Les 8 parochiearchieven. Beschrijvingen

In deze les worden de ingeleverde beschrijvingen besproken.
• De volgorde van werken is als volgt: Eerst ordenen en dan beschrijven.
• De inventaris van het dekenaat Weert en het overzicht van soorten stukken die je in parochiearchieven kunt aantreffen, bevatten in het algemeen goede voorbeelden van beschrijvingen.
• Het begin en einde van de archieven aangeven. Een cesuur is soms nodig om de omvang te beperken.
• Bijlagen met indexen is alleen zinvol voor bijzondere zaken. Geen index maken voor reguliere zaken.
• Inventaris niet te gedetailleerd maken.

Er wordt een rondgang langs de archieven gemaakt. Aan het einde van de cursus zou iedere cursist (een blok van) een archief beschreven moeten hebben.
Beschrijvingen:
• In het algemeen zijn beschrijving al snel te gedetailleerd.
• De functie van een document moet in de beschrijving worden genoemd. Functies zijn Beschikking, goedkeuring, vergunning. “Brief aan of van” is niet goed.
• “Registers” zijn afschriften of ingangen beter is protocollen of minuten van akten.
• Een beschrijving begint met de redactionele vorm, dan de datum en als laatste het ontwikkelingstadium van de te beschrijven documenten.
• Een beschrijving zoveel mogelijk in de Nederlandse taal maken.
• Verschillende schulden voor één specifiek doel mogen bij elkaar gebundeld en beschreven worden. De beschrijving begint dan met “stukken betreffende”.
• Fasen in een dossier kunnen apart beschreven worden.

Wat bewaren:
• Handleidingen worden alleen bewaard als ze nodig zijn om bepaalde stukken de kunnen lezen of begrijpen.
• Documenten die juridische en / of zakelijke consequenties hebben worden meestal bewaard en beschreven.
• Niet gerealiseerde zaken kunnen meestal weg. Niet gerealiseerde grote zaken worden wel bewaard in verband met hun impact op de parochie.
• De stukken van het dekenaat hoeven niet in de parochiearchieven te worden bewaard, tenzij blijkt dat deze stukken er niet meer zijn. Dan worden deze stukken wel bij de parochiearchieven bewaard.
• Het dekenaatarchief wordt niet met deze stukken gereconstrueerd.
• Er worden alleen stukken aan de archiefvormer teruggegeven als deze onterecht in het archief verblijven.
• Stukken die weg mogen worden op een lijst vermeld en bewaard totdat hierover in de volgende lessen instructies komen.

Bundelen:
• Bundelen van homogene zaken is goed.
• Een band is een deel bestaande uit een aantal in boekvorm genaaide of gebonden bescheiden, die afzonderlijk zijn ontstaan.
• Een dossier is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak.
Het is een complex van handelingen met een begin en een eind.
Het komt voor dat één dossier over meerdere mappen is verdeeld.
In de praktijk zijn er drie soorten dossiers ontstaan:
 Stukken betreffende één zaak in één map.
 Verschillende zaken in één map (het betreft zaken van hetzelfde type)
 Allemaal verschillende onderwerpen in één map. Bindend is de persoon of het object.
• “Schrift”wordt niet gebruikt. Wel katern of deel.
• Stukken worden alleen met een hechtmechaniek gebundeld als er al gaatjes inzitten.

De stukken inzien:
• De geïnventariseerde archiefstukken zijn meestal 50 jaar na hun ontstaan openbaar.
• Stukken over personen worden na 75 jaar of zelfs pas na 100 jaar openbaar.
• Op verzoek kan eerder toegang worden verleend.
• De archiefvormers hebben natuurlijk altijd toegang tot hun archief.

Diverse:
Bineren is 2 keer per dag een mis lezen.
Volgende bijeenkomst is 29 maart. 15 maart is er geen les.