les 9 parochiearchieven

Les 9 van de archiefcursus stond geheel in het teken van het bespreken van de tot dusver ingeleverde werkstukken. Aan het tweede onderdeel dat die avond op de agenda stond - het opzetten van een nieuw archief voor één of meerdere parochies - zijn we niet meer toegekomen. Dit onderwerp komt alsnog op een later tijdstip aan bod.

Wat opvalt bij de werkstukken, is dat de basisprincipes van het ordenen en beschrijven nog enige aandacht behoeven. Vaak bestaat de neiging om ieder archiefstuk apart te beschrijven, terwijl het juist de bedoeling is - en de kunst - om zoveel mogelijk archiefstukken onder te brengen in een "Stukken betreffende"-beschrijving.
Een archiefinventaris is immers een hulpmiddel en treedt niet in de plaats van het archief zelf. Het is ook geen geschiedenisboek of analyse waarin men zoveel mogelijk inhoudelijke informatie over de archiefstukken opneemt. Het is aan de onderzoekers om nader kennis te nemen van de inhoud van de archiefstukken.


Ook om andere redenen is het van belang om de omvang van de werkstukken en de daaraan te besteden tijd binnen de perken te houden. De bedoeling is immers dat de cursisten na afronding van het huidige project - indien mogelijk - ook worden ingezet bij het toegankelijk maken van de resterende parochiearchieven binnen hun werkterrein of regio.

Vervolgens is nog eens de aandacht gevestigd op de techniek van het beschrijven.
Een goede archiefbeschrijving bevat de volgende elementen:

a. redactionele vorm
De vorm waarin een stuk of een aantal stukken is opgesteld: brief, akte, rapport, testament, verslag enz. (zie ook: Lexicon van Nederlandse archieftermen waar jullie een fotokopie van hebben) maar ook Stukken betreffende

b. inhoud
Zo beknopt mogelijk weergeven. In ieder geval wel de handeling (werkwoord) en het onderwerp noemen.

c. ontwikkelingsstadium
Indien van toepassing, wordt vermeld: minuut, klad, concept, afschrift/kopie. Dit wordt telkens aan het einde van de beschrijving vermeld, achter de datering.

d. datering
Beginjaar en eindjaar bij reeksen, eventueel met de toevoeging "met hiaten". Bij losse stukken noteert men het beginjaar, de maand en de dag of alleen het jaartal (verschilt per archiefdienst).

e. uiterlijke vorm
De uiterlijke vorm wordt achter de datering vermeld: 1 stuk, 2 stukken, 1 omslag, 1 pak, 1 deel, 1 katern enz.
Het advies luidt om bij het maken van de beschrijvingen ook de voorbeeldinventarissen en het overzicht van soorten archiefstukken in parochiearchieven te gebruiken die bij aanvang van de cursus zijn aangereikt.

Andere zaken die naar aanleiding van de werkstukken zijn besproken, zijn:
1. Onderscheid tussen Stukken van algemene aard en Stukken betreffende afzonderlijke
onderwerpen
Tot de stukken van algemene aard behoren de archiefbescheiden die gegevens bevatten over meerdere onderwerpen. Enkele voorbeelden: notulen van vergaderingen, parochiekronieken, series van herderlijke brieven en circulaires van de kerkelijke overheid, brievenboeken, series van ingekomen en minuten van uitgaande brieven.

2. Traceren van afzonderlijke archiefvormers bij een parochie
Het kan voorkomen dat men in een parochiearchief bescheiden aantreft die geen deel uitmaken van het archief van de parochie maar onderdeel vormen van een ander, afzonderlijk archief. Er kan dus sprake zijn van meerdere archiefvormers in een parochie. Zo kunnen bijvoorbeeld broederschappen, zangkoren, armbesturen, schoolbesturen of patronaatscommissies hun eigen archieven hebben gevormd.

Wanneer broederschappen, zangkoren, commissies en comités hun eigen notulen, financiële administratie en/of secretariaat hebben, lijkt het erop dat men te maken heeft met afzonderlijke archiefvormers en dient men dit archief als een afzonderlijke eenheid te beschouwen. Meestal treft men over broederschappen echter alleen ledenlijsten aan en/of stukken over de oprichting of het verlenen van aflaten. In die gevallen neemt men de stukken op in het archief van de parochie.

Bij armbesturen en schoolbesturen is het wat moeilijk om te bepalen of er sprake is van een afzonderlijk archief, aangezien een kerkbestuur tevens armbestuur en/of schoolbestuur kan zijn. Ga na of de leden van het kerkbestuur tevens leden van het arm- of schoolbestuur zijn. Is dit het geval, dan is er geen sprake van aparte archieven. Gaat het echter om verschillende bestuursleden (ook al is de pastoor tevens voorzitter van het armbestuur en/of schoolbestuur), dan maakt men een onderscheid in een archief van de parochie en een (apart) archief van het armbestuur en eventueel een (apart) archief van het schoolbestuur.

3. Indeling van het archiefschema
Hoe meer men het archiefschema uitsplitst, hoe moeilijker het wordt om de stukken onder te verdelen.

Maak het archiefschema derhalve niet te gedetailleerd. De mate van detaillering wordt ook sterk bepaald door het aantal beschrijvingen en de omvang van het archief.

4. Tijdsbesteding
Het is belangrijk om met enige regelmaat en ongestoord aan een archief te kunnen werken, liefst twee dagdelen per week.

5. Beslissingen over bewaren of vernietigen van archiefbescheiden
Houd in principe zoveel mogelijk de richtlijn aan die bij aanvang van de cursus is verstrekt: het overzicht van te bewaren en vernieten stukken in parochiearchieven.
Bij een parochiearchief waarvan weinig bewaard is gebleven, is het verdedigbaar om ten aanzien van de vernietiging wat meer terughoudendheid te betrachten.
Het gaat bij de selectie niet alleen om stukken die van belang zijn voor de historie. Er kunnen ook stukken voor bewaring in aanmerking komen vanwege administratieve of juridische redenen. Dit geldt bijvoorbeeld voor stukken over bodemonderzoek en de sanering van olietanks en voor bijlagen van de rekening die betrekking hebben op de betaling van grafrechten wanneer een begraafplaatsadministratie of andere boekhoudkundige bescheiden die dit aantonen ontbreken.
Ook met betrekking tot de periodieke opgave van gegevens aan bedrijfsverenigingen, fiscus of pensioenfondsen over personeel in dienst van de parochie, kan het voorkomen dat men hiervan toch bepaalde gegevens bewaart. Dit doet men bijvoorbeeld wanneer dit de enige gegevens zijn waaruit blijkt dat een bepaald persoon gedurende een bepaalde periode in een bepaalde functie (bijvoorbeeld als dirigent, organist, koster) in dienst is geweest bij de parochie. Bewaar in die gevallen dan alleen iets over het begin- en eindjaar van het betreffende dienstverband.

Mart Bohnen

17 oktober 2012