Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) en hoe staan wij er voor?

Trots op de gemeente Peel en Maas!
Ja dat was ik.

Met zijn allen werken we hard aan een goede informatiehuishouding van onze gemeente.

Onze burger en informatiezoeker profiteert daar het meest van ........ en we lopen hier mee voorop!

• Informatie is vindbaar.
• Digitale duurzame opslag in Verseon, PeelenMaasNet of andere systemen is bij ons normaal.
• Geen hybride situatie waarbij zaken deels op papier en deels digitaal worden afgehandeld.
• Deskundige medewerkers van team informatisering en automatisering die via de helpdesk telefoons, de selfservicedesk adequaat helpen en die je ook persoonlijk aan mag spreken.
• Ambassadeurs in ieder team die directe collega's helpen in deze digitale wereld.
• Medewerkers die netjes terug melden aan DIV als de registratie niet correct is.

Tijdens het AIDO congres waar ik samen met onze burgemeester en wethouder Roland van Kessel was werd weer duidelijk dat wij onze informatievoorziening goed op orde hebben.
Een VNG medewerker die adviseerde om dat eens meer bekend te maken. Welnu bij deze.
Ben trots op de gemeente Peel en Maas!

En we gaan door!
De business case voor de implementatie van een e-depot (digitale archiefbewaarplaats) is in voorbereiding. Voor de zomer hopen we die rond te hebben.
Daarvoor is nodig dat we de digitale documenten die nog niet in bovengenoemde systemen hebben staan goed in beeld krijgen.
We gaan in gesprek met de proces-eigenaren om deze documenten op een duurzame manier in het e-depot op te nemen zodat ook deze informatie beschikbaar komt voor collega's en burgers.

En wat is jouw rol?
Je kunt nu zelf meehelpen, door de documenten, mails e.d. die je nog op de Verkenner en in je mailbox hebt staan, én die belangrijk zijn voor een zaak of project, op te nemen in Verseon of de andere aangewezen systemen.

Ketens en Netwerken!
Voor het werk in de ketens, bijvoorbeeld in het Sociaal Domein en RUD, is het zeer belangrijk dat informatie beschikbaar is. Immers je collega's van andere organisaties in de keten moeten ook over betrouwbare informatie kunnen beschikken.
Zeker als de ketens uitgroeien tot netwerken, platforms om op grote schaal landelijk informatie te kunnen delen.
Grenzen tussen de overheid en andere instanties vervagen. We doen steeds meer samen en op steeds meer terreinen. Hierdoor zullen netwerken ontstaan die ook toegankelijke en betrouwbare informatie nodig hebben.

Lancering PeelenMaasNet een feit!

15 maart om 18.30 uur vond in het bijzijn van de gemeenteraad en de deelnemers aan het culturele erfgoedoverleg de lancering van erfgoedportaal 3.0 PeelenMaasNet plaats.
De lancering werd voorafgegaan door een preview en workshops voor de deelnemers aan het culturele erfgoedoverleg.
Op de preview werd enthousiast gereageerd. De workshops gaven een kijkje achter de schermen van PeelenMaasNet. Na een gezamenlijke maaltijd startte het officiële deel: de lancering.
Allereerst sprak de voorzitter van de stuurgroep PeelenMaasNet de aanwezigen toe over de geleverde inzet, samenwerking en het uiteindelijke product PeelenMaasNet. Daarna werden door wethouder Roland van Kessel de kartrekkers van het eerste uur in het zonnetje gezet Zij ontvingen een  culturele attentie (Sjaan de Haan) van de gemeente.
De voorzitters van de werkgroep collecties, Peter Peeters en digitalisering, Herman van Megen lanceerden samen met wethouder Roland van Kessel en voorzitter Arnoud Bruijns van de stuurgroep de website.
Tot slot presenteerde Projectleider Marcel van Ewijk het culturele erfgoedportaal aan de aanwezigen.
De presentatie werd beantwoord met een applaus van het publiek.

Het project implementatie PeelenMaasNet is na een trage start in 2013 in een razendsnel tempo opgezet (november 2015) en gevuld. Met dank aan de leverancier Picturae, met name Thomas van Maaren en super vrijwilliger Rob van 't Padje.
De gemeente Peel en Maas heeft dankzij haar organisatievorm op een adequate manier dit project gefaciliteerd. Samenwerken stond en staat hoog in het vaandel. Speciale dank is PeelenMaasNet ook verschuldigd aan Jacqueline Stienen die het project in haar portefeuille had. Geweldig wat Jacqueline voor het project heeft gedaan!

PeelenMaasNet komt binnenkort in handen van een stichting. Dan is PeelenMaasNet van en voor de inwoners van Peel en Maas. Daar mogen we zeker trots op zijn!

PeelenMaasNet

15 maart om 18:30 wordt "PeelenMaasNet" officieel gelanceerd. Het digitale culturele erfgoedportaal van en door de burgers van Peel en Maas. 
Het idee voor een portaal en de opdracht komt vanuit het culturele erfgoedoverleg. De gemeenten faciliteert met geld en kennis en ondersteuning.
De organisatie van PeelenMaasNet wordt weggezet in een stichting. Voor deze stichting werken 2 werkgroepen. Een werkgroep collecties (ook redactie) en een werkgroep digitalisering.
Deelnemers aan PeelenMaasNet hebben een "intakegesprek" met de werkgroep collecties over hun in te brengen collectie.
Bij het digitaliseren en invoeren in het systeem worden ze geadviseerd en begeleid door de werkgroep digitalisering.
De huidige vrijwilligers hebben al veel vastgelegd op het portaal. Maar na 15 maart kan het echte werk voor alle geïnteresseerden beginnen. www.peelenmaasnet.nl
In een interview met P&M (2e helft van onderstaande opname) van woensdag 2 maart om 18.30 uur wordt uitgelegd wat het PeelenMaasNet is.

E-depot studiedag voor DIVers en archiefmedewerkers

Donderdag 22 oktober organiseerden wij (Archiefsamenwerking Regio Venlo) weer een studiedag over het e-depot. Het gemeentearchief van Venlo stelde weer een lesruimte beschikbaar.

Er waren ruim 20 deelnemers van Noord- en Midden-Limburgse overheidsorganisaties.
Filip Boudrez  van het Felix archief Antwerpen, verzorgde voor ons een studiedag over SIP, AIP en DIP.

Op zeer toegankelijke wijze kwamen onder andere de volgende onderwerpen aan bod.

Wat is een SIP, AIP en DIP? Wat schrijft OAIS voor?  Wat toetst ISO-16363?  

Het aangeboden digitaal archiefstuk (SIP) kwam nadrukkelijk aan de orde.

Tijdens de praktische oefeningen ontwierpen we zelf een SIP. Dit maakte ons duidelijk dat het TMLO niet zalig makend is. We ontdekten ook dat de papieren wereld toch nog vaak als voorbeeld dient voor het ontwerp van een SIP.

Tijdens de evaluatie aan het einde van de dag hadden de cursisten een duidelijker beeld van de werkzaamheden die horen bij een e-depot.
Zij bedankten Filip voor de interessante lesdag.

Huis van de Gemeente Peel en Maas

Vorige week maandag betrok ook het gemeentarchief het Huis van de Gemeente.
Woensdag de officiële opening , donderdag een bijna gewone  werkdag, vrijdagavond collega’s en leveranciers met hun familie op bezoek. En tussen door allerlei workshops en speciale bijeenkomsten.
En een prachtige afsluiting op de zaterdag. Circa 4500 inwoners van onze gemeente zijn op bezoek geweest. Wat overheerste was waardering en tevredenheid.

Nu is het wennen aan het Huis. De dienstverlening er op aanpassen. Natuurlijk hebben we daar van te voren al over nagedacht en zaken geregeld. De praktijk is toch altijd weer anders.

Voor onze archiefbezoekers is het wennen. Een mooie omgeving, ruime tafels, maar wel wat meer rumoer.  De bilbiotheek is het domein waar u tijdens raadpleging van dossiers terecht kunt.
Moderne computers met veel mogelijkheden, touchsreens, wifi en zeer grote tafels en super goede verlichting om grote materialen te kunnen bekijken.
Meer indrukken krijgt u via deze link.

E-depot demonstratie en uitleg TMLO voor de zeven gemeenten in de Regio Venlo en andere geïnteresseerden

1 juni maakten de medewerkers documentaire informatievoorziening en informatiespecialisten uit de Regio Venlo kennis met de e-depot oplossing Ceelo.

Deze oplossing voor e-depot (digitale archiefbewaarplaats) draait alleen nog in de gemeente Putten.

Alleen een enkeling uit onze regio was tot nu toe in staat om in het noorden van ons land de voorlichting over Ceelo mee te maken. Bovendien wilden we nog meer in het systeem kunnen kijken dan in Putten mogelijk was.
Reden voor onze gemeente om de leverancier Circle Software Group B.V. te vragen om zelf een demonstratie in Peel en Maas te geven voor onze regio.

In Kerkeböske werd voor ongeveer 25 personen uit de doeken gedaan hoe Ceelo http://www.ceelo.nl/ is bedacht. Welke normen en standaarden zijn gebruikt en hoe het werkt.

In het tweede deel is uitgebreid stilgestaan bij het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden.
Dit TMLO beschrijft de te gebruiken meta data en helpt bij het overzetten van meta data behorend bij digitale documenten naar het e-depot.

De medewerkers documentaire informatievoorziening en informatiespecialisten uit de Regio Venlo waren verheugd over wat ze zagen en zullen daardoor met nog meer energie aan de 4 pilots e-depot werken dan voorheen.

 

E-depot studiedag voor informatie managers, archivarissen en informatie beleidsmedewerkers in Venlo

Een van de reactie na afloop:

“Op de eerste plaats wil ik jullie complementeren met de studiedag gisteren in Venlo. Het was perfect georganiseerd en ook inhoudelijk zeer de moeite waard!

Zelf heb ik er veel van opgestoken. Inhoudelijk kan ik niets bijdragen aan de werkgroepen die gisteren zijn geformeerd, maar vind het wel interessant om alles te blijven volgen. “

Ook wij organisatoren hielden een zeer goed gevoel over aan deze dag.

Wij danken het gemeentearchief van Venlo voor de gastvrijheid en de perfecte locatie.

Filip Boudrez verzorgde voor ons een studiedag om nut en noodzaak van een e-depot aan te tonen. En dat is gelukt.

Aan het einde van de dag besloten we om de volgende acties uit te gaan voeren:

1.  Kennis opdoen en delen met elkaar.
Platform hiervoor wordt Pleio. Trekker is een medewerkster van de gemeente Horst aan de Maas.  Peel en Maas vult het platform met informatie die binnen komt  over e-depots.

2. Het opstellen van een bewaarstrategie .

De gemeente Horst aan de Maas is hier al bewust en regelmatig in een werkgroep mee bezig. In ieder geval sluit Peel en Maas hier bij aan.

3. Architectuur, de positie e depot in het informatielandschap.  Trekker is de ICT medewerkers van de gemeente Venlo.  De gemeente Peel en Maas helpt mee.

4. Pilot e-depots:  aktes burgerlijke stand van de Gemeenten Venlo, Peel en Maas, Horst  verbrengen naar een e- depot. Trekker is de archiefmedewerker van de Gemeente Venlo. Waarschijnlijk gaat dit met onder professionele begeleiding gebeuren.

Natuurlijk kunnen andere geïnteresseerden uit Limburg aansluiten bij deze acties.

Bovengenoemde acties moeten garanderen dat er een vervolg komt.

We maken het vooral niet zwaar, maar houden het agile zodat we op korte termijn al resultaten kunnen laten zien.

Herman van Megen, Paul Vermeegeren en Toos Wilms