Les 7 Parochiearchieven

Boekhouding van de parochie
Rechtsopvolger van een parochie blijft verantwoordelijk voor de archiefstukken en de archiefvorming van die voormalige parochie.

Vanaf de 19e eeuw werd er een begroting gemaakt.
Boekjaar
Het boekjaar was eerst over een vol kalenderjaar, maar vanaf omstreeks 1900- jaren zestig liep het van 1 april t/m 31 maart. (gebroken boekjaar). Bij scholen was dat vroeger ook zo. Na de financiële gelijkschakeling van openbaar en bijzonder onderwijs in 1920 werden in Limburg veel openbare scholen omgezet in katholieke scholen.

Systemen
Voor de 19e eeuw werden de vaste inkomsten per object met een beschrijving per jaar van de werkelijke boekingen systematisch vastgelegd in een manuaal (renteregister of inkomstenboek).
In het kasboek dat later kwam, werden boekingen in chronologische volgorde vastgelegd. Het bijbehorende grootboek gaf een systematisch overzicht van inkomsten en uitgaven in rubrieken.
Het tabellarisch kasboek is een combinatie van kasboek en grootboek. Zie het voorbeeld.
Datum ..Kas/bank/giro ..Onderhoud.gebouw ..Misbenodigdheden ..Verzekering
Februari 2 ......100 ...............100
Februari 3 ......100 ...................................100
Februari 4 .......50 ...................................................50
Februari 5 ......100 ...............100
.....................350 ...............200 .............100 ........50

Verder zijner nog financiële dagboeken ofwel journaals.
De oudere financiële administratie moet in zijn geheel worden bewaard. Voor de selectie en vernietiging van stukken vanaf de jaren zestig) verwijzen naar het overzicht van te bewaren en te vernietigen stukken dat we ze aan het begin van de cursus hebben aangereikt.

Tijdpad
Voor 1800 gebruikte men in de financiële administratie vooral manualen en jaarrekeningen met eventueel bijlagen. Vanaf de Franse tijd werd ieder jaar een begroting en rekening opgemaakt, die beide een zelfde model volgen. Vanaf de 20e eeuw werd het financiële systeem verfijnd met de introductie van kasboeken en hulpkasboeken.

Verantwoordelijkheid
Voor 1800 waren de ontvangers aansprakelijk. Ze moesten borg staan en de rekening werd afgehoord.
De begroting en rekening hadden dezelfde opmaak en behoefden de goedkeuring van het bisdom.

Balans
In de balans kun je sturen met de waarde van bezittingen, door gebruik te maken van afschrijvingen. (vermindering van de waarde van bezittingen).

Rekening
Bewijsstukken bij de rekening zijn 1. Balans, 2.“algemene staat” en 3. Facturen en andere bijlagen.
Bankafschrift bijlagen mogen op termijn weg.
Facturen van grote en bijzondere zaken worden bewaard.

Mandaten
Mandaten zijn formulieren behorend bij de facturen waaruit blijkt dat de penningmeester de betaling mag doen.
Gecombineerde brieven/facturen horen bij de correspondentie.

Feitjes
De kerkbaljuw, in de volksmond meestal suisse genoemd, is een ordebewaker in een kerk. Het is een kerkelijk ambt dat ontstaan is op het einde van de 19e eeuw. De naam suisse duidt erop dat de kerkbaljuw werd vergeleken met de pauselijke Zwitserse garde. Tot de taken van de suisse behoorde het ophalen van de priester in de sacristie, om hem - na de mis - weer voor te gaan naar de sacristie. Tijdens de consecratie salueerde de suisse, staande vooraan in het middenpad van de kerk.
Dit ambt werd veelal doorgegeven van vader op zoon en het werd als een eer beschouwd het te mogen vervullen.
Sinds de Tweede Beeldenstorm verdween het ambt in tal van parochies, maar hier en daar kan men nog een suisse tegenkomen

Ceremoniemeester De term komt oorspronkelijk uit de rooms-katholieke Kerk. De ceremoniemeester organiseert en repeteert de rituelen van elke mis.

Huiswerk
• Voorbeelden beschrijven bestanddelen staan in de inventaris van de parochie Weert, regels voor het voorlopig beschrijven van archiefbestanddelen en in het Lexicon.
• Beschrijving aanvullen met ontwikkelingsstadium.
Stukken betreffende (handeling plus zelfstandig naamwoord) (concept / minuut)
• Vorm en materiële toestand gaat over:
1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, deel, register, protocol.
• Aantal en interne orde van het archiefbestanddeel hoeft niet te worden beschreven.
• Probeer Latijnse benamingen te vermijden en kies Nederlandse woorden. Gebruik: protocol van doopakten, huwelijksakten. Uitzondering is Liber memoriale (parochiekroniek)
• Af en toe is het zinvol een specificatie te geven of te verwijzen naar een bijlage die achter in de inventaris staat. Bijvoorbeeld: Notulen met bijlagen. Of NB. Zie bijlage of (specificatie).
• Bij parochiekroniek kan aparte bijlage zinvol zijn.
• Verwijzingen maken bij parochievreemde stukken.
• Bij grote archieven een logische scheiding aanbrengen. Advies: Ergens rond de Franse tijd. Zwaartepunt om te bepalen bij welk deelarchief lopende zaken horen is de besluitvorming.
• Dekenaatstukken in aparte deelcollectie bewaren. Het is meestal geen apart archief. Aparte archiefvormer is er alleen als er aparte dekenale besturen en –financiën zijn.

Volgende les: 1 maart