kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding

26 maart mocht ik voor collega's uit de provincie een presentatie over het kwaliteitssysteem van de informatiehuishouding van onze gemeente houden.Tot dan had onze gemeente geen overzicht en inzicht hoe ons kwaliteitssysteem in elkaar zit en werkt. We hanteren wel al jaren bepaalde principes bij het maken van instructie en de inrichting van werkprocessen.
Door deze uitnodiging hebben we ons kwaliteitssysteem in beeld gebracht met behulp van het 9vlaksmodel van Rik Maes

Een werkend kwaliteitssysteem blijft mensenwerk. Dat maakt het tegelijkertijd heel erg leuk, maar ook heel erg lastig. De cultuur in een organisatie kan daar een heel belangrijke bijdrage in doen.

Ook de techniek werkt mee of tegen. Belangrijkste is dat de werkzaamheden goed georganiseerd zijn.

Iedere mens is anders. Als je bijvoorbeeld tegenover een branie schoppende "expert" staat, dan moet je daar doorheen zien te prikken en toch gewoon je vraag stellen ‘sorry ik weet het gewoon niet, zeg het me maar’, dat soort dingetjes. Heb geen schroom voor een directie of een wethouder. Vertel gewoon waar je mee zit en waar je mee loopt. Probeer te vertellen wat je graag zou willen, wat je graag wilt realiseren, want dan breng je inspiratie over. Wanneer je vertelt wat je wilt realiseren dan krijg je mensen veel makkelijker mee.

Je hoeft het ook niet allemaal alleen te doen. Je kunt ook krachten om je heen mobiliseren. 
In Peel en Maas hebben wij voor het zaakgericht werken van ieder team een afgevaardigde gevraagd om samen met ons mee te denken over de inrichting van het zaaksysteem. Daarmee hadden we ambassadeurs vanuit ieder team en deze mensen hebben we de rol gegeven van eerste aanspreekpunt van het eigen team. Als collega's vragen hebben over het zaaksysteem, moet men eerst naar hen en daarna pas naar DIV. Op deze manier krijg je ook meer een olievlekwerking. Je leert van een collega. Daar hebben collega's meer aan dan aan die DIV-er die veel weet van een heel ander vakgebied. De ambassadeur / collega is vaak ook letterlijk dichterbij.

Het is van belang om alert te blijven omdat de ontwikkelingen nu eenmaal niet stil staan. 

Mocht je meer willen weten van ons kwaliteitssysteem neem dan contact op via info@peelenmaas.nl