875 trekt de overheid zich terug.
20e eeuw:
In de 20e eeuw komen er nog meer vormen van vermogensgroei en -beheer. Via testament en schenking kreeg de parochie ook inkomsten. Er was een toename van eenvoudige stichtingen voor missen.
Het archiveren van jaargetijden:
Stukken per stichting horen bij elkaar.
Niet doorgegane jaargetijden worden ook bewaard, omdat die bijna nooit aangetroffen worden.
In de inventaris worden bij de zakelijke kant de jaargertijden apart genoemd.
Ze blijven in de stokregisters. Losse stukken die worden aangetroffen worden uiteraard afzonderlijk gearchiveerd en beschreven.
Administratie van de stichtingen:
Stichtingen verplichten de kerk ergens toe.
De administratie werd bijgehoudenn in stokregisters (legger waar vaste goederen en inkomsten in staan).
Het ordenen van stichtingen (losse stukken) is chronologisch. Ze worden in blokken van 10 jaar, met per stichting een strookje beschreven.
Voor de vroegere periode zijn stokregisters een belangrijk hulpmiddelom door elkaar geraakte stichtingspapieren weer op volgorde te brengen. In de boekhouding van de penningmeester zie je de stichtingen terug.
Agenda's en kalenders
In de agenda's/kalenders van de parochie komen stichtingen voor missen ook terug. Indien de registratie van de te lezen missen op een andere manier ook wordt overgeleverd (parochieblad), kunnen de agenda's en kalenders na 7 jaar worden vernietigd.
Reductie:
Het teloorgaan van bezit en inflatie wordt opgevangen door reductie. bijvoorbeeld reductie van hoogmis naar gewone mis.
Reductiepapieren hebben betrekking op langlopende financiële verplichtingen.
Fusie van parochies:
Indien parochies fuseren blijft de rechtspersoon bestaan. Omdat legaten (tastament) specifiek aan een parochie zijn gegeven, kunnen ze niet naar de nieuwe parochie. In de boekhouding moet dit terug te zien zijn. De bezittingen worden bij fusie behandeld als bij faillissement.
Boekjes:
Tijdens de les circuleerden de volgende boekjes.
-Van Aartsbisschop tot Zonnelied van Mathieu Spiertz 1998 (woordenlijst over de katholieke kerk).
-Handboekje der Rooms Katholieke Eredienst van het Ministerie van de Eredienst 1859.
Wederom verzorgde archivaris Jacques van Rensch een zeer interessante les.
Stichting:
Een stichting
-is een rechtspersoon. Andere rechtspersonen zijn vereniging en vennootschap (NV en BV);
-heeft een doelstelling, die vermeld is in de statuten, en bestuurders;
-heeft een vermogen (geld of onroerend goed).
Stichtingen van de parochie omstreeks 1800, hun bestuur en de doelstelling:
-de(kerk)fabriek of fabrice: is een rechtspersoon met bestuurders (kerkmeesters) die een vermogen beheert;
-de pastorie: de pastoor hebeert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de pastoor;
-kapelanie: de kapelaan beheert een vermogen ten behoeve van het onderhoud van de kapelaan;
-kosterie;-benefities;-altaren;-officie.
Kijk in de kerkvisitaties.
Anniversarium:
Anniversarium of jaargetijden zijn jaardiensten voor een overledene. Ze waren vaak eeuwigdurend en in de kalender vastgelegd.
Missen werden gelezen uit opbrengsten van belegd geld of verpachte grond.
Decreet 1809:
In 1809 wordt door Napoleon Bonaparte een keizerlijk decreet uitgevaardigd dat de kerkfabrieken verplicht de kerkgebouwen te onderhouden. De Kerfabrieken behoorden tot de staat. Stichtingen met zielzorg mochten onder de parochie blijven.
Tot ver in de 19e eeuw zijn waren er processen over ontdekte goederen die terug moesten naar de kerk. Bewijslast lag bij de kerk. In 1917 kwam er een definitieve lijst met bezittingen.
De diverse stichtingen werden beheerd door de kerkmeesters en de pastoor. Dit is terug te zien in de boekhouding van de parochie.
Overheidsbemoeienis tot ongeveer 1875::
Het aanvaarden van stichtingen van jaargetijden was onderworpen aan toestemming/machtiging van de Staat en van kerkelijke zijde.
Tot 1871 was er een apart Ministerie van Eredienst. Het Ministerie van Eredienst is een voormalig Nederlands ministerie tussen 1806 en 1871 dat gericht was op religieuze zaken. Tussen 1815 en 1871 was het ministerie gesplitst in een Ministerie van Zaken van de Hervormde en andere Erediensten, behalve die der Rooms-Katholieke en een Ministerie van Zaken der Rooms-Katholieke Eredienst.
Het Provinciaal jaarverslag bevatte jaargetijden die goedgekeurd zijn.
Na 1875 trekt de overheid zich terug.
20e eeuw:
In de 20e eeuw komen er nog meer vormen van vermogensgroei en -beheer. Via testament en schenking kreeg de parochie ook inkomsten. Er was een toename van eenvoudige stichtingen voor missen.
Het archiveren van jaargetijden:
Stukken per stichting horen bij elkaar.
Niet doorgegane jaargetijden worden ook bewaard, omdat die bijna nooit aangetroffen worden.
In de inventaris worden bij de zakelijke kant de jaargertijden apart genoemd.
Ze blijven in de stokregisters. Losse stukken die worden aangetroffen worden uiteraard afzonderlijk gearchiveerd en beschreven.
Administratie van de stichtingen:
Stichtingen verplichten de kerk ergens toe.
De administratie werd bijgehoudenn in stokregisters (legger waar vaste goederen en inkomsten in staan).
Het ordenen van stichtingen (losse stukken) is chronologisch. Ze worden in blokken van 10 jaar, met per stichting een strookje beschreven.
Voor de vroegere periode zijn stokregisters een belangrijk hulpmiddelom door elkaar geraakte stichtingspapieren weer op volgorde te brengen. In de boekhouding van de penningmeester zie je de stichtingen terug.
Agenda's en kalenders
In de agenda's/kalenders van de parochie komen stichtingen voor missen ook terug. Indien de registratie van de te lezen missen op een andere manier ook wordt overgeleverd (parochieblad), kunnen de agenda's en kalenders na 7 jaar worden vernietigd.
Reductie:
Het teloorgaan van bezit en inflatie wordt opgevangen door reductie. bijvoorbeeld reductie van hoogmis naar gewone mis.
Reductiepapieren hebben betrekking op langlopende financiële verplichtingen.
Fusie van parochies:
Indien parochies fuseren blijft de rechtspersoon bestaan. Omdat legaten (tastament) specifiek aan een parochie zijn gegeven, kunnen ze niet naar de nieuwe parochie. In de boekhouding moet dit terug te zien zijn. De bezittingen worden bij fusie behandeld als bij faillissement.
Boekjes:
Tijdens de les circuleerden de volgende boekjes.
-Van Aartsbisschop tot Zonnelied van Mathieu Spiertz 1998 (woordenlijst over de katholieke kerk).
-Handboekje der Rooms Katholieke Eredienst van het Ministerie van de Eredienst 1859.
Abonneren op:
Posts (Atom)
