Alweer iets meer (archiefwaardig) digitaal

In het gemeentehuis van Peel en Maas wordt stevig opgeruimd. In het nieuwe Huis van de Gemeente is straks "nagenoeg" geen plaats meer voor kasten. Medewerkers zullen bijna uitsluitend digitaal hun informatie kunnen maken, ophalen en verwerken.
Er wordt afscheid genomen van documenten en dossiers die zijn opgemaakt in het papieren tijdperk.
Vanaf het ontstaan van de gemeente Peel en Maas is het (nieuwe) archief in principe nog alleen digitaal. Het kost alle medewerkers veel tijd om na te gaan of documenten van Peel en Maas op de juiste manier en in de juiste versie in ons digitale archief zijn opgeslagen.
Bovendien zijn er boeken, handleidingen en andere materialen die niet in het archief kunnen. Hoe gaan we daar mee om?
Om de medewerkers te helpen bij het opruimen hebben de archivaris, een medewerkster van communicatie en de projectleider digitaal werken een werkwijze bedacht die de medewerkers helpt bij het nemen van opruim- en scanbeslissingen. In de vorm van een banner is deze werkwijze op diverse verzamelplekken in het gebouw bekendgemaakt. Opgelost zou je denken.

Toch bezorgen de scanopdrachten die voortkomen uit deze opruimactie de informatiemedewerkers nogal wat hoofdbrekens. Een simpele scanopdracht blijkt, ondanks goede voorbereiding, bijna niet voor te komen. De werkzaamheden willen we graag duurzaam uitvoeren.
We willen voorkomen dat we meerdere malen dezelfde informatie digitaal maken.
De kosten en moeite die met het scannen en registreren, van oudere informatie gemoeid zijn, moeten lonen. Dat betekent kiezen tussen wel of niet registreren in het archiefsysteem. Met andere woorden wel of niet duurzaam opslaan van de (reproductie) scans.
Het (nieuwe) archief dat de gemeente Peel en Maas vormt is digitaal. Peel en Maas-stukken moeten dus geregistreerd en digitaal zijn.
De levering van de scans aan onze collega's hoort binnen een korte overzichtelijke periode te gebeuren. Er moet tenslotte worden gewerkt met deze informatie.
De informatiemedewerkers van Peel en Maas ontwikkelen een werkwijze die moet helpen bij het scanklaar maken van de analoge documenten. Ook deze materie is niet eenvoudig en wordt steeds weer aangepast. Ondanks deze beschrijvingen twijfelen en overleggen de informatiemedewerkers nog regelmatig met elkaar omdat de materie nu eenmaal niet eenvoudig is.

Bent u benieuwd naar onze werkwijzen of heeft u tips voor ons? Geef hieronder uw commentaar.