Afgelopen dinsdag op 28 januari heeft ons college van burgemeester en wethouders toestemming gegeven om papieren documenten die de gemeente ontvangt te vervangen door digitale documenten (substitutie).
De medewerkers van team Informatie en Automatisering hebben hiervoor veel werk verzet.
Er is een handboek opgesteld waarin precies is opgeschreven hoe gehandeld moet worden om papieren ingekomen post om te zetten in digitale documenten. Het handboek "substitutie" verwijst naar diverse andere documenten die ook dwingend voorschrijven hoe de informatiehuishouding van de gemeente Peel en Maas ingericht moet zijn.
Tijdens de fusie voorbereiding van Peel en Maas in 2009 is al een aanvang gemaakt met de voorbereidingen voor deze vervanging.
De provincie Limburg hoeft sinds 2013 geen toestemming meer te geven voor de substitutie. Het gemeentebestuur kan zelfstandig beslissen om substitutie toe te staan. Toch is er bij de samenstelling van het handboek uitgegaan van de leidraad die de provincie Limburg voor 2013 toepaste om goedkeuring te geven.
De gemeente heeft er vanzelfsprekend zelf het meeste belang bij dat de vervanging goed geregeld is.
Wilt u over het handboek beschikken? Het is te verkrijgen bij info@peelenmaas.nl
vrijdag 31 januari 2014
donderdag 17 oktober 2013
Alweer iets meer (archiefwaardig) digitaal
In het gemeentehuis van Peel en Maas wordt stevig opgeruimd. In het nieuwe Huis van de Gemeente is straks "nagenoeg" geen plaats meer voor kasten. Medewerkers zullen bijna uitsluitend digitaal hun informatie kunnen maken, ophalen en verwerken.
Er wordt afscheid genomen van documenten en dossiers die zijn opgemaakt in het papieren tijdperk.
Vanaf het ontstaan van de gemeente Peel en Maas is het (nieuwe) archief in principe nog alleen digitaal. Het kost alle medewerkers veel tijd om na te gaan of documenten van Peel en Maas op de juiste manier en in de juiste versie in ons digitale archief zijn opgeslagen.
Bovendien zijn er boeken, handleidingen en andere materialen die niet in het archief kunnen. Hoe gaan we daar mee om?
Om de medewerkers te helpen bij het opruimen hebben de archivaris, een medewerkster van communicatie en de projectleider digitaal werken een werkwijze bedacht die de medewerkers helpt bij het nemen van opruim- en scanbeslissingen. In de vorm van een banner is deze werkwijze op diverse verzamelplekken in het gebouw bekendgemaakt. Opgelost zou je denken.
Toch bezorgen de scanopdrachten die voortkomen uit deze opruimactie de informatiemedewerkers nogal wat hoofdbrekens. Een simpele scanopdracht blijkt, ondanks goede voorbereiding, bijna niet voor te komen. De werkzaamheden willen we graag duurzaam uitvoeren.
We willen voorkomen dat we meerdere malen dezelfde informatie digitaal maken.
De kosten en moeite die met het scannen en registreren, van oudere informatie gemoeid zijn, moeten lonen. Dat betekent kiezen tussen wel of niet registreren in het archiefsysteem. Met andere woorden wel of niet duurzaam opslaan van de (reproductie) scans.
Het (nieuwe) archief dat de gemeente Peel en Maas vormt is digitaal. Peel en Maas-stukken moeten dus geregistreerd en digitaal zijn.
De levering van de scans aan onze collega's hoort binnen een korte overzichtelijke periode te gebeuren. Er moet tenslotte worden gewerkt met deze informatie.
De informatiemedewerkers van Peel en Maas ontwikkelen een werkwijze die moet helpen bij het scanklaar maken van de analoge documenten. Ook deze materie is niet eenvoudig en wordt steeds weer aangepast. Ondanks deze beschrijvingen twijfelen en overleggen de informatiemedewerkers nog regelmatig met elkaar omdat de materie nu eenmaal niet eenvoudig is.
Bent u benieuwd naar onze werkwijzen of heeft u tips voor ons? Geef hieronder uw commentaar.
Er wordt afscheid genomen van documenten en dossiers die zijn opgemaakt in het papieren tijdperk.
Vanaf het ontstaan van de gemeente Peel en Maas is het (nieuwe) archief in principe nog alleen digitaal. Het kost alle medewerkers veel tijd om na te gaan of documenten van Peel en Maas op de juiste manier en in de juiste versie in ons digitale archief zijn opgeslagen.
Bovendien zijn er boeken, handleidingen en andere materialen die niet in het archief kunnen. Hoe gaan we daar mee om?
Om de medewerkers te helpen bij het opruimen hebben de archivaris, een medewerkster van communicatie en de projectleider digitaal werken een werkwijze bedacht die de medewerkers helpt bij het nemen van opruim- en scanbeslissingen. In de vorm van een banner is deze werkwijze op diverse verzamelplekken in het gebouw bekendgemaakt. Opgelost zou je denken.
We willen voorkomen dat we meerdere malen dezelfde informatie digitaal maken.
De kosten en moeite die met het scannen en registreren, van oudere informatie gemoeid zijn, moeten lonen. Dat betekent kiezen tussen wel of niet registreren in het archiefsysteem. Met andere woorden wel of niet duurzaam opslaan van de (reproductie) scans.
Het (nieuwe) archief dat de gemeente Peel en Maas vormt is digitaal. Peel en Maas-stukken moeten dus geregistreerd en digitaal zijn.
De levering van de scans aan onze collega's hoort binnen een korte overzichtelijke periode te gebeuren. Er moet tenslotte worden gewerkt met deze informatie.
De informatiemedewerkers van Peel en Maas ontwikkelen een werkwijze die moet helpen bij het scanklaar maken van de analoge documenten. Ook deze materie is niet eenvoudig en wordt steeds weer aangepast. Ondanks deze beschrijvingen twijfelen en overleggen de informatiemedewerkers nog regelmatig met elkaar omdat de materie nu eenmaal niet eenvoudig is.
Bent u benieuwd naar onze werkwijzen of heeft u tips voor ons? Geef hieronder uw commentaar.
Rondleidingen in het archief
Onze gemeente heeft de afgelopen 4 weken het genoegen gehad om 83 basisschoolleerlingen en inwoners van Peel en Maas rond te leiden. Uiteraard heeft ons archief hier ook aan meegedaan.
Wij hadden het genoegen om de bezoekers in te wijden in onze archieven. De meeste aandacht ging vooral uit naar familie- en persoonsgegevens en hoe er omgegaan wordt met de archieven van de voormalige gemeenten.
Er waren jonge bezoekers die zelfs terug wilden komen om onderzoek te doen naar hun voorouders. Ook de plaatselijke heemkundeverengingen werden betrokken in het verhaal.
Door hedendaagse handelingen te vergelijken met die in vroegere tijd gaat de oude administratie voor de bezoeker leven.
Ook onze medewerkers en vrijwilligers genieten van de spontane uitingen van bezoekers tijdens deze rondleidingen.
Mocht u naar aanleiding van dit bericht ook een bezoek willen brengen aan ons archief, haast u dan, want binnenkort wordt ons gemeentehuis ingrijpend verbouwd en kunnen er waarschijnlijk een jaar lang geen rondleidingen in het archief meer gegeven worden.
Wij hadden het genoegen om de bezoekers in te wijden in onze archieven. De meeste aandacht ging vooral uit naar familie- en persoonsgegevens en hoe er omgegaan wordt met de archieven van de voormalige gemeenten.
Er waren jonge bezoekers die zelfs terug wilden komen om onderzoek te doen naar hun voorouders. Ook de plaatselijke heemkundeverengingen werden betrokken in het verhaal.
Door hedendaagse handelingen te vergelijken met die in vroegere tijd gaat de oude administratie voor de bezoeker leven.
Ook onze medewerkers en vrijwilligers genieten van de spontane uitingen van bezoekers tijdens deze rondleidingen.
Mocht u naar aanleiding van dit bericht ook een bezoek willen brengen aan ons archief, haast u dan, want binnenkort wordt ons gemeentehuis ingrijpend verbouwd en kunnen er waarschijnlijk een jaar lang geen rondleidingen in het archief meer gegeven worden.
woensdag 16 oktober 2013
Informatiehuishouding in 2023
Op 2 oktober bezocht ik het seminar van Geert-Jan van Bussel “de informatiemaatschappij 2023”.
http://www.digitalarchiving.nl/conferentie/
De te verwachten ontwikkelingen op het gebied van informatievoorzieningen nemen een aantal van mijn zorgen weg.
Ik geloof zelf niet in steeds maar grotere organisaties.
De mensen raken de weg kwijt. Werknemers voelen zich niet meer betrokken bij hun werk.
Een aantal van de sprekers schetste dat de informatiehuishoudingen weer gefocust zijn op beheersbaar zijn en overzichtelijk zijn.
Het uitbesteden van nu wordt vervolgd door een tegenbeweging van informatie (voorzieningen) in eigen huis houden.
Informatie wordt een steeds belangrijker productiemiddel.
De cloud wordt steeds meer als opslagplaats gebruikt. Of dat allemaal veilig kan?
Oppervlakkige informatie wordt minder dominant in het dagelijks leven en maakt straks plaats voor “slow”informatie uit gecontroleerde of dieper op de materie ingaande bronnen.
Zelf krijg daar een gevoel van opluchting bij. Maar of de werkelijkheid zo wordt?
http://www.digitalarchiving.nl/conferentie/
De te verwachten ontwikkelingen op het gebied van informatievoorzieningen nemen een aantal van mijn zorgen weg.
Ik geloof zelf niet in steeds maar grotere organisaties.
De mensen raken de weg kwijt. Werknemers voelen zich niet meer betrokken bij hun werk.
Een aantal van de sprekers schetste dat de informatiehuishoudingen weer gefocust zijn op beheersbaar zijn en overzichtelijk zijn.
Het uitbesteden van nu wordt vervolgd door een tegenbeweging van informatie (voorzieningen) in eigen huis houden.
Informatie wordt een steeds belangrijker productiemiddel.
De cloud wordt steeds meer als opslagplaats gebruikt. Of dat allemaal veilig kan?
Oppervlakkige informatie wordt minder dominant in het dagelijks leven en maakt straks plaats voor “slow”informatie uit gecontroleerde of dieper op de materie ingaande bronnen.
Zelf krijg daar een gevoel van opluchting bij. Maar of de werkelijkheid zo wordt?
vrijdag 26 juli 2013
Conserveren en restaureren
Onze archiefdienst geeft bijna continu opdrachten om documenten en andere archiefbescheiden te restaureren.
Vrijwilligers lopen de collecties na om ze opnieuw te verpakken en corrigeren de kleine oneffenheden zelf. Verder zorgen zij dat de analoge inventarissen ook via ons digitale zoeksysteem toegankelijk worden.
Sommige documenten kunnen niet wachten totdat ze "aan de beurt zijn". Zouden we ze laten liggen dan zijn ze tegen die tijd dat ze behandeld worden onherstelbaar beschadigd of zelfs vergaan.
De wapens van de gemeenten Meijel en Helden kregen zo een voorkeursbehandeling en het wapen van Peel en Maas wordt op die manier preventief behandeld.
Het gemeentearchief Venlo heeft deze voortreffelijke dienst aan de onze gemeente geleverd.
Na ons kunnen nog velen van deze officiële documenten genieten.
Onlangs hadden we een bevolkingsregister van de voormalige gemeente Meijel nodig. Dit register is heel veel geraadpleegd voor stamboomonderzoek. Daardoor heeft het zoveel geleden dat het dringend moest worden gerestaureerd.
Onze plaatselijke restaurateur Frans Koch heeft het boek geweldig mooi gerestaureerd.
Door deze restauratie is het mogelijk om het boek te digitaliseren en te zijner tijd op internet beschikbaar te stellen.
Zonder restauratie is dit niet mogelijk.
Gemeente Venlo en Frans Koch hartelijk dank voor de geleverde diensten.
Mocht u de gerestaureerde zaken willen bekijken, dan kan dat na 1 september, want dan is alles weer in huis.
Vrijwilligers lopen de collecties na om ze opnieuw te verpakken en corrigeren de kleine oneffenheden zelf. Verder zorgen zij dat de analoge inventarissen ook via ons digitale zoeksysteem toegankelijk worden.
Sommige documenten kunnen niet wachten totdat ze "aan de beurt zijn". Zouden we ze laten liggen dan zijn ze tegen die tijd dat ze behandeld worden onherstelbaar beschadigd of zelfs vergaan.
De wapens van de gemeenten Meijel en Helden kregen zo een voorkeursbehandeling en het wapen van Peel en Maas wordt op die manier preventief behandeld.
Het gemeentearchief Venlo heeft deze voortreffelijke dienst aan de onze gemeente geleverd.
Na ons kunnen nog velen van deze officiële documenten genieten.
Onlangs hadden we een bevolkingsregister van de voormalige gemeente Meijel nodig. Dit register is heel veel geraadpleegd voor stamboomonderzoek. Daardoor heeft het zoveel geleden dat het dringend moest worden gerestaureerd.
Onze plaatselijke restaurateur Frans Koch heeft het boek geweldig mooi gerestaureerd.
Door deze restauratie is het mogelijk om het boek te digitaliseren en te zijner tijd op internet beschikbaar te stellen.
Zonder restauratie is dit niet mogelijk.
Gemeente Venlo en Frans Koch hartelijk dank voor de geleverde diensten.
Mocht u de gerestaureerde zaken willen bekijken, dan kan dat na 1 september, want dan is alles weer in huis.
vrijdag 28 juni 2013
Samenwerking met bibliotheek Panningen
De gemeente Peel en Maas verbouwt in 2014 en 2015 het gemeentehuis.
In het nieuwe Huis van de Gemeente worden niet alleen ambtenaren van de gemeente, maar ook andere dienstverleners gehuisvest.
Zo zal de bibliotheek van Panningen ook gebruik gaan maken van de publieksruimten van het Huis van de Gemeente.
Deze uitdaging laten de medewerkers van het archief niet zomaar aan zich voorbij gaan.
Begin 2013 werd al contact gezocht met de bibliotheekorganisatie om samenwerking voor elkaar te krijgen.
De archiefdienst wil en gaat gebruik maken van veel dezelfde faciliteiten als de bibliotheek.
We onderzoeken of het mogelijk is om gemakkelijke diensten voor elkaar te verrichten, zodat het voor de bezoeker van het Huis van de Gemeente niet uitmaakt of hij of zij een medewerker van de bilbiotheek of een medewerker van de gemeente aanspreekt.
Ingewikkelde diensten worden natuurlijk door de specialisten van de betreffende organisatie opgepakt.
De komende tijd tot aan de ingebruikneming van het verbouwde Huis van de Gemeente zal er veelvuldig contact zijn tussen de medewerkers van het archief, het klantencontactcentrum en de bilbiotheek medewerkers.
In de afgelopen tijd bezochten we al elkaars werkplekken en voorbeelden van samenwerking. Veel indruk maakte de De Nieuwe Kolk in Assen. In Assen werken de bilbiotheek, het theater en het museum met elkaar samen onder één dak. Ook is er nauwe samenwerking met het Drents Archief.
We (bibliotheek en gemeente) zijn ons er van bewust dat het organiseren van de samenwerking een flinke klus is.
In het nieuwe Huis van de Gemeente worden niet alleen ambtenaren van de gemeente, maar ook andere dienstverleners gehuisvest.
Zo zal de bibliotheek van Panningen ook gebruik gaan maken van de publieksruimten van het Huis van de Gemeente.
Deze uitdaging laten de medewerkers van het archief niet zomaar aan zich voorbij gaan.
Begin 2013 werd al contact gezocht met de bibliotheekorganisatie om samenwerking voor elkaar te krijgen.
De archiefdienst wil en gaat gebruik maken van veel dezelfde faciliteiten als de bibliotheek.
We onderzoeken of het mogelijk is om gemakkelijke diensten voor elkaar te verrichten, zodat het voor de bezoeker van het Huis van de Gemeente niet uitmaakt of hij of zij een medewerker van de bilbiotheek of een medewerker van de gemeente aanspreekt.
Ingewikkelde diensten worden natuurlijk door de specialisten van de betreffende organisatie opgepakt.
De komende tijd tot aan de ingebruikneming van het verbouwde Huis van de Gemeente zal er veelvuldig contact zijn tussen de medewerkers van het archief, het klantencontactcentrum en de bilbiotheek medewerkers.
In de afgelopen tijd bezochten we al elkaars werkplekken en voorbeelden van samenwerking. Veel indruk maakte de De Nieuwe Kolk in Assen. In Assen werken de bilbiotheek, het theater en het museum met elkaar samen onder één dak. Ook is er nauwe samenwerking met het Drents Archief.
We (bibliotheek en gemeente) zijn ons er van bewust dat het organiseren van de samenwerking een flinke klus is.
vrijdag 12 april 2013
Rondleiding 8 april Dok1
10 enthousiaste mannen en vrouwen uit Helden bezochten het archief afgelopen maandag. Ze waren hier op uitnodiging van wethouder Marlou Absil. Na een korte uitleg over de ïnformatiehuishouding en archief van Gemeente Peel en Maas doken we de kelder in. Daar kwamen de vragen los. Vol verwondering stonden ze te kijken naar hoeveelheid en gevarieerde collecties. Veel interesse was er ook voor onze dienstverlening wat betreft stamboomonderzoek. Na ze uitgelegd te hebben wat voor mogelijkheden onze website biedt kwamen er al meteen verzoekjes om een bepaalde oma op te zoeken.
De tijd was tekort, maar ze gingen voldaan met Marlou mee voor een verdere rondleiding door het gebouw.
Mijn eerste rondleiding vond ik erg leuk om te doen.
Fien van den Biggelaar
Abonneren op:
Posts (Atom)
